In Pow­er Query hat der Menüpunkt Grup­pieren recht wenig Ähn­lichkeit mit der gle­ich­nami­gen Menü-Auswahl in ein­er Excel-Tabelle. Am besten schieben Sie erst ein­mal das kom­plette Wis­sen (excel­seit­ig) bei­seite und bauen auf der Basis Null auf. Sie wer­den erken­nen, dass sie hier vieles erre­ichen kön­nen, was unter Excel doch einiger Klim­mzüge bedarf.

Laden Sie zu Beginn erst ein­mal diese Datei, wo 100 Daten­sätze erfasst sind. Sie erken­nen die Pro­duk­t­num­mer, ein Datum und die Anzahl verkaufter Pro­duk­te. Mit unter­schiedlichen kleinen Auf­gaben mache ich Sie gle­ich mit dem Grup­pieren in Pow­er Query bekan­nt.

Wie Sie es eigentlich immer tun soll­ten, for­matieren sie die Dat­en zuvor Als Tabelle. Ich nutze dazu entwed­er die Tas­tenkom­bi­na­tion StrgT (Tabelle) oder StrgL (Liste) aber auch der Weg über den Menüpunkt ist gle­ich­w­er­tig. Und wenn eine beliebige Zelle in den Dat­en markiert ist, klappt das auch her­vor­ra­gend. 😉 Anschließend Menü Dat­en, Gruppe Abrufen und trans­formieren | Aus Tabelle. Der Abfrage-Edi­tor öffnet sich und stellt sich und die Dat­en so dar:

Der Abfrage-Edi­tor direkt nach dem Import der Dat­en

Auch wenn das Ausse­hen so bleiben kön­nte und und die gle­ich vorgenommene Änderung auch keinen direk­ten Ein­fluss auf weit­ere Berech­nun­gen hat, mich stört ein­fach die Darstel­lung und der Daten­typ der Spalte Datum. Ich mag nicht, wenn dort stets die Uhrzeit (00:00) mit angezeigt wird. Darum ein Klick in die Über­schrift und beispiel­sweise in der Gruppe Trans­formieren den Daten­typ auf (nur) Datum ändern.

Grund­sät­zlich sind damit die Vor­bere­itun­gen been­det. Als ersten Schritt soll­ten Sie diese Abfrage sich­ern. Sie wer­den ganz nor­mal auf die Schalt­fläche Schließen & laden Klick­en, damit jede neu erstellte Tabelle automa­tisch in ein neues Arbeits­blatt geschrieben wird.

Öff­nen Sie nun wieder die Abfrage indem sie beispiel­sweise einen Dop­pelk­lick auf die Abfrage Tabelle1 im recht­en Seit­en­fen­ster durch­führen. Andere Wege führen natür­lich auch zum gle­ichen Ziel. Im Nor­mal­fall wer­den sie jet­zt ein bes­timmtes Ziel haben, die Dat­en in ein­er definierten Form auszuw­erten. Ich nehme Ihnen diese Über­legun­gen ab und werde einige exem­plar­ische Auswer­tun­gen mit Ihnen gemein­sam durchge­hen.

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Wie oft wurde jenes Produkt jeweils verkauft?

Vielle­icht wer­den sie jet­zt als erstes an die Excel-Funk­tion SUMMEWENNS() denken und ja, diese Funk­tion würde zum Ziel führen. Da sich hier aber alles um Pow­er Query dreht, ist dieses natür­lich ein ander­er Weg…

Die Basis ist natür­lich die eben erstellte Abfrage. Wenn Sie jet­zt an den Quell-Dat­en Änderun­gen vornehmen, wird natür­lich diese Abfrage entsprechend angepasst, spätestens nach einem Klick auf Aktu­al­isieren. Da sie aber die Basis-Abfrage in der eben gespe­icherten Form (Tabelle1) öfter ein­mal ver­wen­den wer­den, erstellen Sie für jene neue Auswer­tung oder Berech­nung eine weit­ere Kopie. Dazu Klick­en Sie in der Gruppe Abfrage auf Ver­wal­ten und sie haben 2 Möglichkeit­en, eine Kopie zu erstellen. Mit Duplizieren wird ein Dup­likat des derzeit­i­gen Zus­tandes erstellt, welch­es sich auch nicht verän­dert, selb­st wenn sich (in diesem Fall) Tabelle1 verän­dert. Wenn sich ‑aus welchen Grün­den auch immer- die Quell­dat­en ein­mal ändern, bleibt diese Kopie also im derzeit­i­gen Zus­tand. Wählen Sie jedoch den Menüpunkt Ver­weis, dann wer­den die Dat­en in der neu erstell­ten Abfrage automa­tisch an die Dat­en der Quelle (auch hier: Tabelle1) angepasst und stets aktu­al­isiert.

