In einem Forum wurde die Frage gestellt, wie einzelne Excel-Files gle­ich­er Struk­tur aber nur teil­weise gle­ich­er Pro­duk­te zu ein­er Kreuzta­belle zusam­menge­führt wer­den kön­nen. Die Basis­dat­en sind auf Monats-Basis, also für jeden Monat 1 File mit einem unter­schiedlichen Extrakt aus einem Kon­glom­er­at von Pro­duk­ten. Als Ziel sollen alle *.xlsx-Files eines Verze­ich­niss­es gemein­sam ein­ge­le­sen und anschließend per Pow­er Query logisch ange­ord­net und auch aus­gew­ertet wer­den.

Jubiläum… ??? Nun ja, dieser Beitrag ist deut­lich umfan­gre­ich­er und auch kom­plex­er als für den freien, ohne Spende sicht­baren Teil des Blogs üblich. Aber in mein­er Fam­i­lie feiern wir heute eine Art Jubiläum. Und darum bekom­men auch Sie an diesem Jubel-Tag, am 11. April 2020 ein kleines Geschenk von mir.

Start, teilweise mit Hindernissen 😉

Eine Eigen­heit eines Forums beste­ht oft darin, dass sich im Laufe der Zeit das eigentliche, ursprünglich geschilderte Prob­lem verän­dert; oft wird die Zielset­zung in der Entwick­lung des Threads detail­liert­er beschrieben, es kommt aber auch vor, dass sich die Quell­dat­en irgend­wann so mas­siv verän­dern, dass die erste vorgestellte Ver­sion ver­wor­fen wer­den und eine kom­plett neue Lösung erstellt wer­den muss. Ähn­lich ist es hier gewe­sen, aber sehen Sie selb­st… Und außer­dem hat dieser Thread eine aus­ge­sprochen hohe Zahl an Beiträ­gen unter­schiedlich­er Helfer „erwirtschaftet”. Das zeugt davon, dass es sich um ein inter­es­santes The­ma han­delt.

In diesem Forum-Beitrag ist das Prob­lem geschildert und eine erste Ver­sion der Muster-Dat­en als Datei eingestellt; „als Datei” zeigt schon andeu­tungsweise auf, dass nur 1 File mit mehreren Tabellen existiert, und so ist es auch hier. Ich habe die zusät­zliche *.xlsx mit der Wun­sch- bzw. Zielvorstel­lung noch ein­mal in unserem Blog für Sie eingestellt, damit Sie einen leichteren Zugriff haben. Das File mit den eigentlichen  Quell­dat­en laden Sie bitte hier von unserem Serv­er herunter. Und mit dieser let­zt­ge­nan­nten, von mir noch nicht angepassten Datei wer­den Sie auch Ihre Arbeit begin­nen.

Import der Quelldaten

Ob nun direkt aus dem Forum oder von unserem Serv­er, Sie öff­nen erst ein­mal die Datei mit den Quell­dat­en. Sie erken­nen, dass 3 Tabel­len­blät­ter mit jew­eils einem Reg­is­ter für die Monate Okto­ber, Novem­ber und Dezem­ber existieren. Übri­gens ohne Jahre­sangabe, aber solange nicht mehr als 12 Monate erfasst wur­den, ist das ja vol­lkom­men okay und aus­re­ichend.

Egal in welchem Monats-Blatt sie sich ger­ade befind­en, Klick­en Sie irgend­wo in die Dat­en und erstellen daraus eine soge­nan­nte „Intel­li­gente” Tabelle. Ich mache das per StrgT oder StrgL. Und der Deut­lichkeit wegen gebe ich der Tabelle den Namen des entsprechen­den Monats. Das geht übri­gens recht prak­tisch, wenn das Reg­is­ter Tabel­len­tools aktiviert ist und sie dort ganz links in das Textfeld unter Tabel­len­name den Wun­schna­men der Tabelle ein­tra­gen. Gle­ich­es Vorge­hen für die bei­den anderen Monate.

