Sie wer­den es sich denken kön­nen: Sie brauchen wiederum die Stan­dard-Tabelle mit den täglichen Umsätzen aller Pro­duk­te. Wenn Sie diese bere­its als Intel­li­gente Tabelle vor­liegen haben, dann ver­wen­den Sie diese; falls Sie noch etwas üben wollen oder die Dat­en nicht direkt im Zugriff haben, laden Sie diese Mappe herunter und erstellen eine entsprechende Tabelle, die Über­schriften sind schon angepasst.

Pivot intern

Im ersten Schritt soll daraus (natür­lich) eine Piv­ot­Table erstellt wer­den. Aber da diese ja immer eine ziel­gerichtete Aus­sage haben sollen, muss die entsprechende Darstel­lung angepasst wer­den. Die Fragestel­lung im ersten Schritt: Wie hoch ist der Anteil der Pro­duk­te bzw. Pro­duk­t­grup­pen im Bericht­szeitraum?

Da das ganze Jahr betra­chtet wer­den soll, brauchen Sie hier ja nur die sechs Pro­duk­t­grup­pen als Jahres­summe und den jew­eili­gen prozen­tualen Anteil. Da das ja nur wenige Zellen sind, die in Ergeb­nis­sen darstellt wer­den sollen, brauchen Sie kein neues Blatt. Es reicht, wenn Sie als Ziel die Zelle E4 im gle­ichen Arbeits­blatt bes­tim­men:

Das Ziel der Auswer­tung fes­tle­gen

Jet­zt stellt sich noch die Frage, welche Felder Sie brauchen. Da in der Tabelle mit den Basis­dat­en auss­chließlich das Jahr 2014 vertreten ist, brauchen Sie nicht das Datum. Es reicht das Pro­dukt und der Umsatz. Zwei Klicks, Über­schrift in Spalte F anpassen und  und hier eben­falls das Zahlen­for­mat ändern:

Umsätze der Pro­duk­t­grup­pen

Na gut, eine kleine, auf das Aller­notwendig­ste konzen­tri­erte Zusam­men­fas­sung. Schön wäre ja noch eine prozen­tuale Darstel­lung, also wie hoch der Anteil der einzel­nen Pro­duk­te am Gesam­tum­satz ist. Das lässt sich rasch real­isieren:

• Ziehen Sie das Feld Preis noch ein­mal in den Bere­ich Ʃ Werte
• Passen Sie die Über­schrift an, beispiel­sweise % Umsatz
• Erforder­lichen­falls noch ein­mal die Über­schrift anklick­en, dann Wert­felde­in­stel­lun­gen | Werte anzeigen als | % des Gesamtergeb­niss­es:

Berech­nung der prozen­tualen Anteile

Das Ergeb­nis ist prinzip­iell genau das, was geplant war:

Der prozen­tuale Anteil

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Ein erstes Diagramm

Ein geflügeltes Wort sagt ja, dass ein Bild mehr sagt, als tausend Worte. So ist auch ein Dia­gramm viel anschaulich­er, als eine reine tabel­lar­ische Darstel­lung. Darum sor­gen Sie dafür, dass eine Zelle in der PT markiert ist. Dann im Menü ANALYSIEREN bei den Tools die Auswahl Piv­otChart anklick­en. Als erstes wir Ihnen zwar ein Säu­len­di­a­gramm ange­boten, aber hier ist ein „Kuchen” viel anschaulich­er. Wählen Sie darum als Grund-Typ den Kreis aus. Das an sich ist schon recht präg­nant, darum OK.

Es würde sich doch gut machen, wenn dieses Dia­gramm mit der linken, oberen Ecke in exakt E14 platziert wäre. Das geht mit viel Feinge­fühl und wohl noch mehr Geduld so einiger­maßen. 🙄 Ein klein­er Tipp allerd­ings kann sehr hil­fre­ich sein: Drück­en Sie beim ver­schieben des Dia­gramm-Objek­ts die Taste Alt, dann rastet eine der vier Eck­en immer genau in ein­er Eck­po­si­tion ein­er Zelle ein.

