Kleinbrot, Datenschnitt und Zeitachse

Sie wer­den es erah­nen, es wird wieder jene Arbeitsmappe einge­set­zt, die in den let­zten Beiträ­gen die Basis bildete. Es han­delt sich um diese Datei. Es ist wichtig, dass Sie die Basis-Dat­en als Intel­li­gente Tabelle ein­richt­en, später dazu mehr. Erstellen Sie daraus eine Piv­ot­Ta­belle, indem Sie Datum in die ZEILEN ziehen, Pro­duk­t­gruppe in die SPALTEN und Preis in die Ʃ Werte. Das einzige, was Sie im Moment noch machen kön­nten sind Kos­metis­che Kor­rek­turen an den Über­schriften. Und natür­lich die Spal­ten B:H, die soll­ten als Währung for­matiert sein.

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Datenschnitt

Zugegeben, der Name dieser Funk­tion­al­ität ist nicht wirk­lich auf den ersten Blick trans­par­ent. Das hört sich so etwas nach Durch­schnitt an, aber weit gefehlt. Schauen Sie selb­st, es lohnt sich gewiss. Um das Ganze etwas über­sichtlich­er zu gestal­ten, reduzieren Sie die Dat­en auf die vollen Monate. Sie erin­nern sich, Stich­wort Grup­pieren. Bei Bedarf lesen Sie hier noch ein­mal nach. Jet­zt gibt es die Forderung, dass möglichst kom­fort­a­bel und auch trans­par­ent eine Auswahl für die Pro­duk­te bzw. Pro­duk­t­grup­pen getrof­fen wer­den kann. Natür­lich geht es auf dem üblichen Weg, indem Sie in B3 auf die ▼ Schalt­fläche Klick­en und dann die entsprechen­den Häkchen set­zen oder ent­fer­nen. Und bis Excel 2007 war das auch die kom­fort­a­bel­ste Möglichkeit, die Darstel­lung zu fil­tern. Begin­nend mit Excel 2010 gibt es aber den Daten­schnitt. Im Sub-Menü ANALYSIEREN Gruppe Fil­tern ist die Schalt­fläche Daten­schnitt ein­fü­gen. Ein Klick darauf und Sie haben in einem Fen­ster die Auswahl, für welch­es Feld Sie den Daten­schnitt anwen­den wollen:

Fel­dauswahl im Daten­schnitt

Entschei­den Sie sich erst ein­mal für die Pro­duk­t­gruppe und set­zen Sie dort ein Häkchen. In dem Moment haben Sie auch die Möglichkeit, die Auswahl mit OK zu bestäti­gen. Sofort wird das Daten­schnitt-Fen­ster geöffnet:

Daten­schnitt-Auswahl der Pro­duk­te

Derzeit ist jed­er Feld­name blau hin­ter­legt und alle Pro­duk­te wer­den auch angezeigt. Im ersten Schritt sollen einzelne Pro­duk­te angezeigt wer­den und zwar auss­chließlich diese. Beispiel­sweise die Brötchen. Ein Klick auf die blaue Fläche im Daten­schnitt-Fen­ster und umge­hend wer­den alle anderen Felder ohne Hin­ter­grund dargestellt. Selb­stver­ständlich spiegelt sich das auch in der Piv­ot­Ta­belle wieder. Nur die Brötchen und die Gesamt­summe sind in der PT zu sehen. Ein Klick auf beispiel­sweise den Kuchen und sofort ändert sich die Piv­ot­Table. Wollen Sie mehrere Pro­duk­te in der PT darstellen, dann gilt die nor­male Markierungs-Logik aus Excel: Ein Shift – Klick umfasst alle Felder zwis­chen dem bere­its markierten und der aktuell angek­lick­ten. Einzelne, nicht zusam­men­hän­gende Schalt­flächen und damit auch die entsprechende Darstel­lung in der PT erre­ichen Sie, wenn Sie die Taste Strg nutzen. – Sie wer­den rasch merken, dass diese Daten­schnitte extrem schnell den gewün­scht­en Datenex­trakt darstellen kön­nen. Aber wie schon erwäh­nt, lei­der gibt es diese Möglichkeit erst ab Excel 2010. Natür­lich ist es auch möglich, einen weit­eren Daten­schnitt einzufü­gen. Dazu Klick­en Sie wiederum in die PT und kön­nen auf die gle­iche Weise wie zuvor ein neues Daten­schnitt-Objekt erzeu­gen. Das kön­nte beispiel­sweise das Datum sein. Natür­lich wer­den hier automa­tisch nur die Monate zur Auswahl ange­boten. So ist es aus­ge­sprochen ein­fach möglich, die Früh­lingsmonate März bis Mai plus die Pro­duk­te Kaf­fee, Gebäck und Kuchen darzustellen. Und nun stellen Sie sich ein­mal den Aufwand vor, den Sie in „Plain Excel” dafür betreiben müssten … Unvorstell­bar. Sie haben beim Daten­schnitt noch einige Möglichkeit­en mehr, als wir Ihnen hier vorgestellt haben. Immer dann, wenn Sie eines dieser Objek­te aktiviert haben, ist als kon­textbe­zo­genes Menü der Punkt DATENSCHNITTTOOLS mit den OPTIONEN zu sehen. Die meis­ten Ein­stel­lun­gen dienen der Optik, aber die Daten­schnit­te­in­stel­lun­gen (ganz links) sind dur­chaus eines Blick­es wert. Und falls Sie sich fra­gen, wie Sie ganz schnell alle Fil­ter wieder aufheben kön­nen, da gibt es auch eine ganz schnelle Antwort: In der Titelzeile jedes Daten­schnitt-Objek­ts (Fen­sters) ist rechts ein Fil­ter mit einem x zu sehen. Ein Klick darauf und jeglich­er Fil­ter für dieses Feld ist aufge­hoben.