Je nach Excel-Ver­sion wer­den sie nun den Menüpunkt Pow­er Query aufrufen (Excel ²⁰¹⁰⁄₂₀₁₃) oder zum Menüpunkt Dat­en wech­seln. Acht­en Sie darauf, dass eine beliebige Zelle inner­halb der Tabelle aktiv/markiert ist und wählen dann im Menüband die Möglichkeit, Dat­en  Aus Tabelle/Bereich zu importieren. Es öffnet sich der Pow­er Query-Edi­tor und für den Okto­ber stellt sich der Daten­bere­ich so dar:

Die Okto­ber-Dat­en direkt nach dem Import

Sie wer­den spätestens auf dem zweit­en Blick erken­nen, dass bei der ID-Nr die Num­merierung nicht lück­en­los ist. Und auch die Zahlen beim Preis (Okt.) sind ohne Währungssym­bol und aus­ge­sprochen „platzs­parend” dargestellt. 😉 

Um zu ver­hin­dern, dass bei der Auswer­tung jede einzelne dieser Abfra­gen noch ein­mal als Tabelle im Arbeits­blatt gespe­ichert wird erweit­ern Sie das Sym­bol Schließen & laden und wählen Sie im Unter­menü dann Schließen & laden in… Anschließend markieren Sie die Option Nur Verbindung erstellen, let­z­tendlich OK.

Das Abfrage-Fen­ster schließt sich und sie befind­en sich wieder im aufrufend­en Tabel­len­blatt. Wech­seln Sie beispiel­sweise zum Sheet Novem­ber und gehen Sie gle­icher­maßen vor. Sie wer­den spätestens jet­zt im recht­en Seit­en­fen­ster erken­nen, dass die Abfra­gen automa­tisch den Namen der kor­re­spondieren­den Tabelle bekom­men haben. Ver­fahren Sie mit dem Dezem­ber auf die gle­iche Art und Weise. Bei der Gele­gen­heit: Sie kön­nen das Schließen & laden bzw. Schließen & laden in… auch über den Menüpunkt Datei aufrufen. – Und wenn aus­nahm­sweise das rechte Seit­en­fen­ster ein­mal aus­ge­blendet ist, gehen Sie im Arbeits­blatt über Dat­en | Abfra­gen und Verbindun­gen und gut ist es.

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Zusammenfügen der Monate

Öff­nen Sie die Abfrage Okto­ber beispiel­sweise durch einen Dop­pelk­lick auf den Namen der Abfrage im recht­en Seit­en­fen­ster. Klick­en Sie links des Edi­tor-Bere­ichs (mit der Dat­en-Tabelle) im schmalen Streifen auf den senkrecht­en Text Abfra­gen > und dieser Bere­ich erweit­ert sich automa­tisch zu einem bre­it­en, kom­plet­ten linken Seit­en­fen­ster. Dort kön­nen Sie durch einen ein­fachen Klick zwis­chen den unter­schiedlichen Abfra­gen wech­seln.

In der Okto­ber-Abfrage fehlen ja die Dat­en für die ID-Nr 102 und 105. Wenn Sie im linken Seit­en­fen­ster auf Novem­ber Klick­en wer­den Sie erken­nen, dass hier auch nicht alle IDs gelis­tet sind aber immer­hin gibt es in diesen Dat­en die bis­lang fehlende 105. Und im Dezem­ber find­en Sie dann auch die let­zte, noch fehlende ID.

Sie wis­sen nun, dass in diesem Fall jede einzelne der ID-Nr 101 bis 107 durchgängig vertreten ist, sofern alle Monate zusam­menge­fasst sind. Das ist aber nicht rel­e­vant, denn nor­maler­weise sind diese Lis­ten deut­lich größer und die Pro­duk­t­num­mern sind auch nicht immer so über­sichtlich, manche dur­chaus kryp­tisch und schw­er zu merken. Das Ziel der näch­sten Oper­a­tio­nen soll also sein, eine Liste aller ID-Num­mern ohne Dup­likate zu erstellen. Diese Tabelle dient dann als Basis für das zusam­men­fü­gen der Dat­en aller Monate. Gehen Sie dazu so vor:

• Aktivieren Sie eine der 3 Monats-Abfra­gen, vorzugsweise Okto­ber.
• Acht­en Sie darauf, dass das Reg­is­ter Home bzw. Start aktiv ist.
• Wählen Sie Kom­binieren.
• Erweit­ern Sie die Auswahl Abfra­gen anfü­gen ▼ und wählen Sie Abfra­gen als neu anfü­gen.
• Klick­en Sie im Dialogfen­ster Anfü­gen zu Beginn auf die Option Drei oder mehr Tabellen.
• Sie erken­nen im linken Kas­ten (Ver­füg­bar­er Tabellen) alle drei Abfra­gen, im recht­en Kas­ten ist bere­its die Abfrage Okto­ber einge­fügt.
• Kopieren Sie die Ein­träge Novem­ber und Dezem­ber (aus dem linken Kas­ten) entwed­er durch Dop­pelk­lick oder markieren und Klick auf die Schalt­fläche Hinzuf… in den Kas­ten rechts. Das Ergeb­nis zeigt sich nun so:

Auf diese Weise wer­den Abfra­gen hinzuge­fügt, hier durch markieren und ziehen

Nach­dem Sie den Dia­log mit OK geschlossen haben, hat PQ eine neue Abfrage mit dem Namen Append1 bzw. (in aktuellen Ver­sio­nen) Anfügen1 erstellt. Bei diesen weni­gen Daten­sätzen wer­den Sie auch sofort fest­stellen, dass hier alle 13 Daten­sätze der drei zusam­menge­führten Einze­labfra­gen enthal­ten sind.

Für diese Auf­gabe brauchen Sie eine Kopie der aktuellen Abfrage. Sie kön­nen nun an dieser Stelle (der Übung wegen) den Vor­gang des Zusam­men­fü­gens der drei Monate noch ein­mal wieder­holen. Dann wird eine weit­ere Abfrage mit dem Namen Anfügen2 (Append2) erstellt. Alter­na­tiv wer­den Sie an dieser Stelle im linken Seit­en­fen­ster einen Recht­sklick auf die zuerst erstellte Abfrage durch­führen, Duplizieren wählen und die neu erstellte Abfrage ide­al­er­weise gle­ich zu Anfügen2 umbe­nen­nen. Ich mache diesen let­zten Schritt meis­tens über die Funk­tion­staste F2. Bei der Gele­gen­heit: Ich ver­wende ab hier nur noch die deutsche Beze­ich­nung der Abfrage, weil in den neueren Ver­sio­nen des Excel auch auss­chließlich der deutsche Name (Anfü­gen…) automa­tisch vergeben wird.

Dieses ist erst ein­mal die Aus­gangs­ba­sis für zwei unter­schiedliche Wege, um zum Ziel zu gelan­gen. Die erste von den bei­den gle­ich aufge­führten Meth­o­d­en sollte von Ein­steigern in Sachen Pow­er Query gerne genutzt wer­den, da der Lern­ef­fekt eine gute Basis für gle­ichar­tige, ähn­lich gelagerte Aktio­nen bilden wird. Die zweite (weit­er unten vorgestellte) Möglichkeit ist eher für PQ-User gedacht, die schon über ein gewiss­es Maß an Erfahrung in Sachen Pow­er Query ver­fü­gen.

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Der „klassische” Weg

Die Abfra­gen Anfügen1 und Anfügen2 sind gener­iert wor­den. Dort sind jew­eils alle Daten­sätze der drei Monate spal­tenweise untere­inan­der aufge­führt. Wählen Sie für diese Übung erst ein­mal die Query Anfügen1. Da Sie für den ersten Schritt auss­chließlich die ID-Nr brauchen, ein Recht­sklick in genau diese Über­schrift und Andere Spal­ten ent­fer­nen aus dem Kon­textmenü auswählen. Wiederum ein Recht­sklick in die Über­schrift und Dup­likate ent­fer­nen. Ide­al­er­weise wer­den sie die Liste nun noch Auf­steigend sortieren:

Die Liste der separi­erten und sortierten ID-Num­mern

Aktivieren Sie wiederum die Schalt­fläche Kom­binieren,  Klick­en Sie dies­mal auf die Auswahl Abfra­gen zusam­men­führen und im Dia­log wählen Sie im mit­ti­gen Textfeld (eigentlich Drop­Down) den Monat Okto­ber. Belassen Sie es im Join-Art-Drop­Down bei der Vor­gabe Link­er äußer­er Join und markieren Sie im oberen wie auch im unteren Fen­ster die Spalte ID-Nr:

Zusam­men­führen mehrerer Abfra­gen

Nach dem OK ist eine neue Spalte mit dem Namen Okto­ber erstellt wor­den, der Inhalt der Spalte ist jedoch durchgängig Table. Klick­en Sie auf den Dop­pelpfeil in der Über­schrift dieser Spalte und ent­fer­nen Sie im Dia­log die Häkchen bei ID-Nr sowie bei Ursprünglichen Spal­tenna­men als Prä­fix ver­wen­den. Das erste Ergeb­nis sieht ja schon ganz pass­abel aus:

So stellen sich die Preise für den Okto­ber dar

Im näch­sten Schritt Kom­binieren Sie wieder diese Abfrage auf die gle­iche Weise mit dem Monat Novem­ber; beim Erweit­ern belassen Sie jedoch auss­chließlich das Häkchen bei Preis (Nov.), denn die Spalte Pro­dukt existiert  ja bere­its; und auch dieser Monat ist an der richti­gen Posi­tion in die Abfrage einge­tra­gen. Der Dezem­ber bleibt ja noch übrig, hier ist das Vorge­hen genau so wie beim Novem­ber. 💡 

So weit, so gut. Ist Ihnen eigentlich aufge­fall­en, dass da den­noch etwas nicht stim­men kann? Die ID-Nr 102 und 105 haben keine Pro­duk­t­beze­ich­nung und 107 hebt sich insofern von den anderen Ein­trä­gen her­vor, dass hier statt des Sin­gu­lars (Ein­zahl) der Plur­al (Mehrzahl) ste­ht; also Trauben statt Traube. Das muss natür­lich zumin­d­est in Sachen fehlen­der Pro­duk­t­beze­ich­nung geän­dert wer­den.

Um sich etwas Arbeit ers­paren zu kön­nen, im linken Seit­en­fen­ster ein Recht­sklick auf die Abfrage Anfügen1 und wählen Sie Duplizieren. Markieren Sie im recht­en Seit­en­fen­ster die Zeile Andere ent­fer­nte Spal­ten per Dop­pelk­lick. Im Dia­log Spal­ten auswählen set­zen Sie das Häkchen bei Pro­dukt. Sofort nach dem Schließen des Dialogs wird auch die Spalte mit dem Pro­duk­t­na­men einge­blendet. Vielle­icht fällt Ihnen auf, dass die derzeit aktive Abfrage Anfügen1 (2) im linken Seit­en­fen­ster mit einem Warn-Sym­bol verse­hen ist. Stören Sie sich im Moment ein­fach nicht daran.

Markieren Sie im recht­en Seit­en­fen­ster die Zeile Sortierte Zeilen und Sie wer­den in der Abfrage erken­nen, dass die ID-Nr 107 dop­pelt vorhan­den ist. Den Grund dafür habe ich eben „so ganz neben­bei” erwäh­nt, denn ein­mal ist der Pro­duk­t­name die Traube und ein anderes Mal sind es die Trauben. Für Pow­er Query sind es aus diesem Grunde zu Recht unter­schiedliche Pro­duk­te.