Als Grund­ver­sion soll das erst ein­mal aus­re­ichen. Ver­schönerun­gen sind immer möglich und wer­den hier auch noch besprochen. Jet­zt geht es erst ein­mal mit dem näch­sten Schritt weit­er, den monatlichen Umsätzen und dem Trend.

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Umsatzentwicklung und Trend

Das Ziel dieses Abschnitts ist, die monatlichen Umsätze darzustellen und daraus einen all­ge­meinen Trend zu entwick­eln. Auch hier soll die grafis­che Darstel­lung im Vorder­grund ste­hen, ins­beson­dere was den Trend bet­rifft. Im ersten Schritt dieser Teilauf­gabe sollen aus den Roh­dat­en die monatlichen Umsätze als Säule dargestellt wer­den. Dazu Klick­en Sie erst ein­mal in die Intel­li­gente Tabelle mit den 1.824 Zeilen (plus Über­schrift). Ini­ti­ieren Sie eine PT in einem neuen Arbeits­blatt.

Als erstes ein­mal die Über­legung, welche Felder benöti­gen Sie? Datum? Klar, denn es soll ja die monatliche Entwick­lung aufgezeigt wer­den. Pro­duk­t­gruppe? Nein, denn es soll ja nicht der Umsatz einzel­ner son­dern die Gesamtheit aller Pro­duk­te berech­net wer­den. Also fällt das flach. Preis? Na klar, denn darum geht es ja in allererster Lin­ie. Also set­zten Sie bei den Feldern das Häkchen für Datum und Preis.

Wie sich das Ganze nun darstellt, hängt ganz davon ab, welche Ein­stel­lun­gen aus vorheri­gen Aktio­nen in Excel gespe­ichert sind. In jedem Fall muss bei der Grup­pierung (Grup­pe­nauswahl) des Datum-Feldes auss­chließlich Monate markiert sein. Wenn Sie noch etwas an der Optik arbeit­en, kön­nte das Ergeb­nis so ausse­hen:

Monatliche Umsätze

Ein Klick in die PT und in jedem Fall sollte im Piv­ot-Kon­textmenü ANALYSIEREN aktiviert sein. Sehr weit rechts bei den Tools find­en Sie das Sym­bol Piv­otChart. Ein Klick darauf und es wird Ihnen ein Säulen-Dia­gramm ange­boten. Und das ist hier auch genau das richtige, darum OK.

Schick ist etwas anderes, aber auf der anderen Seite stellt sich doch die Frage wie das ausse­hen würde, wenn die Säulen alle ver­schieden­far­big wären. Insofern ist das hier schon recht zweck­mäßig. Am besten Sie ziehen das Dia­gramm nach D3, dann ist es mit der Oberkante der PT bündig.

Zwei Dinge sind noch mehr oder weniger störend: Der Titel Ergeb­nis und auch die Leg­ende Ergeb­nis. Da wir nur eine Daten­rei­he haben, bedarf es nun wirk­lich kein­er Leg­ende. Also ein Klick darauf und wenn dann die acht Anfass­er-Kästchen zu sehen sind, dann ein­fach Entf. oder Recht­sklick und Löschen. Sofort wird Excel den frei gewor­de­nen Raum für die bre­it­ere Darstel­lung des eigentlichen Dia­gramms nutzen. Nun ein Klick auf den Titel; die Markierung unter­schei­det sich etwas von den eben gese­henen. Es sind nur vier Anfass­er und die sind auch rund. Und es sind auch in Wirk­lichkeit keine Anfass­er, denn Sie kön­nen diese Markierun­gen nicht so ohne weit­eres zur Größenän­derung ver­wen­den. Nach einem Dop­pelk­lick auf den Text des Titels kön­nen Sie den ein­fach über­schreiben. Beispiel­sweise mit dem etwas aus­sagekräftigerem Titel  Jahr 2014.

