In einem Excel-Forum kam diese Anfrage (leicht gekürzt):

Die dort ange­hängte Datei war schon anonymisiert, darum biete ich diese hier auch als Orig­i­nal zum Down­load für Sie an. Was ich geän­dert habe: Um die per­sön­lichen Infor­ma­tio­nen zu ent­fer­nen, habe ich den File­na­men geän­dert und die Dat­en in eine neue Mappe kopiert; somit sind bei den Eigen­schaften meine Dat­en als Ver­fass­er einge­tra­gen.

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Einstieg

Auf den allerersten Blick sieht das ganze rel­a­tiv nor­mal aus. Auf den zweit­en Blick fällt gewiss auf, dass die Über­schrift aus 2 Zeilen beste­ht. Das ist schon ein­mal ein absolutes NoGo für eine „vernün­ftige” Liste bzw. Tabelle. Und wenn sie dann auch noch die Anforderun­gen in der Zielta­belle (ab Zeile 27) genau betra­cht­en wer­den sie auch ver­schiedene Punk­te find­en, die so nicht, zumin­d­est nicht direkt in den Quell­dat­en zu find­en sind. – Auch wenn solch eine Aktion nur ein­ma­lig durchge­führt wer­den soll lohnt es sich, Pow­er Query dafür einzuset­zen. Wie der Fragesteller schon geschrieben hat wäre das ein unver­hält­nis­mäßig hoher Aufwand, wenn das „zu Fuß” erledigt wer­den müsste, zumal das Ganze nach sein­er Aus­sage ja wöchentlich angepasst wer­den soll.

Ich gehe davon aus, dass sie die Mus­ter­datei geladen haben. Die für diese Auf­gabe entschei­den­den Dat­en befind­en sich im Bere­ich A2:W14. Ab Zeile 27 ist ja nur dargestellt, wie das Endergeb­nis ausse­hen soll. Die Forderung des Fragestellers, die Spalte Mit­tel­w­ert jew­eils zu löschen, soll auch erfüllt wer­den, obwohl das aus mein­er Sicht nicht unbe­d­ingt erforder­lich ist, um eine „saubere” Piv­ot­Table zu gener­ieren. Ich würde das Feld in der Piv­ot Tabelle wahrschein­lich ein­fach nicht mit ein­beziehen. 😉 

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Import in Power Query

Zuerst müssen naturgemäß die Quell­dat­en in den Pow­er Query Edi­tor über­nom­men wer­den. Klick­en Sie also irgend­wo in diesen Dat­en-Block, aktivieren Sie die Pow­er Query Funk­tion­al­ität und dann ein Klick auf die Schalt­fläche Aus Tabelle. Der Daten­bere­ich wird kor­rekt erkan­nt, ein Häkchen bei Tabelle hat Über­schriften sollte auch geset­zt sein. Mit OK bestäti­gen, und mit diesem Schritt ist der Import in den Edi­tor been­det.

Erste Korrekturen

Gle­ich zu Beginn kön­nen Sie ja etwas Platz schaf­fen, indem sie sämtliche Spal­ten mit der Über­schrift Mit­tel­w­ert (teil­weise gefol­gt von ein­er Zahl) nacheinan­der oder in einem Rutsch löschen. Das geht intu­itiv oder Sie lesen sich (beispiel­sweise hier im Blog) einige Grund­la­gen des PQ durch. – Und dann sind da ja noch die ersten drei Spal­ten-Über­schriften, deren Aus­sagekraft nun nicht ger­ade über­wälti­gend ist. Darum ändern Sie den Text dieser drei Über­schriften auf jenen Wert, der jew­eils direkt darunter in Zeile 1 ste­ht; also Region, Gebi­et, Pro­dukt. Wie Sie dabei vorge­hen ist Ihnen über­lassen, im Begleit-Video sind unter­schiedliche Schritte beschrieben.

Prinzip­iell sind damit die wichtig­sten Änderun­gen abgeschlossen. Geben Sie dieser Abfrage noch einen „sprechen­den” Namen beispiel­sweise qry_Ba­sis-Dat­en und schließen Sie die Abfrage nun auf eine beson­dere Weise:

• Entwed­er im Menü Start auf den Text unter­halb des Sym­bols Schließen & laden Klick­en …
• … oder Sie öff­nen das Menü Datei.
• Danach den Punkt Schließen und laden in… markieren und im Dialogfen­ster das Options­feld Nur Verbindung erstellen auswählen, anschließend auf Laden Klick­en.

