Basics

Grund­le­gen­de Be­grif­fe (all­ge­mein)

In Ex­cel all­ge­mein und ins­beson­dere in die­sem Blog wer­den im­mer wie­der Fach­be­griffe ver­wen­det. Da­mit Sie nicht herum­rät­seln müs­sen was denn nun ge­nau ge­meint ist oder gar et­was an­de­res ver­ste­hen als ge­meint ist, stel­len wir Ih­nen hier nach und nach wich­ti­ge Ba­sis-Be­grif­fe vor. Fast alle sind mit unter­stützen­den Bil­dern erk­lärt. Die Screen­shots wur­den mit Ex­cel 2010 er­stellt. Im Lau­fe der Zeit wird die­se Auf­stel­lung er­gänzt.

Menü

Das Excel-Menü

Das Ex­cel-Me­nü

Der Bere­ich sehr weit oben im Excel-Fen­ster stellt das Menü dar. Es sind (hier in die­ser Ver­sion) Reit­er, ähn­lich wie die auf Kar­tei­kar­ten. Der ak­ti­ve Me­nü­punkt (hier: Start) wird beson­ders her­vorge­hoben. Die Aus­wahl erfol­gt durch ei­nen Klick auf ei­nen der Reit­er.

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Men­üband, Rib­bons

Das Menü-Band, die Ribbons

Das Me­nü-Band, die Rib­bons

Das Men­üband, auch (engl.) Rib­bons genan­nt, beste­ht aus ver­schiede­nen Grup­pen. Hier im Bild sind Zwis­chen­ablage und Schrif­tart zu se­hen. Inner­halb jed­er Grup­pe sind meh­re­re Sym­bole, auch oft als Icon beze­ich­net. Die meis­ten Grup­pen las­sen sich durch ei­nen Klick auf das klei­ne Sym­bol (nach rechts un­ten zeigen­der diag­o­naler Pfeil) erweit­ern. Gle­ich­es gilt auch für ver­schiedene Sym­bole, die dann mit ei­nem nach un­ten zeigen­den Drei­eck gekennze­ich­net sind. Ein ein­fach­er Klick auf ein Sym­bol löst die zuge­hörige Ak­ti­on aus.

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Na­mens­feld, Na­mens­be­reich, Na­mens­zei­le

Das Namensfeld in Excel

Das Na­mens­feld in Ex­cel

Oft verkan­nt und unter­schätzt: Das Na­mens­feld. Hier ste­ht entwed­er die Zel­ladresse der akti­ven Zel­le (Spal­te und Zei­le) oder der Bere­ich­sname ei­nes de­fi­nier­ten Bere­ichs (das kann auch eine ein­zel­ne Zel­le sein). In die­se Zei­le kön­nen Sie di­rekt ei­nen Bere­ich­sna­men ein­ge­ben, der sich dann auf die ak­tu­el­le Mar­kie­rung be­zieht.

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Edi­tier­zei­le, Edi­tier­be­reich, Be­ar­bei­tungs­leis­te

Die Editierzeile für die Eingabe von Werten und Formeln

Die Edi­tierzeile für die Ein­ga­be von Wer­ten und For­meln

Die­ser recht bre­ite Bere­ich begin­nt mit der Schalt­fläche, wo Sie das fx als Schal­ter ver­wen­den kön­nen und um­fasst den gan­zen Bere­ich des wei­ßen Text­fel­des. Hier se­hen Sie die For­meln oder die Wer­te, wel­che in der aktiv­en Zel­le ste­hen. In die­sem Bere­ich kön­nen Sie direk­te Änderun­gen an den Wer­ten, Funk­tio­nen, For­meln der aktiv­en Zel­le vor­neh­men und noch vie­les mehr. Ins­beson­dere Fehler­suche ist sehr nüt­zlich. Sie kön­nen For­meln und Wer­te di­rekt in die Berar­beitungsleiste (Bear­beitungszeile, Ein­ga­be­zei­le) ein­ge­ben oder in die Zel­le.