OK, so sind die Schwankun­gen gut zu erken­nen. Bleibt noch der ver­sproch­ene Trend. Nach ein­er ersten Ein­schätzung wäre dieser wohl eher neu­tral, denn es ist wed­er eine Abwärts- noch eine Aufwärts­be­we­gung klar erkennbar. Aber Excel hat ja bei den Charts (Dia­gram­men) die Möglichkeit, das zu visu­al­isieren. Anhand der vorhan­de­nen Dat­en kann eine Trendlin­ie einge­fügt wer­den. Dazu Klick­en Sie mit rechts auf eine beliebige Säule und wählen im Kon­textmenü die zweit-unter­ste Auswahl Trendlin­ie hinzufü­gen…

Das Ergeb­nis wird Sie vielle­icht über­raschen: Es ist ein ganz leichter Abwärt­strend erkennbar. Da die Trendlin­ie die gle­iche Farbe hat wie die Säulen, fällt sie nicht wirk­lich gut auf. Das kön­nen Sie aber gut ändern, indem Sie darauf beispiel­sweise einen Dop­pelk­lick durch­führen und anschließend im rechts erscheinen­den Fen­ster auf den Farbtopf Klick­en. Dort sind dann ver­schiedene Möglichkeit­en der For­matierung gegeben. Das schließt die Strichart und auch ‑Stärke (Dicke) ein. Und falls Sie ‑aus welchen Grün­den auch immer- den ganz leicht­en Neg­a­tivtrend nicht so deut­lich erken­nen, dann schal­ten Sie doch ein­fach ein­mal bei der Trendlin­ien­for­matierung bei den TRENDLINIENOPTIONEN in den Modus Expo­nen­tial um, dann wird die Lin­ie in Stufen abge­senkt.

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Verschönerungen

Wenn Sie an den Reg­is­ter-Namen nichts geän­dert haben, dann gibt es auch bei Ihnen noch das Tabel­len­blatt mit dem Namen Tabelle1. Es ist jenes Kreis­di­a­gramm, welch­es Sie zu Beginn erstellt hat­ten. Kopieren Sie bitte dieses Blatt, welche dann beispiel­sweise Tabelle1 (2) als Beze­ich­nung hat. Mit dieser Kopie arbeit­en Sie nun weit­er.

Als erstes soll das Dia­gramm um einiges größer wer­den. Da das Seit­en­ver­hält­nis erhal­ten bleiben soll, Klick­en Sie auf den recht­en, unteren Anfass­er und ziehen den Rah­men bei gedrück­ter Shift-Taste nach rechts unten. So etwa bis Spalte M sollte es schon sein, wenn Ihr Mon­i­tor so viel Bre­ite hat. Ziehen Sie nun erst ein­mal den Titel in die rechte obere und die Leg­ende in die rechte untere Ecke. Denn den brauchen Sie, um den „Kuchen” noch etwas größer zu gestal­ten; Klick­en Sie etwa im 22,5°-Winkel (Uhr: 13:30h) knapp neben den gefüll­ten Kreis. Es wird sich dann mit etwas Abstand ein Rah­men mit acht Anfasspunk­ten zeigen. Wenn Sie genau auf einen der vier Eck­punk­te zeigen (noch nicht Klick­en), dann wer­den Sie erken­nen, dass der Mauszeiger ein um 45° geneigter Dop­pelpfeil ist. Dann Klick­en und wiederum im etwa 45°-Winkel ver­größern. Anschließend rück­en Sie den Titel und die Leg­ende an einen freien Platz, welch­er auch optisch ansprechend ist.

Derzeit ist die Aus­sage der grafis­chen Darstel­lung ja nicht anders als vor der Bear­beitung. Etwas hüb­sch­er, etwas größer und damit ansehn­lich­er. Was noch etwas über­flüs­sig, etwas unangepasst erscheint sind die grauen But­tons mit den Namen der Felder. Um auch diese Schalt­flächen zu ent­fer­nen, führen Sie auf eine der But­tons einen Recht­sklick aus. Im unteren Drit­tel des Kon­textmenüs sehen Sie den Ein­trag Alle Feld­schalt­flächen im Dia­gramm aus­blenden. Das ist ja das Ziel des Ganzen, darum wählen Sie diesen Punkt aus. Jet­zt (endlich) sieht der Dia­gramm-Bere­ich so aufgeräumt aus, wie es sein sollte.