Sie wer­den anschließend im recht­en Seit­en­fen­ster einen Dop­pelk­lick auf Zusam­menge­führte Abfra­gen durch­führen. Im Dia­log ist die erste Spalte ID-Nr ja schon in bei­den Kästen markiert. Drück­en Sie Strg und Klick­en Sie im oberen als auch im unteren (großen) Kas­ten in die Spalte Pro­dukt. Beim genauen Hin­se­hen wer­den Sie erken­nen, dass nun neben den eigentlichen Über­schriften eine Num­merierung für die Rei­hen­folge einge­fügt wor­den ist. Wegen der Änderung müssen Sie naturgemäß das Dialogfen­ster per OK schließen. Der anschließende Klick auf die näch­ste Zeile im recht­en Seit­en­fen­ster Erweit­erte Okto­ber birgt eine Über­raschung: Ein weit­eres gelbes Warn­dreieck und eine schön gelb hin­ter­legt Fehler­mel­dung. 😯

Fehler: Die Ursache ist in der ersten Zeile recht deut­lich beschrieben

Wenn Sie mögen, analysieren Sie gerne diese Mel­dung. Ein­steiger wer­den allerd­ings damit teil­weise Prob­leme haben. Darum empfehle ich Ihnen den ein­fachen und prag­ma­tis­chen Weg: Klick­en Sie im recht­en Seit­en­fen­ster in dieser Zeile auf das rote X links des Textes, um diese Zeile, genauer gesagt diesen Schritt in der Auflis­tung zu löschen.

Markieren Sie wiederum Zusam­menge­führte Abfra­gen. Erweit­ern Sie in der Abfrage die Über­schrift Okto­ber durch einen Klick auf den Dop­pelpfeil und ent­fer­nen Sie alle Häkchen mit Aus­nahme Preis (Okt.). Bestäti­gen Sie die Sicher­heitsabfrage, dass ein Schritt einge­fügt wer­den soll. Durch die Änderung wurde in der Auflis­tung Angewen­dete Schritte der Schritt Erweit­erte Okto­ber wieder einge­fügt. Und siehe da, keine War­nung mehr. Selb­st im linken Seit­en­fen­ster (Abfra­gen) ist die War­nung bei Anfügen1 (2) ver­schwun­den.

Nun im recht­en Seit­en­fen­ster per Dop­pelk­lick Zusam­menge­führte Abfragen1 öff­nen und im Dia­log markieren Sie wie gehabt per Strg die bei­den Spal­ten ID-Nr sowie Pro­dukt und bestäti­gen wieder mit OK. Eine Kon­trolle beim Schritt Erweit­erte Novem­ber zeigt Ihnen, dass das Ergeb­nis jet­zt bess­er aussieht. Jede Zelle/Zeile in der Spalte Pro­dukt enthält eine Beze­ich­nung. Bleibt noch Zusam­menge­führte Abfragen2, wo sie für den Dezem­ber auf gle­iche Weise wie gehabt die Pro­dukt-Spal­ten markieren und das Fen­ster danach schließen. Ein Klick auf die let­zte Zeile zeigt, dass jet­zt prinzip­iell das Ziel erre­icht ist. Prinzip­iell, weil ja immer noch die ID-Nr 107 dop­pelt vorhan­den ist. Aber wie bere­its ange­merkt, ist dieses kein Fehler des Excel oder des Pow­er Query.

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„Aufräumen”

Bleibt noch das „Prob­lem” mit der ID 107, die ja prinzip­iell dop­pelt vorhan­den ist, obwohl es sich eigentlich im das gle­iche Pro­dukt han­delt. Vielle­icht kom­men Sie jet­zt ja auf die Idee, ein­fach die Erset­zen-Funk­tion des PQ zu nutzen. Die Idee ist ja ganz pfif­fig, aber nein, sie ist nicht gut. Prinzip­iell sollte ein Prob­lem an der Wurzel angepackt, gelöst wer­den. Und die Wurzel sind nun ein­mal die Roh-Dat­en.

