Sortieren mit Power Query

PQQ: Mehrere Spalten mit Power Query sortieren

Fol­gen­des Sze­na­rio sei ge­ge­ben: Für ein Sem­i­nar ha­ben 50 Teil­nehmer ihr Inter­esse bekun­det. Ein gro­ßer Teil der Inter­essen­ten hat bere­its eine schrift­li­che Zu­sa­ge ge­ge­ben. Alle Inter­essen­ten sol­len in die­sem Sem­i­nar in ei­nem Tagung­shotel auf unter­schiedliche Räu­me auf­ge­teilt wer­den. Die Zusam­menset­zung der Grup­pen soll­te so sein, dass die Alter­sun­ter­schiede nicht zu groß sind. – Die Auf­tei­lung soll stets aktu­al­isiert wer­den; zum jew­eils ak­tu­el­len Stand sol­len nur jene Inter­essen­ten berück­sichtigt wer­den, die eine Zu­sa­ge er­teilt ha­ben. In die­ser Ar­beits­map­pe find­en Sie bere­its eine Ta­bel­le mit al­len erforder­lichen Dat­en.

Begin­nen Sie da­mit, dass sie die Pow­er Que­ry Funk­tion­al­ität ak­ti­vie­ren. Sor­gen Sie da­für, dass eine be­lie­bi­ge Zel­le in der Ta­bel­le den Fo­kus hat, also mar­kiert ist. La­den Sie die Dat­en über den Punkt Aus Ta­bel­le in den Abfrage-Edi­tor. Im ers­ten Schritt wer­den Sie in der Spal­te Zu­sa­ge alle Zei­len ent­fer­nen, wo kein x für eine ge­ge­be­ne Zu­sa­ge ste­ht. Dazu ein Klick in den Drop­down-Pfeil  der Über­schrift Zu­sa­ge und ent­fer­nen Sie das Häk­chen beim Wert (NULL). Da sie sich in der Ab­fra­ge befind­en, blei­ben die Orig­i­nal­dat­en selb­stver­ständlich da­von un­be­rührt.

Als näch­stes eine klei­ne kos­metis­che Kor­rek­tur: In der Spal­te Geburt­stag ist nicht nur das Da­tum aufge­führt son­dern auch die Uhr­zeit, jew­eils 00:00 Uhr. Das wirkt irri­tierend, dar­um än­dern Sie den Daten­typ auf (nur) Da­tum. Das geht entwed­er über das Kon­textmenü, dort der Punkt Typ än­dern oder aber den entsprechen­den Ein­trag im Reg­is­ter Start mit der Beze­ich­nung Daten­typ.

Um die in die­ser Auf­stel­lung ge­zeig­ten Teil­nehmer auf die einzel­nen Sem­i­nar-Räume zu ver­tei­len, wer­den sie die einzel­nen Spal­ten nacheinan­der sor­tie­ren. Begin­nen Sie ganz rechts mit dem Raum Neumün­ster und Auf­steigend sor­tie­ren. Da­nach in Rei­hen­folge von rechts nach links (!) je­den weit­eren Raum auf die­se Wei­se sor­tie­ren. Sie erken­nen, dass dann für je­den Raum die Teil­nehmer zusam­menge­fasst sind. – Was noch ausste­ht: Pro Raum soll ja der Alter­sun­ter­schied der Teil­nehmer mög­lichst ger­ing sein. Dar­um wer­den sie nun auch die Spal­te Geburt­stag auf­steigend sor­tie­ren. Und voi­la, in Raum Ham­burg wer­den sich die Se­nio­ren zusam­men­find­en, in Raum Neumün­ster find­en sich die jüng­sten Teil­nehmer ein.

Prinzip­iell ist da­mit die Auf­gabe ge­löst. Wenn Sie für die Auswer­tung und auch für die Aus­drucke nur 1 Tabel­len­blatt nut­zen wol­len, wo sie die Teil­nehmerlis­ten für die einzel­nen Räu­me per Fil­ter er­stel­len und dann druck­en, wer­den sie jet­zt Schlie­ßen & la­den anklick­en und es wird ein ein­zi­ges Tabel­len­blatt auf der Ba­sis die­ser Ab­fra­ge er­stellt. Aber bit­te nur dann! Le­sen Sie even­tu­ell erst ein­mal eit­er und tre­f­fen Sie an­schlie­ßend Ihre Entschei­dung.