Wenn Sie nun auf ein Seg­ment des Kreis­di­a­gramms zeigen, dann wird in einem ToolTip-Fen­ster einige Infor­ma­tion zu dem betr­e­f­fend­en „Torten­stück” preis gegeben. Im Dia­gramm sel­ber sind also noch Infor­ma­tio­nen enthal­ten, die derzeit nur über das Zeigen mit der Maus abgerufen wer­den kön­nen. Nun ja, über die Far­ben kann per Leg­ende das Pro­dukt bzw. die Pro­duk­t­gruppe zuge­ord­net wer­den, aber den absoluten Wert und den prozen­tualen Anteil, das muss sich der Betra­chter aus der PT darüber zusam­men­su­chen.

Doch, es geht natür­lich auch anders. Ein einzel­ner Klick auf den Kreis, dann ist im Zen­trum ein einzel­ner Punkt und bei jedem Seg­ment am End­punkt der jew­eili­gen Trennlin­ie zu sehen. Jet­zt ein Recht­sklick im Kreis und im Kon­textmenü Datenbeschrif­tun­gen hinzufü­gen | Datenbeschrif­tun­gen hinzufü­gen auswählen:

Zusät­zliche Infor­ma­tio­nen ein­fü­gen

Schon ste­hen die Umsatz­zahlen in den „Kuchen­stück­en”. Es wäre richtig gut, wenn nun auch noch die Prozen­tan­teile dort hinein gelan­gen kön­nten. Und natür­lich geht das auch. Ein­er der möglichen Wege ist dieser: Klick­en Sie auf das grüne Plus rechts oben neben dem äußeren Rah­men des Dia­gramms. Es ist eine Schalt­fläche, wo sich nach Aktivierung ein Fen­ster öffnet, wo Sie Dia­gram­mele­mente aktivieren und auch noch weit­er verzweigen kön­nen. Zeigen Sie auf Datenbeschrif­tun­gen und Klick­en Sie auf ►. Im neuen Menü ste­ht ganz unten Weit­ere Optio­nen… und das ist es dann auch 😉 . Rechts im Bild­schirm ist ein neuer Bere­ich aufge­taucht, wo Sie wieder ein­mal die freie Auswahl haben. Hier Klick­en Sie auf das rechte der vier Sym­bole (die drei senkrecht­en Säulen) und erwartungs­gemäß geht es darum, die Datenbeschrif­tung zu for­matieren. Die näch­ste Auswahl sind die BESCHRIFTUNGSOPTIONEN. Hier set­zen Sie das Häkchen bei Prozentsatz und sofort wer­den die entsprechende Prozente auf Ganz­zahlen gerun­det dem Umsatz zuge­fügt.

Wenn Sie aber genau hin­se­hen wer­den Sie erken­nen, dass die bei­den Werte durch ein Semi­kolon getren­nt sind. Das lässt sich auch noch egal­isieren. Bei dem Punkt Trennze­ichen ist derzeit das Semi­kolon aus­gewählt, hier bietet sich (Neue Zeile) an und Sie wer­den umge­hend erken­nen, dass das so wesentlich bess­er aussieht. Sie soll­ten zumin­d­est auch wis­sen, dass Sie ZAHL durch einen Klick erweit­ern und dann bei Rubrik den Prozentsatz auswählen kön­nen; das hat zur Folge, dass dort fest zwei Nachkom­mas­tellen angezeigt wer­den.

Das war’s dann auch. Wenn Sie mögen, kön­nen Sie natür­lich noch den Pro­duk­t­na­men hinzu fügen (Rubriken­name) oder die Schrift­farbe anpassen, vielle­icht ein sehr helles Grau oder Weiß. Und wenn Sie viel Phan­tasie haben, kön­nten Sie auch noch die Far­ben der einzel­nen „Torten­stücke” verän­dern. Oder vielle­icht auch eine 3‑D Darstel­lung daraus machen. Nur Mut, Sie kön­nen nur etwas daraus ler­nen!

KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

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