Im „Nor­mal­fall” wer­den Sie nun suchen, in welchem Monat oder Monat­en ein Wert für die Trauben einge­tra­gen ist, den Pow­er Query-Edi­tor durch einen Klick auf Schließen & laden been­den und im betrof­fe­nen Tabel­len­blatt die Kor­rek­tur des Textes vornehmen. Nach einem neuen Aufruf der Abfrage wer­den Sie spätestens nach einem Aktu­al­isierungsvor­gang erken­nen, dass nun alles seine Richtigkeit hat. 💡 

Aber da Sie vielle­icht doch noch den kom­menden Abschnitt (für erfahrene User) dur­char­beit­en möcht­en, belassen Sie es bei den „falschen” Dat­en in den Roh-Dat­en. Denn natür­lich wür­den die abgeän­derten Werte über kurz oder lang auch in den Teil der Übung über­nom­men wer­den und Sie hät­ten andere Werte auf Ihrem Bild­schirm als ich in diesem Script.

Für erfahrene User

Der eben aufgezeigte Weg scheint vielle­icht etwas umständlich zu sein. Ist er auch. Ich bin aber der fes­ten Überzeu­gung, dass Ein­steiger dur­chaus erst ein­mal die grundle­gen­den Prak­tiken ken­nen­ler­nen soll­ten. Wenn Sie schon ein „gesun­des” Maß an Erfahrung in Sachen Pow­er Query haben, wird Ihnen der jet­zt vorgestellte Weg gewiss gefall­en. 😉 

Aktivieren Sie die Abfrage Anfügen2 durch einen Klick im linken Seit­en­fen­ster. Und für den Fall, dass Sie zu Beginn des vorheri­gen Abschnitts von der Abfrage Anfügen1 kein zweites Exem­plar erstellt hat­ten, haben Sie jet­zt immer noch Gele­gen­heit dazu. Sie sehen wieder die kom­plet­ten Dat­en, also alle 13 Zeilen mit allen Spal­ten vor sich auf dem Bild­schirm. Daraus wer­den Sie in dieser Übung mit deut­lich weniger Schrit­ten als vorher die gle­iche Zielta­belle wie eben erstellen.

Markieren Sie zuerst die Über­schrift ID-Nr, Strg oder Shift und dann ein Klick in die Über­schrift Pro­dukt. Anschließend ein Recht­sklick in eine der bei­den markierten Über­schriften und im Kon­textmenü wählen Sie Grup­pieren nach… Im Dia­log-Fen­ster kön­nten Sie den vorgegebe­nen Text Anzahl bei Neuer Spal­tenname zwar belassen, ich vergebe aber der Klarheit wegen den neu­tralen Namen Data. Bei Vor­gang wählen Sie die unter­ste Möglichkeit Alle Zeilen:

Der bere­its fer­tig aus­ge­füllte ‘Grup­pieren nach’-Dialog

Nach einem Klick auf OK hat sich Entschei­den­des getan. Die Spal­ten ID-Nr und Pro­dukt sind so geblieben und in der neu hinzugekom­men Spalte Data ste­ht durchge­hend der englis­che Aus­druck für Tabelle: Table. Erweit­ern Sie diese Über­schrift und wählen Sie als allererstes im Dia­log die Option Aggregieren. Sor­gen Sie dafür, dass nur die 3 hier in der Abbil­dung markierten Posi­tio­nen (also die Monate) auch in ihrem Dia­log gekennze­ich­net sind:

Nur diese Posi­tio­nen sollen markiert sein

OK und ja, und das war’s schon. 🙂

Wenn Sie nun noch ID-Nr auf­steigend sortieren, hat die Abfrage beina­he genau das Ausse­hen wie sich das Endergeb­nis im vorheri­gen Kapi­tel darstellt, also prinzip­iell das Wun­schergeb­nis. Natür­lich auch mit der dop­pel­ten Pro­duk­t­num­mer 107. Aber das ist natür­lich auch hier eine andere Baustelle. Ja, die Über­schriften sind anders, aber …

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Jetzt noch bereinigen!