So erstellen Sie eine Abfrage, die nicht als Tabelle gespe­ichert wer­den wird. Im anderen Fall wird die Arbeitsmappe schnell mit (meist nicht wirk­lich wichti­gen) Arbeits­blät­tern über­frachtet.

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Nach Umsatz und Menge teilen

Da diese Kreuzta­belle ja zwei grund­sät­zlich unter­schiedliche Bere­iche enthält, näm­lich Umsatz und Anzahl und diese bei­den Werte später in der Ergeb­nis-Tabelle nebeneinan­der dargestellt wer­den sollen, müssen die bei­den Grup­pen erst ein­mal separi­ert wer­den. Später wer­den Sie mith­il­fe von Pow­er Query dafür sor­gen, dass  die Spal­ten wun­schgemäß nebeneinan­der ste­hen.

Um dieses Ziel zu erre­ichen ist es erforder­lich, dass aus dieser einen kom­plex­en Daten­zusam­men­stel­lung in Form ein­er Kreuzta­belle zwei einzelne Querys erstellt wer­den. Die ersten 3 Spal­ten (Region bis Pro­dukt) sind in bei­den Abfra­gen gle­ich, danach fol­gen die Spal­ten mit der Beze­ich­nung Umsatz in Zeile 1 bzw. in der zweit­en Abfrage mit der Beze­ich­nung Menge.

Auch wenn die Schritte jet­zt vielle­icht etwas umständlich erscheinen, die hier aufge­führte Vorge­hensweise ist für ungeübte Anwen­der gewiss sicher­er. – Sie befind­en sich in der Abfrage qry_Ba­sis-Dat­en und Klick­en in der Gruppe Abfrage auf die Schalt­fläche Ver­wal­ten.  Im Unter­menü wählen Sie den zweit­en Punkt Duplizieren. Dadurch wird ein Dup­likat der aktuellen Abfrage erstellt. Vergeben sie als erstes in den Abfragee­in­stel­lun­gen einen neuen Namen, beispiel­sweise qry_Umsatz. Löschen Sie nun alle Spal­ten, wo in Zeile 1 der Begriff Menge ste­ht.

Das war’s fast auch schon. An dieser Stelle bleibt nur noch die Auf­gabe, die 1. Zeile der Dat­en zu löschen. Dazu im Reg­is­ter Start ein Klick auf Zeilen ver­ringern | Zeilen ent­fer­nen | Erste Zeilen ent­fer­nen. Da sie nur 1 Zeile ent­fer­nen wollen, geben Sie im Dialogfen­ster bei Anzahl von Zeilen eine 1 ein und bestäti­gen Sie mit OK. Den Namen der Abfrage haben Sie ja bere­its geän­dert , darum kön­nen Sie jet­zt Schließen & laden in…. und (natür­lich) wiederum als Nur Verbindung erstellen wählen. (Später wer­den Sie merken, dass dieser let­zt­ge­nan­nte Schritt einen eher präven­tiv­en Charak­ter hat. Er ist nicht unbe­d­ingt erforder­lich.)

Prinzip­iell gilt das gle­iche Vorge­hen für die Abfrage Menge. Auch hier wer­den sie zu Beginn ein Dup­likat der Abfrage qry_Ba­sis-Dat­en erstellen. Als erste Hand­lung (natür­lich) den Namen der Abfrage auf qry_Menge ändern. Hier wer­den sie naturgemäß die Spal­ten löschen, welche die Beze­ich­nung Umsatz in der Zeile 1 haben. Und natür­lich auf dem gle­ichen Wege wie eben die ober­ste Dat­en-Zeile löschen. Auch diese Abfrage soll­ten Sie aus Grün­den der Trans­parenz nach dem gle­ichen Modus als Verknüp­fung spe­ich­ern.

