Bereichsnamen erhöhen die Transparenz
Eingangs-Beispiel
Bereichsnamen können eine enorme Erleichterung bei der Arbeit mit Excel darstellen. Wenn diese Namen geschickt und sinnvoll vergeben werden, dann können sonst sehr trockene und nicht wirklich auf den ersten Blick aussagekräftige Formeln plötzlich „sprechen”! Sehen Sie sich einmal diese Formel als Beispiel an:
=A2*C2*$H$1
Aha. Ich sehe schon, wie Sie in einer realen Tabelle immer schön nachsehen müssen, welche Überschrift denn die entsprechende Spalte hat, welcher Wert eigentlich gemeint ist. Und nun einmal diese Formel mit Bereichsnamen:
=Menge*Einzelpreis*MwSt
Sie werden sofort erkennen, dass dort für den entsprechenden Posten die Mehrwertsteuer berechnet wird. Und das schöne dabei ist, dass Sie eine solche Formel auch herunterkopieren können, genau wie die oben aufgezeigte.
Bereichsnamen erstellen
In frühen Excel-Versionen konnten Sie über einen (von der Version abhängigen) Menüpunkt Bereichsnamen vergeben. Das geht heute auch noch, aber der vorerst schnellste Weg sieht so aus: Markieren Sie den gesamten Bereich, der mit einem Namen angesprochen werden soll. Das kann beispielsweise die gesamte Spalte A sein, wo im obigen Beispiel die Menge drinsteht. Nach Belieben können Sie nun den Namen Menge, Stück, Liter oder was auch immer vergeben. Problematisch wird es mit einem Namen wie Anzahl, Summe (und weitere), denn das sind gleichzeitig die Namen einer Excel-Funktion. Im Normalfall wird es nicht zu Irritationen führen, aber bekanntlich ist Vorsicht besser als Nachsicht. 🙂 Anschließend Klicken Sie in das Namenfeld:
Hier den Bereichsnamen schreiben
… und mit Return bestätigen. – Angenommen, dass Die weitere Spalten mit einem Namen (beispielsweise Einzelpreis), dann gehen Sie dort genau so vor. Bei einzelnen Zellen wie der Mehrwertsteuer markieren Sie naturgemäß nur diese eine Zelle. Natürlich können Sie auch eine begrenzte Anzahl von Zeilen einer Spalte oder ganze Zeilen bzw. Teile davon oder beliebige andere Bereiche markieren und mit einem Namen versehen. Einen Einblick in den großen Vorteil hatten Sie schon zu Beginn dieses Artikels.
Mit Bereichsnamen arbeiten
Dass eine solche Formel viel sprechender ist, das haben Sie schon gesehen. Vielleicht etwas mehr Zeichen zum eingeben, aber das ist einmalig. Denn wenn Sie beispielsweise in E2 die Formel
=Menge*Einzelpreis*MwSt
eingeben, dann können Sie diese auch einfach herunter ziehen. Excel wird immer die Werte aus der gleichen Zeile zur Berechnung heranziehen, sofern beide Namen auch in der Zeile vertreten sind. Die Mehrwertsteuer wird immer mit dem Wert aus H1 berechnet, da dieser Name nie in der gleichen Zeile existiert.
Hinweise
- Excel wird in den meisten Fällen die Markierung eines kompletten benannten Bereichs nicht in der A1-Schreibweise in die Formel übernehmen sondern den Bereichsnamen automatisch übernehmen.
- Wenn Sie mit Tabellenbereichen (erstellt mit beispielsweise StrgT) oder (in älteren Versionen mit Listenbereichen (StrgL) arbeiten, dann werden diese automatisch mit einem Bereichsnamen versehen. Hier werden die Größen der Bereiche bei Änderungen automatisch angepasst.
Änderung des zugeordneten Bereichs
Wenn Sie den Namensbereich ‑aus welchen Gründen auch immer- anpassen wollen oder müssen, dann geht das nicht so einfach mit einer erneuten Markierung und dann den gleichen Namen verwenden. Da sträubt sich Excel gegen diese Bemühungen. Hier bleibt Ihnen nur der Weg über das Menü und die Ribbons. Beginnen Sie damit, dass Sie eine beliebige Zelle des anzupassenden Bereichs mit der Maus anklicken oder auf anderem Wege selektieren.
Im Menü Formeln finden Sie in der Gruppe Definierte Namen die Auswahl Namen definieren. Ein Klick darauf und dieses Fenster erscheint:
Namensmanagement über das Menü
Sie erkennen, dass der Bereichsname bereits übernommen wurde. Wichtig ist hier nur die untere Eingabezeile Bezieht sich auf:. Dort geben Sie nach dem dargestellten Muster die neuen Bereichskoordinaten ein, beispielsweise =Tabelle1!$A2:$A50 und anschließend OK. Damit ist dann das neue Areal für diesen benannten Bereich festgelegt.
Bereichsnamen ändern oder löschen
Ebenfalls im Menü Formeln finden Sie auch in der Gruppe Definierte Namen die Auswahl Namensmanager:
Der Alleskönner Namensmanager
Hiermit können Sie alles machen, was Sie bisher auf anderen Wegen bewerkstelligt haben. Über die Befehlsflächen Löschen und Bearbeiten… lassen sich Ihre Wünsche erfüllen. Markieren Sie zuerst im großen Fenster die Bereichsnamen und anschließend ein Klick auf die Schaltfläche. Der Rest ist dann wirklich selbst erklärend. 😀
Alle Bereichsnamen in einer Tabelle auflisten
Wenn Sie alle verwendeten Bereichsnamen in eine Liste eintragen wollen, dann gehen Sie bitte so vor:
Ab Excel 2010
- Wählen Sie die obere Zelle, wo die Auflistung stehen soll
- Öffnen Sie das Menü Formeln
- In der Gruppe Definierte Namen auf den DropDown-Pfeil im Menüpunkt In Formeln verwenden ▼ Klicken.
- Hier den alleruntersten Punkt Namen einfügen… wählen und im neuen Fenster auf Liste einfügen Klicken.
Bis Excel 2003Wählen Sie die obere Zelle, wo die Auflistung stehen soll
- Wählen Sie die obere Zelle, wo die Auflistung stehen soll
- Über das Menü: Einfügen | Namen | Einfügen wählen
- Im neu geöffneten Dialog-Fenster auf Liste einfügen Klicken.