Um jet­zt die in der Über­schrift beschriebe­nen Berech­nung vorzunehmen, Erstellen Sie entwed­er ein Dup­likat oder einen Ver­weis; sie entschei­den, was in diesem Falle für sie kor­rekt ist. Nun vollführen sie fol­gende Schritte:

• Die Spalte Pro­dukt-Nr. ist markiert.
• Nun Gruppe Trans­formieren | Grup­pieren nach.
• Es öffnet sich dieses Fen­ster:

Das Dialogfen­ster Grup­pieren direkt nach dem Öff­nen

• Die vorgegebe­nen Ein­stel­lun­gen sind hier (aus­nahm­sweise ein­mal) richtig, aber sie soll­ten sich den­noch die einzel­nen Felder und deren Vor­gaben ein­mal anse­hen.
• Grup­pieren nach: Hier wird automa­tisch in der Zeile einge­tra­gen, die beim Aufruf markiert war.
• Neuer Spal­tenname: Naja, hier habe ich es der Bequem­lichkeit hal­ber ein­fach dabei belassen. Es geht ja um die Anzahl der Verkäufe für das entsprechende Pro­dukt.
• Vor­gang: Zeilen zählen ist hier kor­rekt, weil Pow­er Query im Vor­wege die Spalte Pro­dukt-Nr. grup­piert und die Anzahl der Zeilen für jedes Pro­dukt berech­net.
• Das Feld Spalte kön­nen Sie nicht auswählen, weil das in diesem Kon­text nicht zielführend wäre.

Sie erken­nen, dass die zuvor als Kopie erstellte Tabelle nun auf 10 Zeilen geschrumpft ist. Und wenn sie die Dat­en weit­er in dieser Form ver­wen­den wollen, kön­nen sie nicht in die Ursprungs­form mit den 100 Zeile zurück­ver­wan­delt wer­den. Darum ist es gut, dass die Basis­dat­en (Tabelle1) immer noch existieren.

Nor­maler­weise hat sich links jet­zt ein Seit­en­fen­ster aufge­tan. Markieren Sie dort den Ein­trag Tabelle1 (2), F2 und ändern Sie den Namen auf Anzahl Verkäufe je Pro­dukt. Wenn Sie möcht­en, kön­nen Sie immer noch die Über­schrift der 2. Spalte anpassen. Anson­sten an dieser Stelle ein Klick auf Schließen & laden und es wird ein neues Tabel­len­blatt mit den Dat­en dieser Abfrage erstellt. – Wenn Sie möcht­en, kön­nen Sie die kom­plette Tabelle (Liste) auss­chnei­den und an beliebiger ander­er Posi­tion posi­tion­ieren. Die Dat­en wür­den den­noch immer wieder aktu­al­isiert wer­den.

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Summe aller Verkäufe je Produkt

Eben haben Sie berech­net, wie oft jedes Pro­dukt verkauft wor­den ist. Jet­zt geht es darum, wie viel Stück jedes Artikels verkauft wor­den sind. Die ersten Schritte sind prak­tisch iden­tisch:

• Öff­nen Sie den Abfrage-Edi­tor beispiel­sweise durch Recht­sklick auf eine der bei­den Abfra­gen im recht­en Seit­en­fen­ster und dort Bear­beit­en.
• Markieren Sie (bei Bedarf) im linken Seit­en­fen­ster Abfrage Tabelle1.
• Erstellen Sie eine Kopie nach Ihren Wün­schen; sie erin­nern sich über die Gruppe Abfrage | Ver­wal­ten und dann entwed­er Duplizieren oder Ver­weis.
• Der Klarheit wegen kön­nen Sie auch jet­zt schon in der Abfrage einen neuen Namen geben, beispiel­sweise Verkauf-Summe.
• Acht­en Sie darauf, dass die 1. Spalte markiert ist.
• Grup­pieren nach und belassen Sie es bei der Pro­duk­t­num­mer, die grup­piert wer­den soll.
• Bei Neuer Spal­tenname geben Sie beispiel­sweise ein: Verkauft (Summe).
• Bei Vor­gang erweit­ern Sie das Drop­down und wählen Sie Summe.
• Bei Spalte ist allerd­ings ein Wert vorgegeben, der keineswegs sum­miert wer­den soll. Wählen Sie hier im Drop­down Stück und bestäti­gen Sie mit OK.
• Falls Sie eher ein ord­nungslieben­der Men­sch sind, kön­nen Sie das Feld Pro­dukt-Nr. noch auf­steigend sortieren, dann muss das nicht jedes Mal neu in der erstell­ten Tabelle geschehen.
• Zum Schluss noch Schließen & laden.