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Grund­le­gen­de Be­grif­fe (Ta­bel­le, etc.)

Ar­beits­be­reich

Der eigentliche Arbeitsbereich

Der ei­gent­li­che Arbeits­bere­ich

Der Arbeits­bere­ich ist das, was nor­maler­weise und bis zur Ver­sion 2003 auch kor­rekt als Ta­bel­le beze­ich­net wird. Mit Ex­cel 2007 kann ein definiert­er Bere­ich beson­ders ange­spro­chen wer­den, Mi­cro­soft ver­wen­det in der deut­schen Ver­sion da­für die Beze­ich­nung Ta­bel­le. Dar­um ist der Aus­druck Tabel­len­blatt (oder eng­lisch Work­Sheet) ein­deutiger. Der Arbeits­bere­ich set­zt sich aus Zei­len und Spal­ten zusam­men.

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Ak­ti­ve Zel­le

Die aktive Zelle

Die ak­ti­ve Zel­le

Hier durch die di­cke, schwar­ze Umran­dung ganz deut­lich zu se­hen: Die ak­ti­ve Zel­le. Gleich­zeitig ist bei die­sem Bere­ich (der aus 1 Zel­le beste­ht) der ent­spre­chen­de Zei­len- und Spal­tenkopf far­blich her­vorge­hoben. Es kann in ein­er Ar­beits­map­pe im­mer nur eine ein­zi­ge ak­ti­ve Zel­le ge­ben.

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Aus­füll­käst­chen

Durch Markierung hervorgehoben: Das Ausfüllkästchen

Durch Mar­kie­rung her­vorge­hoben: Das Aus­fül­lkästchen

Un­ten rechts in der aktiv­en Zel­le (oder ein­er Bere­ichs­markierung) ist das Aus­fül­lkästchen. Wenn der Maus­cur­sor die­ses Ausse­hen hat, dann kön­nen Sie den In­halt und die Forma­tie­rung der aktiv­en Zel­le oder des Bere­ichs entwed­er durch zie­hen mit der Maus in jede Rich­tung oder durch ei­nen Dop­pelk­lick nach un­ten ko­pie­ren. Je nach Sit­u­a­tion wird dann ko­piert oder eine Rei­he ge­bil­det.

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Be­reich, Be­reichs­mar­kie­rung

Eine Bereichsmarkierung

Eine Bere­ichs­markierung

Meh­re­re mar­kier­te Zel­len stel­len ei­nen Bere­ich dar. Die Mar­kie­rung ist dann ent­spre­chend die Bere­ichs­markierung. Die ak­ti­ve Zel­le ist weiß her­vorge­hoben und stets der Aus­gangs­punkt der Mar­kie­rung. Hät­te ich die Mar­kie­rung in C5 be­gon­nen und die Maus dann nach B3 gezo­gen, dann wäre hier C5 die ak­ti­ve Zel­le und nicht in blau­grau dar­ge­stellt. Mit Hil­fe von Strg kön­nen meh­re­re nicht zusam­men­hän­gende Bere­iche mar­kiert wer­den.

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Zei­len- und Spal­ten­köp­fe

Die Zeilen- und Spaltenköpfe

Die Zei­len- und Spal­tenköpfe

Jede Zei­le und jede Spal­te des Tabel­len­blattes hat eine ein­deutige Beze­ich­nung. Die Zei­len ha­ben die Zah­len, die Spal­ten die Buch­staben. Die­se Beze­ich­nun­gen ste­hen ober­halb und links des Tabel­len­bere­ichs in ein­er Art Schalt­fläche, hier sind das die viereck­i­gen „Käs­ten” mit ein­er gräu­li­chen Hin­ter­grund­farbe. Das sind die Zei­len- und Spal­tenköpfe. Der mar­kier­te Bere­ich wird in den Zei­len- und Spal­tenköpfen far­blich her­vorge­hoben, hier ist der Spal­tenkopf B und der Zei­len­kopf 3 mit ei­nem Gold­ton mar­kiert.