In Aus­nahme-Fällen wer­den sie ganz links im Abfrage-Edi­tor unter­halb des Menüban­des nur ein Größer-Zeichen > und darunter um 90° nach links gekippt das Wort Abfra­gen sehen. In diesem Fall Klick­en Sie bitte auf das Zeichen (die Schalt­fläche) > und es wird ein Seit­en­fen­ster einge­blendet, wo die Namen der existieren­den Abfra­gen dieser Mappe aufge­führt sind (was prinzip­iell Stan­dard sein sollte):

Alle Abfra­gen im linken Seit­en­fen­ster

Es wäre hil­fre­ich, wenn Sie nun ein­mal die Über­schriften in den bei­den ger­ade erstell­ten Abfra­gen ver­gle­ichen. Eigentlich soll­ten sie gle­ich sein. Aber die Quar­tals-Beze­ich­nun­gen unter­schei­den sich doch deut­lich. Es sieht zwar so aus, als wenn hier durch ziehen in Excel eine fort­laufende Num­merierung speziell für die anonymisierte Muster-Datei geschaf­fen wor­den ist, aber das ist nicht der Fall. In den Dat­en des Arbeits­blattes sind die Über­schriften der bei­den Grup­pen noch iden­tisch. Pow­er Query hat hier einge­grif­f­en und bere­its beim laden der Dat­en in den Edi­tor dafür gesorgt, dass auss­chließlich ein­ma­lige, also nicht iden­tis­che Über­schriften existieren. Und das ist dann auch ein Grund dafür, dass in späteren Schrit­ten dif­feren­ziert und sit­u­a­tion­sangepasst vorge­gan­gen wer­den muss.

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Daten entpivotieren

Irgend­wie müssen die Dat­en ja transponiert wer­den. Und zwar so, dass die ersten 3 Spal­ten beste­hen bleiben und die danach fol­gen­den Werte, also die Über­schrift und die jew­eili­gen Umsätze „gekippt”, transponiert wer­den. Danach müssen die ersten 3 Spal­ten ja auch noch so weit nach unten aufge­füllt wer­den, wie es transponierte Spal­ten gibt. Und genau das ist ja der Batzen an Arbeit, der bei ein­er Aus­führung von Hand anliegen würde. Pow­er Query hat da eine sehr prak­tis­che Funk­tion­al­ität:

• Markieren Sie die ersten 3 Spal­ten
• Recht­sklick in eine der markierten Über­schriften
• Im Kon­textmenü wählen Sie den vor­let­zten Ein­trag: Andere Spal­ten ent­piv­otieren. Alter­na­tiv lässt sich das auch über das Reg­is­ter Trans­formieren, Gruppe Beliebige Spalte | Spal­ten ent­piv­otieren | Andere Spal­ten ent­piv­otieren durch­führen.

Schneller als sie zuse­hen kön­nen bauen sich die Dat­en in der gewün­scht­en Form auf. Die Umsätze der einzel­nen Quar­tale pro Region, Gebi­et und Pro­dukt wer­den von hor­i­zon­tal nach ver­tikal transponiert und die zuge­hörige Zeile der ersten 3 Spal­ten wer­den automa­tisch nach unten vervielfacht:

Die Dat­en direkt nach dem ent­piv­otieren

Auch wenn sie erken­nen, dass dort gewiss noch Kor­rek­turbe­darf beste­ht, belassen Sie es erst ein­mal beim derzeit­i­gen Sta­tus quo. Wählen Sie nun die Abfrage qry_Menge und führen Sie hier das gle­iche Prozedere durch. Damit haben sie erst ein­mal die Grund­la­gen für das spätere zusam­men­führen der Dat­en geschaf­fen. – Bei den kom­menden Schrit­ten sind sie wiederum etwas gefordert; aber das, was sie ler­nen, wer­den sie mit Sicher­heit auch an ander­er Stelle nutzen kön­nen.  💡 

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Q1-15 zu 2015 und Q1

In der vor­let­zten Spalte mit der durch Pow­er Query vergebe­nen Über­schrift Attrib­ut ste­hen ja nun die ursprünglichen Über­schriften in ver­tikaler Anord­nung. Sie erken­nen gewiss auch, dass aus diesen Werten dur­chaus das Ziel, eine 4‑stellige Jahreszahl und ein 2‑stelliges Quar­tal abgeleit­et wer­den kann. Auch wenn Sie wüssten, wie das in Excel am besten gemacht wird, hier geht das zwar vom Prinzip her gle­ichar­tig aber den­noch ganz anders.  😎 

