Grundlegende Begriffe (allgemein)
In Excel allgemein und insbesondere in diesem Blog werden immer wieder Fachbegriffe verwendet. Damit Sie nicht herumrätseln müssen was denn nun genau gemeint ist oder gar etwas anderes verstehen als gemeint ist, stellen wir Ihnen hier nach und nach wichtige Basis-Begriffe vor. Fast alle sind mit unterstützenden Bildern erklärt. Die Screenshots wurden mit Excel 2010 erstellt. Im Laufe der Zeit wird diese Aufstellung ergänzt.
Menü
Das Excel-Menü
Der Bereich sehr weit oben im Excel-Fenster stellt das Menü dar. Es sind (hier in dieser Version) Reiter, ähnlich wie die auf Karteikarten. Der aktive Menüpunkt (hier: Start) wird besonders hervorgehoben. Die Auswahl erfolgt durch einen Klick auf einen der Reiter.
Menüband, Ribbons
Das Menü-Band, die Ribbons
Das Menüband, auch (engl.) Ribbons genannt, besteht aus verschiedenen Gruppen. Hier im Bild sind Zwischenablage und Schriftart zu sehen. Innerhalb jeder Gruppe sind mehrere Symbole, auch oft als Icon bezeichnet. Die meisten Gruppen lassen sich durch einen Klick auf das kleine Symbol (nach rechts unten zeigender diagonaler Pfeil) erweitern. Gleiches gilt auch für verschiedene Symbole, die dann mit einem nach unten zeigenden Dreieck gekennzeichnet sind. Ein einfacher Klick auf ein Symbol löst die zugehörige Aktion aus.
Namensfeld, Namensbereich, Namenszeile
Das Namensfeld in Excel
Oft verkannt und unterschätzt: Das Namensfeld. Hier steht entweder die Zelladresse der aktiven Zelle (Spalte und Zeile) oder der Bereichsname eines definierten Bereichs (das kann auch eine einzelne Zelle sein). In diese Zeile können Sie direkt einen Bereichsnamen eingeben, der sich dann auf die aktuelle Markierung bezieht.
Editierzeile, Editierbereich, Bearbeitungsleiste
Die Editierzeile für die Eingabe von Werten und Formeln
Dieser recht breite Bereich beginnt mit der Schaltfläche, wo Sie das fx als Schalter verwenden können und umfasst den ganzen Bereich des weißen Textfeldes. Hier sehen Sie die Formeln oder die Werte, welche in der aktiven Zelle stehen. In diesem Bereich können Sie direkte Änderungen an den Werten, Funktionen, Formeln der aktiven Zelle vornehmen und noch vieles mehr. Insbesondere Fehlersuche ist sehr nützlich. Sie können Formeln und Werte direkt in die Berarbeitungsleiste (Bearbeitungszeile, Eingabezeile) eingeben oder in die Zelle.
Grundlegende Begriffe (Tabelle, etc.)
Arbeitsbereich
Der eigentliche Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich ist das, was normalerweise und bis zur Version 2003 auch korrekt als Tabelle bezeichnet wird. Mit Excel 2007 kann ein definierter Bereich besonders angesprochen werden, Microsoft verwendet in der deutschen Version dafür die Bezeichnung Tabelle. Darum ist der Ausdruck Tabellenblatt (oder englisch WorkSheet) eindeutiger. Der Arbeitsbereich setzt sich aus Zeilen und Spalten zusammen.
Aktive Zelle
Die aktive Zelle
Hier durch die dicke, schwarze Umrandung ganz deutlich zu sehen: Die aktive Zelle. Gleichzeitig ist bei diesem Bereich (der aus 1 Zelle besteht) der entsprechende Zeilen- und Spaltenkopf farblich hervorgehoben. Es kann in einer Arbeitsmappe immer nur eine einzige aktive Zelle geben.
Ausfüllkästchen
Durch Markierung hervorgehoben: Das Ausfüllkästchen
Unten rechts in der aktiven Zelle (oder einer Bereichsmarkierung) ist das Ausfüllkästchen. Wenn der Mauscursor dieses Aussehen hat, dann können Sie den Inhalt und die Formatierung der aktiven Zelle oder des Bereichs entweder durch ziehen mit der Maus in jede Richtung oder durch einen Doppelklick nach unten kopieren. Je nach Situation wird dann kopiert oder eine Reihe gebildet.