Auch hier wurde naturgemäß eine 10-zeilige Tabelle erstellt und die Werte in der 2. Spalte entsprechen­den der Summe der Stück-Zahlen, die in dieser Spalte ver­merkt waren.

Verkäufe auf der Basis Datum

Stück je Tag

Als erstes soll­ten Sie die fast iden­tis­che Abfrage wie ger­ade zuvor erstellen, nur dass dieses Mal nicht die Pro­duk­t­num­mer son­dern die Anzahl verkaufter Pro­duk­te je Tag gefragt ist. Das Vorge­hen ist genau wie eben, nur dass sie bei Grup­pieren nach das Datum als Para­me­ter wählen. Und der Spal­tenname sollte naturgemäß auch dem Vor­gang angepasst sein; ich empfehle Umsatz (Summe) je Tag. Das nun 66 Zeilen angezeigt wer­den ist dem Umstand geschuldet, dass in der Ursprungsliste 66 unter­schiedliche Tage aufge­führt sind. – Ich benenne diese Abfrage Tages-Umsätze. Nun kön­nen Sie natür­lich noch nach Belieben sortieren, ob das Datum oder die Anzahl der Verkäufe je Tag rel­e­vant sind oder vielle­icht bei­des.

Stück und Produkt je Tag

Natür­lich wer­den sie zu Beginn erst ein­mal wieder eine Kopie der Basis-Dat­en aus Tabelle1 erstellen. Und bei der Gele­gen­heit kön­nen Sie diese Kopie auch gle­ich umbe­nen­nen: Datum-Pro­dukt-Stück. Hier stellt sich die Frage: wie soll sich das Ergeb­nis darstellen? Je Datum wurde welch­es Pro­dukt wie oft verkauft oder jedes Pro­dukt wurde an welchem Datum wie oft verkauft? Lassen Sie sich ein­fach über­raschen und vol­lziehen sie Schritt für Schritt das nach, was ich Ihnen vorschlage …

• Die Kopie der Tabelle1 ist ja die aktuelle Tabelle, darum bedarf es kein­er weit­eren Schritte an dieser Stelle.
• Egal welche Spalte ger­ade markiert ist: Grup­pieren nach.
• Markieren Sie zu Beginn den Punkt Erweit­ert statt Stan­dard.
• Weit­er unten wählen Sie bei Grup­pieren nach das Feld Datum.
• Direkt darunter ein Klick in das Feld Grup­pierung hinzufü­gen und belassen Sie es dort bei der Pro­dukt-Nr.
• Bei Neuer Spal­tenname kön­nen Sie es bei Anzahl belassen oder sie tra­gen Summe ein.
• Da sie ja von jedem Pro­dukt die verkaufte Anzahl an jedem Tag berech­nen wer­den, wählen Sie natür­lich die Summe. Und die wählen Sie bei Vor­gang.
• Naturgemäß wer­den sie bei Spalte jet­zt die Auswahl Stück tre­f­fen und anschließend mit OK abschließen.
• Da hier das Datum das Maß der Dinge ist und erst anschließend das Pro­dukt sortieren sie zu Beginn die Spalte Datum und anschließend die Spalte Pro­dukt-Nr., bei­de auf­steigend. Und beacht­en Sie bitte die Rei­hen­folge, in die ist anders als in Excel. Die Abfrage sollte sich nun so darstellen:

Die nach Datum und Pro­dukt sortierte Abfrage

• Spe­ich­ern Sie die Abfrage unter einem beliebi­gen Namen. Soll­ten Sie die ger­ade eben erstell­ten Abfra­gen nicht gespe­ichert haben (ich hat­te es ja nicht eingewiesen), dann wer­den diese jet­zt auch gle­ich in jew­eils eine Tabelle geschrieben.
• Öff­nen Sie noch ein­mal diese Abfrage und machen Sie sich klar, wie die Dat­en hier dargestellt wer­den: an unter­schiedlichen Tagen des gespe­icherten Zeit­bere­ichs wur­den Pro­duk­te verkauft. Teil­weise nur ein Pro­dukt (beispiel­sweise am 6. August), teil­weise auch mehrere. Die Basis dieser Abfrage ist also das Datum.
  