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Hilfs­spal­te

In den ver­schieden­sten Sit­u­a­tio­nen kann es erforder­lich oder ein­fach nur sin­nvoll sein, eine so genan­nte Hil­f­ss­palte anzule­gen. Bei­spiel: Sie wol­len grob prü­fen, ob es sich bei ei­nem in Spal­te A eingegebe­nen Text, begin­nend in A1 um eine e‑Mail­adres­se han­delt. Als ein­zi­ges Kri­teri­um wol­len Sie „nach­se­hen”, ob das @ dar­in enthal­ten ist. Zu­ge­ge­ben, da­für wür­de wohl kaum je­mand eine Hil­f­ss­palte anle­gen, aber als Bei­spiel ist es so schön ein­fach  😎 . Sie wür­den nun also in Spal­te B ge­hen und prü­fen, ob die Spal­te wirk­lich kom­plett leer ist. Falls nein, fü­gen Sie eine neue, lee­re Spal­te ei; sie kön­nen die­se ja spä­ter wie­der lö­schen, falls sie nicht mehr ge­braucht wird. Ge­ben Sie nun fol­gende For­mel in B1 ein: =NICHT(ISTFEHLER(SUCHEN("@";A1))) und das Ergeb­nis wird ein WAHR oder ein FALSCH auf die Fra­ge sein, ob die Zel­le ein „@ ent­hält. Da­mit kön­nen Sie nun wun­der­bar arbeit­en.

Noch ein Bei­spiel, wo die Hil­f­ss­palte prak­tisch erforder­lich ist: Sie ha­ben eine Kun­den­Lis­te, wel­che kein nachvol­lziehbares Ord­nungskri­teri­um hat. Die Kun­den wur­den in der Rei­hen­folge einge­tra­gen, wie sie das ers­te Mal bei uns ge­kauft ha­ben. Die­se Rei­hen­folge darf auch nicht verän­dert wer­den.

Jet­zt soll die Lis­te nach Post­leit­zah­len (PLZ) sor­tiert wer­den. So weit, so gut. Aber Ex­cel kann nach ein­er Neu­sortierung nicht so ohne weit­eres wi­der die ur­sprüng­li­che Sortier­rei­hen­folge her­stellen. „Rück­gängig” soll ein­mal au­ßen vor blei­ben. Da bie­tet sich die­se Lö­sung an:

  • Fü­gen Sie vor Spal­te A eine neue Spal­te ein
  • Schrei­ben Sie in A1 eine be­lie­bi­ge Über­schrift, falls auch son­st in Zei­le 1 die Über­schriften ste­hen
  • In die Zel­le dar­un­ter schrei­ben Sie die­se For­mel: =ZEILE()
  • Ko­pie­ren Sie die For­mel bis zur let­zten Zei­le der Dat­en nach un­ten
  • Mar­kie­ren Sie die Dat­en in Spal­te A, Ko­pie­ren Sie die­se und fü­gen Sie die dann wie­der Als Wert an gle­ich­er Stel­le ein. Da­durch wird aus der bish­eri­gen For­mel ein unverän­der­lich­er Wert
  • Sor­tie­ren Sie nun Ihre Ta­bel­le (ein­schließlich der neu­en Spal­te A) nach der PLZ
  • Druck­en Sie nun die Lis­te beispiel­sweise ab Spal­te B aus; das geht recht gut, wenn Sie Spal­te A ver­ste­cken/aus­blen­den
  • Wenn Sie fer­tig sind, blen­den Sie erforder­lichen­falls Spal­te A wie­der ein und sor­tie­ren nun nach die­ser Spal­te. Die alte Rei­hen­folge ist wie­der her­ge­stellt.

 

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