Solange ich nichts anderes erwähne wer­den sich alle Anweisungs-Bezüge auss­chließlich auf die Spalte Attrib­ut beziehen. In Zeile 1 ste­ht beispiel­sweise Q1-15, unschw­er zu erken­nen als 1. Quar­tal 2015. Aus diesem Begriff sollen nun an erster Stelle die Jahreszahl extrahiert und dann zu ein­er 4‑stelligen (des 21. Jahrhun­derts) umge­wan­delt wer­den, anschließend sollen die ersten bei­den Zeichen (das Quar­tal) in ein­er neu zu schaf­fend­en Spalte rechts daneben einge­fügt wer­den.

Zu Beginn wer­den sie Quar­tal und Jahr in zwei Spal­ten aufteilen. Im ersten Schritt die Spalte Attrib­ut kom­plett zu markieren, aber eben nur diese Spalte. Im Reg­is­ter Start ein Klick auf Spalte teilen und danach die Auswahl Nach Trennze­ichen. Vielle­icht fra­gen Sie sich jet­zt, warum nicht nach ein­er fes­ten Zahl von Zeichen näm­lich 2. Die Antwort ist rel­a­tiv ein­fach: Da das Minusze­ichen immer das Quar­tal vom Jahr tren­nt, bietet sich das an. Und vor allen Din­gen: Bei diesem Weg wird das Trennze­ichen automa­tisch ent­fer­nt. Wenn Sie nach ein­er fes­ten Zahl von Zeichen tren­nen, bleibt das Zeichen immer noch beste­hen. – Im Feld Trennze­ichen Klick­en Sie auf den Drop­Down-Pfeil und wählen ganz unten –Benutzerdefiniert– aus und als zu tren­nen­des Ele­ment tra­gen Sie in das Feld darunter das Minusze­ichen - ein. Danach ein­fach nur mit OK bestäti­gen.

Sie erken­nen, dass blitzschnell das Quar­tal von der Jahreszahl separi­ert wurde und die Über­schrift in Attribut.1 umbe­nan­nt wor­den ist. In der Spalte rechts daneben, Attribut.2 ist der Rest des Ein­trages der jew­eili­gen Spalte wie erwartet ohne den Binde­strich geschrieben wor­den. Die Spalte mit dem Quar­tal ist jet­zt OK und sollte darum eine „vernün­ftige” Über­schrift bekom­men: Quar­tal.

Beim Jahr ist es nicht ganz so ein­deutig wie eben. Es sind nicht immer schöne 2‑stellige Jahreszahlen. Auch hier war wahrschein­lich das ziehen in Excel der Grund für diese fehler­haften, irri­tieren­den Angaben. Aber das gibt mir die Gele­gen­heit, Ihnen auch die 2. Möglichkeit der Spal­tentren­nung vorzustellen. Wenn Sie vor­erst ein­mal außer Acht lassen, dass dort ja im End­ef­fekt die 4‑stellige Jahreszahl ste­hen soll, sind ja bei allen Ein­trä­gen dieser Spalte nur die bei­den ersten, die bei­den linken Zif­fern entschei­dend. Darum markieren Sie die Spalte Attribut.2 und nutzen wiederum den Menüpunkt Spalte teilen. Hier aber wählen Sie die 2. Möglichkeit, Nach Anzahl von Zeichen. Es wird für sie keine Über­raschung sein, dass sie bei Anzahl von Zeichen eine 2 eingeben. Bei den Options­feldern zur Gruppe Teilen aktivieren Sie die ober­ste Möglichkeit, Ein­mal, so weit links wie möglich. Auch hier mit dem OK bestäti­gen. Da wir die nun neu erzeugten Spalte Attribut.2.2 nicht mehr benöti­gen, ein Klick in die Über­schrift und beispiel­sweise mit der Taste Entf löschen. Und da ja im Prinzip auch die Spalte mit der Jahreszahl zu min­destens kor­rekt (wenn auch noch nicht wun­schgemäß for­matiert) ist, benen­nen Sie die Über­schrift Attribut.2.1 um in Jahr.