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• Um als Pri­or­ität das Pro­dukt darzustellen, erstellen Sie von exakt dieser Abfrage eine Kopie und geben hier beispiel­sweise den Namen Pro­dukt-Datum-Stück. Übri­gens: dass kopieren geht auch per Recht­sklick im linken Seit­en­fen­ster auf den Namen der Abfrage und dann in Kon­textmenü die entsprechende Auswahl tre­f­fen. Und natür­lich gle­ich auch diese Abfrage umbe­nen­nen, damit sie nicht durcheinan­der gekom­men. 😉
• Die Dat­en an sich stim­men ja, nur die Rei­hen­folge der Darstel­lung und auch die Sortierung passen nicht zu der Forderung. Darum ver­schieben sie erst ein­mal die Spalte Datum an die 2. Stelle, indem sie in die Über­schrift Klick­en und die Spalte dann nach rechts ziehen.
• Wenn Sie jet­zt ein­fach neu sortieren, wer­den sie ver­mut­lich Schiff­bruch erlei­den. Es ist wichtig, dass sie bei­den Spal­ten zu Beginn im Sorti­er-Drop­down den Punkt Sortierung löschen wählen, damit der Ursprungszu­s­tand wieder­hergestellt wird.
• Nacheinan­der jet­zt zuerst die Pro­dukt-Nr. auf­steigend und dann auch die Spalte Datum auf­steigend sortieren.
• Spe­ich­ern Sie nun diese 6. Abfrage unter einem Ihnen genehmen Namen.

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Die besten Verkaufszahlen je Tag

An diversen Tagen sind von ja unter­schiedliche Artikel in ver­schieden­er Anzahl verkauft wor­den. Zugegeben, die verkauften Stück­zahlen eines nicht definierten Artikels sind nicht wirk­lich aus­sagekräftig, aber wenn sie sich vorstellen, dass die angegebene Zahl jew­eils für 1.000 € ste­ht, dann klingt das ganze schon viel bess­er. 😉 Aber das wird nicht hier zu disku­tieren sein, es geht ja um das Prinzip.

• Kopieren Sie erst ein­mal wieder die Tabelle1. Und um es zur Gewohn­heit wer­den zu lassen, vergeben Sie auch gle­ich einen passenden Namen; entwed­er Beste Stück­zahlen je Tag oder beispiel­sweise max­i­mal Umsätze / Tag. Sie merken: Hier ist auch der/in Abfra­ge­na­men erlaubt.
• Grup­pieren nach und natür­lich soll nach dem Datum grup­piert wer­den.
• Der Spal­tenname kön­nte Max­i­mum oder ähn­lich laut­en.
• Als Vor­gang wählen Sie natür­lich Max.
• Und wie immer soll natür­lich die Spalte Stück als Basis für die Berech­nung dienen.
• Da diese neu erstellte Abfrage ja noch unberührt ist, kön­nen Sie ohne weit­eres nach der Spalte Max­i­mum absteigend sortieren. So ste­hen die besten Zahlen oben.

Prinzip­iell ist auch diese Auf­gabe damit erfüllt. Wenn Sie aber nur die Top Ten Werte darstellen wollen, dann Klick­en Sie im Menüband auf Zeilen ver­ringern | Zeilen beibehal­ten | Erste Zeilen beibehal­ten und geben dann bei Anzahl von Zeilen beispiel­sweise die 10 für die 10 besten Werte ein. Aber ich habe an dieser Stelle bei der jet­zi­gen Pow­er Query Ver­sion eine böse Über­raschung erlebt: obwohl die Sortierung ganz klar sicht­bar war sind nach dem Ent­fer­nen der Zeilen mit Aus­nahme der ersten 10 zwar die kor­rek­te Zahl von Zeilen ste­hen geblieben aber es waren keineswegs die höch­sten Werte (50..46) son­dern genau jene, die ohne die Sortierung dort ste­hen wür­den. Ich habe keine Ahnung, warum dieser Bug ab und zu auftritt. Ich habe das Ganze noch ein­mal durchge­führt und da kam es dann auch zum erwarteten und gewün­scht­en Erfolg. Nun ja…

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Weitere Möglichkeiten

Sie haben in diesem kleinen Beitrag die wichtig­sten Möglichkeit­en des Menüpunk­ts Kom­binieren ken­nen­gel­ernt. Schauen Sie sich bitte ins­beson­dere die weit­eren Möglichkeit­en bei Vor­gang an und pro­bieren Sie auch gerne ein­mal mit den Erweit­ert - Möglichkeit­en herum. Dort spielt die Rei­hen­folge der Auswahl eine entschei­dende Rolle.

Bedenken Sie, dass jede auf diese Weise erstellte Abfrage eine einzelne, selb­st­ständi­ge Query ist. Sie haben in diesem kleinen Aus­flug erlebt, dass eine von Ihnen erstellte Abfrage noch ein­mal kopiert wor­den ist und als Basis für andere Darstel­lung genutzt wurde. Das gilt übri­gens für jede Abfrage, egal ob sie diese gespe­ichert haben oder nicht.

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