Möcht­en Sie je­doch ‑aus wel­chem Grund auch im­mer- für je­den Raum ein ei­ge­nes Tabel­len­blatt er­stel­len, dann bie­tet sich ‑be­vor Sie die Ab­fra­ge per Schlie­ßen & la­den spe­ich­ern- fol­gen­des Vorge­hen an:

  • Klick­en Sie auf den Text unter­halb des Sym­bols Schlie­ßen & la­den (also nicht auf das Sym­bol) und an­schlie­ßend auf die un­te­re der bei­den Möglichkeit­en Schlie­ßen & la­den in… Und im Dialogfen­ster Klick­en Sie auf die Option­ss­chalt­fläche Nur Ver­bin­dung er­stel­len und bestäti­gen Sie mit La­den.
  • Öff­nen Sie die Ab­fra­ge beispiel­sweise durch ei­nen Dop­pelk­lick auf die grün hin­ter­legte Schalt­fläche im recht­en Seit­en­fen­ster.
  • Als al­ler­ers­tes er­stel­len Sie nun ei­nen Ver­weis auf die­se Ab­fra­ge. Dazu im Reg­is­ter Start, Grup­pe Ab­fra­ge | Ver­wal­ten | Ver­weis anklick­en. Dass die Ab­fra­ge wirk­lich neu er­stellt wor­den ist erken­nen sie dar­an, dass im recht­en Seit­en­fen­ster im Text­feld Name die Beze­ich­nung Ta­bel­le1 (2) ste­ht.
  • Entschei­den Sie sich jet­zt, wel­che Infor­ma­tio­nen in den einzel­nen zu erstel­len­den Blät­tern der Sem­i­nar-Räume enthal­ten sein sol­len.
  • Ent­fer­nen Sie jene Spal­ten, die in kei­nem Fall auf den Aus­druck­en er­schei­nen wer­den bzw. sol­len. Das wird wahrschein­lich die Spal­te Geburt­stag sein und auch Spal­te Zu­sa­ge. – Wie Sie die Spal­ten aus der Ab­fra­ge ent­fer­nen, bleibt ih­nen über­lassen. Beispiel­sweise Recht­sklick in die jew­eilige Über­schrift und dann Entf.
  • Die­se Que­ry wer­den sie als Ba­sis, als zu du­pli­zie­ren­de Vor­lage für die kom­menden Schrit­te ver­wen­den.
  • Sie befind­en sich in der Ab­fra­ge Ta­bel­le1 (2) oder sie öff­nen die­se. Er­stel­len Sie von die­ser eingeschränk­ten Auflis­tung wie­der­um ein Dup­likat über die Schalt­fläche Ver­weis.
  • Klick­en Sie in der Über­schrift Raum Ham­burg nun auf das Sortier­sym­bol und fil­tern Sie so, dass nur die Ein­träge mit ei­nem x sicht­bar blei­ben.
  • Ent­fer­nen Sie nun die Spal­ten der an­de­ren Räu­me in­dem sie beispiel­sweise die Über­schriften einzel­nen oder getren­nt mar­kie­ren und dann Entf oder über die Schalt­fläche in der Me­nü­leis­te.
  • Ent­fer­nen Sie im recht­en Seit­en­fen­ster den Ein­trag im Textfen­ster Name (im Nor­mal­fall wird es Ta­bel­le1 (3) sein) und tra­gen dort ei­nen neu­en Na­men für die Ab­fra­ge ein: qry_Ham­burg.
  • Für die an­de­ren Räu­me ge­hen Sie gle­icher­maßen vor. Also ei­nen Ver­weis auf Vor­la­gen-Abfrage Ta­bel­le1 (2) er­stel­len, den Raum Kiel, Lü­beck, Flens­burg oder Neumün­ster fil­tern, die Spal­ten der an­de­ren Räu­me lö­schen und nach gle­ichem Mus­ter für die Que­ry ei­nen entsprechen­den Na­men ver­ge­ben.

Jet­zt exis­tiert für je­den der Räu­me eine ei­ge­ne Ab­fra­ge. Schlie­ßen & la­den und für jede der Abfra­gen wird eine ei­ge­ne Ta­bel­le in jew­eils ei­nem geson­derten Arbeits­blatt er­stellt. Dass da­bei auch die Vor­lage-Ta­bel­le mit Über­sicht al­ler Räu­me in ein­er getren­nten Lis­te er­stellt wird, ist so ge­wollt. Ide­al­er­weise wer­den sie nun in Ex­cel die Reg­is­terkarten der einzel­nen Arbeits­blät­ter mit den Na­men der Räu­me umbe­nen­nen, das macht die Map­pe et­was über­sichtlich­er. – Jet­zt ha­ben Sie die Mög­lich­keit, für je­den Sem­i­nar­raum ein ein­zel­nes Blatt auszu­druck­en und beispiel­sweise als Hin­weis für die Teil­nehmer an die Tür zu hef­ten.

Bis hier kön­nen Sie das als ziem­lich ho­hen Auf­wand betra­cht­en. Be­den­ken Sie aber fol­gen­des: Wenn ein Inter­essent sei­ne Zu­sa­ge zu­rück­zieht oder ein ander­er die münd­li­che Zu­sa­ge schrift­lich be­stä­tigt, dann än­dern Sie in der Ursprungsta­belle die Spal­te Zu­sa­ge und in ein­er der erstell­ten Ta­bel­len(blät­ter) im Menü Abfra­gen ak­ti­vie­ren Sie die Me­nü­punkt Ab­fra­ge und dort im Men­üband auf Aktu­al­isieren Klick­en. Schon ha­ben sich die Änderun­gen auf die jew­eili­gen Blät­ter über­tra­gen.

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