Und da dieser Weg so schön kurz war zeige ich Ihnen noch eine Möglichkeit auf, wie Sie prinzip­iell nur auf die ID-Nr zugreifen wer­den und das dazuge­hörige Pro­dukt mit ein­er PQ-Funk­tion ähn­lich dem SVERWEIS() in die Abfrage-Tabelle inte­gri­eren. Das hat dann noch den angenehmen „Neben­ef­fekt”, dass die ID-Nr 107 auch nur in 1 Zeile auf­taucht und natür­lich kumuliert ist.

Der ein­fach­ste und auf Dauer gese­hen sin­nvoll­ste Weg ist, in Excel (ide­al­er­weise in einem leeren Tabel­len­blatt oder einem getren­nten Work­book) eine ganz nor­male Liste zu erstellen. In der einen Spalte sind alle Pro­dukt-IDs aufge­führt und in der Spalte daneben die Namen, die Beze­ich­nun­gen der Pro­duk­te. Dadurch ist gewährleis­tet, dass jed­er ID stets der gle­iche Name zuge­ord­net wer­den kann. Ich habe das File ein­mal in dieser Arbeitsmappe für Sie vor­bere­it­et. Ach ja, ich habe diese Mappe bei mir im Verze­ich­nis D:\Data\ abgelegt. Wenn Sie die Abfrage aus der weit­er unten von mir zur Ver­fü­gung gestellte Mappe direkt für ihre Zwecke nutzen wollen müssen Sie dieses File entwed­er im gle­ichen Pfad auf Ihrem Rech­n­er able­gen oder die Dat­en in Pow­er Query entsprechend anpassen (siehe hier).

Um diesen Weg beschre­it­en zu kön­nen, gehen Sie so vor:

• Erstellen Sie erst ein­mal  (beispiel­sweise per Duplizieren) eine Kopie der Abfrage Anfügen2. Das ist eine reine Vor­sichts­maß­nahme, die ich mir angewöh­nt habe. Das Ergeb­nis ist die Abfrage Anfügen2 (2).
• Führen Sie hier im recht­en Seit­en­fen­ster einen Dop­pelk­lick auf Grup­pierte Zeilen durch.
• Zeigen Sie im Dia­log Grup­pieren nach auf das Feld mit dem Ein­trag Pro­dukt und es erscheinen rechts daneben drei rel­a­tiv große Punk­te: •••
• Klick­en Sie darauf und wählen Sie Löschen, danach schließen Sie diesen Dia­log per OK.
• Wenn Sie nun im recht­en Seit­en­fen­ster auf Aggregierte Data Klick­en wer­den sie in der Abfragetabelle erken­nen, dass die Spalte Pro­dukt ent­fer­nt wor­den ist.

Irgend­wie müssen die Dat­en ja aus der soeben erstell­ten oder von Ihnen herun­terge­lade­nen exter­nen Datei in diese Abfrage inte­gri­ert wer­den. Auch auf die Gefahr hin, dass jet­zt die eine oder andere Abfrage unge­wollt in das aktuelle Work­book gespe­ichert (geschrieben) wird, Klick­en Sie auf das Sym­bol Schließen & laden. Sie müssen näm­lich direkt in Excel eine neue, weit­ere Abfrage erstellen. Und ja, das mit den eventuell unge­wollt in die Arbeitsmappe geschriebe­nen Dat­en kön­nen Sie später noch bere­ini­gen. Hin­weis: Sie kön­nen das unge­wollte Spe­ich­ern natür­lich unterbinden, wenn Sie die entsprechen­den Abfra­gen rechtzeit­ig (also vorher) als Nur Verbindung kennze­ich­nen. 💡 

Wieder in Excel wer­den sie entwed­er den Menüpunkt Pow­er Query in den älteren und das Menü Dat­en in den Ver­sio­nen ab Excel 2016 aktivieren; dort wählen Sie den Menüpunkt Aus Datei. Im Pull­Down-Menü der älteren Ver­sio­nen dann naturgemäß Aus Excel und wählen Sie dann die entsprechende Datei auf Ihrem Com­put­er. In den Ver­sio­nen ab 2016 wählen Sie Dat­en abrufen | Aus Datei | Aus Arbeitsmappe und anschließend dop­pelk­lick­en Sie auf die entsprechende Datei im File-Dia­log ID_Produkt-Liste.xlsx oder Sie markieren den Ein­trag und wählen Importieren. Es öffnet sich der Nav­i­ga­tor. Vorzugsweise wählen Sie dort die Tabelle ID_Produkt aus. Erweit­ern Sie die Schalt­fläche Laden und wählen dort Laden in… und im Dia­log markieren Sie Nur Verbindung erstellen, da die Tabelle ja später in der Mappe nicht sicht­bar sein soll.