Wieder ein Schritt weit­er. Jet­zt muss ja nur noch irgend­wie die Zif­fer­n­folge 20 vor die Kurz­form der Jahreszahl platziert wer­den. Vergessen Sie jet­zt bitte ein­fach ein­mal die Excel Logik. Hier geht es ganz anders. 😎

Klick­en Sie erst ein­mal ins Reg­is­ter Spal­ten hinzufü­gen. Im Menüband wählen Sie dann den 1. Ein­trag Benutzerdefinierte Spalte. Das Dialogfen­ster mag zu Beginn etwas ver­wirren oder sie etwas rat­los drein­schauen lassen, ich ver­sichere Ihnen aber, dass nichts so heiß gegessen wird, wie es vom Herd kommt …

Dia­log-Fen­ster ein­er benutzerdefinierten Spalte

Klick­en Sie in das große Textfeld direkt hin­ter das Gle­ich­heit­sze­ichen = und schreiben Sie die Zahl 20 dort hin. Das war’s, bestäti­gen mit OK. Als let­zte Spalte wird mit der Über­schrift Benutzerdefiniert für jede einzelne Zeile der Wert 20 einge­tra­gen. Jet­zt müssen Sie nur noch dafür sor­gen, dass daraus gemein­sam mit der Spalte Jahr ein neues Feld geschaf­fen wird. Acht­en Sie darauf, dass auss­chließlich die neu geschaf­fene Spalte markiert ist. Danach die Taste Strg und in dem Moment wird auch in der Gruppe Aus Text der Menüpunkt Spal­ten zusam­men­führen aktiviert. Wählen Sie diesen aus und im neuen Dialogfen­ster haben Sie dieses Mal nicht ganz so viel Auswahl. Das Trennze­ichen bleibt bei –Kein– und bei Neuer Spal­tenname geben Sie Jahr ein. Anschließend OK und sie sehen, dass in der let­zten Spalte die Jahreszahl so ste­ht, wie es gewün­scht ist.

Es sind ja immer noch die bei­den Spal­ten Jahr und Benutzerdefiniert markiert; da diese gelöscht wer­den sollen, ein­fach ein Recht­sklick in eine der bei­den Über­schriften und im Kon­textmenü den Ein­trag Spal­ten ent­fer­nen wählen. – Da in ein­er Abfrage keine zwei Über­schriften mit dem gle­ichen Namen existieren kön­nen, hat Pow­er Query den durch Sie vorgegebe­nen Namen Jahr entsprechend den Regeln geän­dert: Auf Jahr.1. Und da die ursprüngliche, die ver­ant­wortliche Spalte ja jet­zt gelöscht ist, benen­nen Sie diese Spalte auch wieder um zu Jahr.

Allerd­ings ist die Spalte an falsch­er Posi­tion. Sie soll direkt nach Pro­dukt posi­tion­iert sein. Hier geht es nun ein­mal aus­nahm­sweise sehr ähn­lich wie bei Excel: Klick in die Über­schrift, fes­thal­ten und an die Ziel­po­si­tion ziehen, dann loslassen. Sor­gen Sie jet­zt noch dafür, dass die bei­den let­zten Spal­ten die Namen Quar­tal und Umsatz haben.

Es wird sie nicht wun­dern, dass sie bei der Abfrage qry_Menge den gle­ichen Weg beschre­it­en wie eben. Da das für sie jedoch noch alles recht frisch ist, hier noch ein­mal stich­punk­tar­tig die Vorge­hensweise:

• Öff­nen Sie die Abfrage beispiel­sweise durch einen Klick im linken Seit­en­fen­ster auf den entsprechen­den Namen.
• Markieren Sie die Spalte Attrib­ut durch einen Klick in die Über­schrift
• Spalte teilen | Nach Trennze­ichen | –Benutzerdefiniert– und den Binde­strich - als Trennze­ichen eingeben und OK
• Spalte Attribut.2 eben­falls Spalte teilen aufrufen, bei Anzahl von Zeichen 2 eingeben und Ein­mal, so weit links wie möglich markieren. OK
• Spalte Attribut.2.2 löschen
• Im Menü Spalte hinzufü­gen das Sym­bol Benutzerdefinierte Spalte.
• In das Textfeld 20 ein­tra­gen und OK
• Spal­ten zusam­men­führen, kein Trennze­ichen und OK
• Übri­gens: dass sie bis­lang die Über­schriften mit Attrib­ut*noch nicht umbe­nan­nt haben, kann dur­chaus von Vorteil sein. Denn wenn Sie jet­zt erst die Spalte Benutzerdefiniert und dann die Spalte Attribut.2.1 markieren, Spal­ten zusam­men­führen wählen und als neuen Spal­tenna­men Jahr ein­tra­gen, wird dieser Name auch exakt so über­nom­men. Es existiert ja noch keine Über­schrift mit dieser Beze­ich­nung.
• Jet­zt noch zusät­zlich die Über­schrift Attribut.2.2 mit­tels Strg markieren und die 3 Spal­ten ent­fer­nen.
• Anschließend­noch das Jahr direkt hin­ter die Spalte Pro­dukt platzieren
• Die Spalte mit dem Quar­tal sollte auch die kor­rek­ten Über­schrift bekom­men
• Statt der Über­schrift Wert geben Sie dort bitte Menge ein.

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Vorbereitung für das zusammenführen der beiden Abfragen

Ein wichtiger Punkt fehlt noch. Wenn die bei­den Abfra­gen vere­int wer­den sollen, bedarf es eines Feldes, welch­es in bei­den Abfra­gen den gle­ichen Wert hat. Es muss übri­gens nicht der gle­iche Feld­name. die gle­iche Über­schrift sein. Dieses ist typ­is­cher­weise eine ID, eine Kun­den­num­mer, ein son­stiger auf jeden Fall sich in der Abfrage nicht wieder­holen der Ref­eren­zw­ert. Auch da bietet Pow­er Query eine ele­gante Möglichkeit an. Im Menü Spalte hinzufü­gen gibt es in der Gruppe All­ge­mein als vor­let­zte Auswahl die Indexs­palte.

In bei­den der zusam­men­zuführen­den Abfra­gen fügen Sie durch einen Klick hier­auf diese Spalte hinzu. Nach der let­zten Spalte wird jew­eils ein null-basierte Index mit Schrit­tweite 1 einge­tra­gen. Wenn Sie möcht­en, kön­nen Sie die Spalte auch ganz bequem an die 1. Posi­tion der Spal­ten in der Abfrage ver­schieben: Recht­sklick in die Über­schrift, drit­tlet­zter Ein­trag ist Ver­schieben und dort wählen Sie im Unter­menü den Punkt An den Anfang. Zugegeben, da sie diese Spalte in Kürze löschen wer­den ist die Posi­tion nicht so wichtig, aber ich finde es gut, diese Möglichkeit zu ken­nen. Wenn bei­de Abfra­gen nun mit ein­er gle­ich aufge­baut­en Indexs­palte verse­hen sind, geht es zum näch­sten Schritt.

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Zusammenführen der beiden Teil-Abfragen

Jet­zt geht es in den End­spurt. Die bei­den Abfra­gen für den Umsatz und die Menge sollen so zusam­menge­führt wer­den, dass die Zahl der Zeilen sich nicht ver­dop­pelt, die bei­den eben ange­sproch­enen Spal­ten aber genau in der genan­nten Rei­hen­folge nebeneinan­der ste­hen. Und auch hier betreten sie gewiss Neu­land, wenn sie nicht schon Erfahrung in Daten­banken oder SQL haben.

Markieren Sie als erstes im linken Seit­en­fen­ster die Abfrage qry_Umsatz. Im Reg­is­ter Start find­en Sie im recht­en Bere­ich die Schalt­fläche Kom­binieren. Klick­en Sie darauf und wählen Sie den ober­sten Punkt Abfra­gen zusam­men­führen. Es wird sich dieses Bild auf­tun:

Auf diesem Wege wer­den Abfra­gen zusam­menge­führt

Die obere Hälfte des Fen­sters ist schon mit eini­gen Muster-Dat­en der Umsatz-Abfrage gefüllt. Klick­en Sie nun in das leere Feld darunter oder auf den dor­ti­gen Drop­Down-Pfeil und suchen Sie sich den Ein­trag für die Menge-Abfrage. Anklick­en und auch die untere Hälfte des Fen­sters wird mit den ersten Dat­en diese Abfrage exem­plar­isch gefüllt.