Bereich, Bereichsmarkierung
Eine Bereichsmarkierung
Mehrere markierte Zellen stellen einen Bereich dar. Die Markierung ist dann entsprechend die Bereichsmarkierung. Die aktive Zelle ist weiß hervorgehoben und stets der Ausgangspunkt der Markierung. Hätte ich die Markierung in C5 begonnen und die Maus dann nach B3 gezogen, dann wäre hier C5 die aktive Zelle und nicht in blaugrau dargestellt. Mit Hilfe von Strg können mehrere nicht zusammenhängende Bereiche markiert werden.
Zeilen- und Spaltenköpfe
Die Zeilen- und Spaltenköpfe
Jede Zeile und jede Spalte des Tabellenblattes hat eine eindeutige Bezeichnung. Die Zeilen haben die Zahlen, die Spalten die Buchstaben. Diese Bezeichnungen stehen oberhalb und links des Tabellenbereichs in einer Art Schaltfläche, hier sind das die viereckigen „Kästen” mit einer gräulichen Hintergrundfarbe. Das sind die Zeilen- und Spaltenköpfe. Der markierte Bereich wird in den Zeilen- und Spaltenköpfen farblich hervorgehoben, hier ist der Spaltenkopf B und der Zeilenkopf 3 mit einem Goldton markiert.
Hilfsspalte
In den verschiedensten Situationen kann es erforderlich oder einfach nur sinnvoll sein, eine so genannte Hilfsspalte anzulegen. Beispiel: Sie wollen grob prüfen, ob es sich bei einem in Spalte A eingegebenen Text, beginnend in A1 um eine e‑Mailadresse handelt. Als einziges Kriterium wollen Sie „nachsehen”, ob das @ darin enthalten ist. Zugegeben, dafür würde wohl kaum jemand eine Hilfsspalte anlegen, aber als Beispiel ist es so schön einfach 😎 . Sie würden nun also in Spalte B gehen und prüfen, ob die Spalte wirklich komplett leer ist. Falls nein, fügen Sie eine neue, leere Spalte ei; sie können diese ja später wieder löschen, falls sie nicht mehr gebraucht wird. Geben Sie nun folgende Formel in B1 ein: =NICHT(ISTFEHLER(SUCHEN("@";A1))) und das Ergebnis wird ein WAHR oder ein FALSCH auf die Frage sein, ob die Zelle ein „@ enthält. Damit können Sie nun wunderbar arbeiten.
Noch ein Beispiel, wo die Hilfsspalte praktisch erforderlich ist: Sie haben eine KundenListe, welche kein nachvollziehbares Ordnungskriterium hat. Die Kunden wurden in der Reihenfolge eingetragen, wie sie das erste Mal bei uns gekauft haben. Diese Reihenfolge darf auch nicht verändert werden.
Jetzt soll die Liste nach Postleitzahlen (PLZ) sortiert werden. So weit, so gut. Aber Excel kann nach einer Neusortierung nicht so ohne weiteres wider die ursprüngliche Sortierreihenfolge herstellen. „Rückgängig” soll einmal außen vor bleiben. Da bietet sich diese Lösung an:
- Fügen Sie vor Spalte A eine neue Spalte ein
- Schreiben Sie in A1 eine beliebige Überschrift, falls auch sonst in Zeile 1 die Überschriften stehen
- In die Zelle darunter schreiben Sie diese Formel:
=ZEILE() - Kopieren Sie die Formel bis zur letzten Zeile der Daten nach unten
- Markieren Sie die Daten in Spalte A, Kopieren Sie diese und fügen Sie die dann wieder Als Wert an gleicher Stelle ein. Dadurch wird aus der bisherigen Formel ein unveränderlicher Wert
- Sortieren Sie nun Ihre Tabelle (einschließlich der neuen Spalte A) nach der PLZ
- Drucken Sie nun die Liste beispielsweise ab Spalte B aus; das geht recht gut, wenn Sie Spalte A verstecken/ausblenden
- Wenn Sie fertig sind, blenden Sie erforderlichenfalls Spalte A wieder ein und sortieren nun nach dieser Spalte. Die alte Reihenfolge ist wieder hergestellt.
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