Öff­nen Sie die Abfrage Anfügen2 (2) und tre­f­fen im Menü Home bzw. Start die Auswahl Kom­binieren | Abfra­gen zusam­men­führen und tre­f­fen Sie für die untere Tabelle im mit­tleren Bere­ich die Auswahl ID_Produkt. Markieren Sie in bei­den Tabellen die Spalte ID-Nr und schließen Sie dann dieses Fen­ster.

Erweit­ern Sie nun noch die neue Spalte ID_Produkt und acht­en Sie darauf, dass auss­chließlich das Kästchen Pro­dukt mit einem Häkchen verse­hen ist. Ver­schieben sie diese Spalte beispiel­sweise durch ziehen an die zweite Posi­tion. Sortieren Sie erforder­lichen­falls die Spalte ID-Nr noch auf­steigend und auch dieses Prob­lem ist gelöst. – Wenn Sie mehr über diese Art der Verknüp­fung wis­sen möcht­en, lesen Sie gerne hier etwas mehr zum The­ma PQ-Ver­weis nach. – Mich stört in den Über­schriften für die Monate der Text „Summe von „, da kor­rigiere ich die Ein­träge einen nach dem anderen per F2, Dop­pel- oder Recht­sklick in die Über­schrift und ein let­ztes Mal in dieser Runde Schließen & laden.

Und da jet­zt auch die Möglichkeit gegeben ist, dop­pelte IDs zu ver­hin­dern, ist auch das „Hin­der­nis” (siehe die Über­schrift ganz oben) beseit­igt. Meine Mappe mit den Muster-Ergeb­nis­sen des derzeit­i­gen Standes kön­nen Sie hier von unsrem Serv­er herun­ter­laden. Die Inter­ims-Dateien, welche für das Endergeb­nis nicht direkt wichtig sind, habe ich als „Nur Verbindung” gespe­ichert, die sind also nicht in der Mappe zu sehen. Und natür­lich kön­nen Sie auch noch die bei­den Abfra­gen Anfügen1 und Anfügen2 löschen, sie waren ja „nur” die Matritze für die Arbeits-Kopi­en der Abfra­gen. Der Hin­ter­grund für das Erstellen der Kopi­en ist ganz ein­fach, dass ich für den Fall, dass etwas mit den Arbeits-Kopi­en total schief läuft, ich diese Arbeits-Kopie lösche und wieder ohne großen Stress eine „saubere” Basis habe. (Ich weiß, wovon ich rede… 🙄 )

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Eine Arbeitsmappe je Monat

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht … wenn die zu importieren­den Files nicht als einzelnes Blatt in 1 Mappe son­dern jew­eils in ein­er einzel­nen Mappe also in je ein­er eige­nen Arbeitsmappe liegen, ist das eine deut­lich andere Aus­gangslage und auch Vorge­hensweise. Und ehe jet­zt vielle­icht von Ihnen der dur­chaus berechtigte Ein­wand kommt, dass ein Anwen­der doch die entsprechen­den Blät­ter der Monats-Arbeitsmap­pen in die Auswer­tungs-Mappe kopieren kön­nte… Das gin­ge zwar, aber Redun­danzen sind ein­fach nicht erwün­scht und führen spätestens dann zu Fehlern, wenn die Quell­dat­en ein­mal verän­dert wer­den und der Sach­bear­beit­er nicht davon in Ken­nt­nis geset­zt wird. Aber das ist dann doch auch eine ganz andere Baustelle. Darum:

 To be to con­tin­ued …

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