Jet­zt kommt die Index-Spalte zum tra­gen. Klick­en Sie in bei­den Abfra­gen nacheinan­der in das Feld Index, damit diese markiert sind. Dabei wird eine Verknüp­fung bei­der Felder hergestellt. Der Bere­ich ganz unten (Join-Art) ist derzeit nicht rel­e­vant, sie wer­den ihn vielle­icht bei anderen Gele­gen­heit­en nutzen. Weit­ere Änderun­gen sind nicht erforder­lich und nach einem OK zeigt sich das Abfrage-Fen­ster so:

Etwas irri­tierend: Eine neue Spalte mit einem Dop­pelpfeil-Sym­bol

Die neu einge­fügt die Spalte mag sie vielle­icht etwas irri­tieren. Durch­weg der Wert Table und die Über­schrift ist auch nicht ger­ade viel­sagend. Dass es eine neue Spalte ist, das wis­sen Sie auch ohne diesen Text. 🙄 Was vielle­icht für sie auch neu ist: Die Schalt­fläche rechts der Über­schrift. Ein Klick darauf birgt aber vielle­icht eine kleine Über­raschung:

Nach dem Klick aud fie Erweit­ern-Schalt­fläche

Hier wird Ihnen ange­boten, alle Spal­ten der Abfrage qry_Menge begin­nend ab dieser Posi­tion nebeneinan­der einzublenden. Das wollen sie natür­lich nicht, darum (Alle Spal­ten auswählen) deak­tivieren und den unter­sten Punkt Menge mit einem Häkchen verse­hen, damit im Rah­men nur noch dieses Feld markiert ist. Ganz unten, außer­halb des Rah­mens nehmen Sie das Häkchen bei Ursprünglichen Spal­tenna­men als Prä­fix ver­wen­den her­aus und dann OK. Als let­zte „Übung” bleibt noch, aus den bei­den Abfra­gen die Spalte Index zu ent­fer­nen, sie hat ihren Dienst getan. Es ist aber auch kein Tragikum, wenn sie in der Abfrage erhal­ten bleibt, dann wird sie aber auch in der let­z­tendlich erstell­ten Ziel-Tabelle mit enthal­ten sein.

Sind Sie geschafft?

Das kann ich natür­lich nicht beurteilen. 😉 Aber was ich weiß: Sie haben es geschafft. Zu min­destens fast. Ein ganz klein­er Schritt fehlt noch, denn die Dat­en der Abfrage sollen ja in eine Tabelle eines leeren Arbeits­blatts über­tra­gen wer­den.

Sor­gen Sie dafür, dass die Abfrage qry_Umsatz aktiv ist, denn in dieser Query sind auch die Men­gen in der getren­nten Spalte erfasst. Jet­zt dem Start-Menü ein Klick auf den Text Schließen & laden und die Auswahl Schließen & laden in… wählen. Sollte das nicht möglich sein, weil dieser Punkt aus­ge­baut ist, im linken Seit­en­fen­ster ein Klick auf diese Abfrage und dort im Kon­textmenü auf Ver­weis Klick­en. Es wird dann eine neue Abfrage mit dem Namen qry_Umsatz (2) erstellt. Hier kön­nen Sie dann entwed­er über das Menü Datei oder (wie gehabt) Start die Möglichkeit Schließen & laden in… wählen, um die Abfrage in eine Tabelle zu laden:

Über­tra­gen der Abfrage in ein Arbeits­blatt

Das Ergeb­nis wird sie überzeu­gen, es entspricht den ein­gangs genan­nten Forderun­gen. Und das wichtig­ste dabei: Wenn nach den vom Fragesteller genan­nten 14 Tagen neue Dat­en ver­ar­beit­et wer­den müssen, reicht ein Klick auf Abfrage | Aktu­al­isieren und die Dat­en sind auf dem neuesten Stand.

Falls die Quell-Dat­en nicht in der gle­ichen Mappe liegen und entsprechend auch nicht über­schrieben wer­den dann ist es wichtig, dass die extern ref­eren­zierten Dat­en im iden­tis­chen Verze­ich­nis liegen und der Dateiname auch vol­lkom­men gle­ich ist.

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