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Zeitachse

Dieser Name ist aus unser­er Sicht aus­ge­sprochen passend gewählt. Sie kön­nen in der Tat nur kalen­darische Dat­en (Zeiträume) und Zeit­en auswählen. Nach einem Klick auf die entsprechende Schalt­fläche zeigt sich solch ein „Fen­ster”:

Die Zeitachse der Piv­ot­Table

Erst ein­mal recht unspek­takulär und schein­bar in Konkur­renz zur Datum-Auswahl, die Sie ger­ade vorher erprobt haben. Ein gravieren­der Unter­schied ist hier gegeben: Es kann nur ein einziger, zusam­men­hän­gen­der Zeitraum markiert und dargestellt wer­den. Und ein weit­er­er bedeu­ten­der Unter­schied: Sie kön­nen (rechts oben) mit einem Klick das Zeit­in­ter­vall verän­dern, welch­es dann in der Piv­ot­Ta­belle dargestellt wird. Wenn also beispiel­sweise rasch ein bes­timmter, kri­tis­ch­er Zeitraum betra­chtet wer­den soll, dann ist dieses eine enorme Hil­fe. Und natür­lich kön­nen Sie auch diese Objek­te über eine spezielle Rib­bon-Bar des Kon­textmenüs nach Ihrem Geschmack verän­dern.

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Und wech …  😆

Wenn Sie mit rechts auf eines der Daten­schnitt- oder Zeitachse-Objek­te Klick­en, dann wird Ihnen alles denkbare ange­boten, nur nicht die Möglichkeit, das Teil zu löschen. Im besten Fall kön­nen Sie es auss­chnei­den, dann ist aber der Inhalt der Zwis­chen­ablage über­schrieben. Um das Ziel zu erre­ichen, gehen Sie so vor: Zeigen Sie mit der Maus auf einen der Rän­der des Objek­ts. Der Mauszeiger muss nun so ausse­hen, wie hier gezeigt:

Das ganze Objekt markieren

Nun ein Linksklick und der ein­fache Rah­men wird zu einem dop­pel­ten Rah­men mit aus­geprägten Eck­punk­ten. Nun die Taste Entf und wech iss­es (soll heißen: weg ist es).

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Endrunde

Angenom­men, die Bäck­erei Klein­brot muss Kosten sparen. Und da kommt die Über­legung auf, dass man ja die Umsätze an den einzel­nen Wochen­t­a­gen ver­gle­ichen kön­nte. Vielle­icht ist ja ein Tag dabei, wo beispiel­sweise nach­mit­tags geschlossen wer­den kann. Unter den derzeit­i­gen Gegeben­heit­en ist es nicht so ein­fach, die Umsätze in der PT nach Wochen­t­a­gen zu grup­pieren. Aber natür­lich gibt es einen Weg… Gehen Sie dazu in das Tabel­len­blatt mit den Basis-Dat­en. Spalte D ist ja noch leer, darum kön­nen Sie in D1 die Über­schrift Wochen­tag schreiben. In D2 tra­gen Sie nun diese Formel ein: =TEXT([@Datum];"TTTT") und Sie erken­nen, dass automa­tisch alle Zeilen der Tabelle mit dieser Formel aufge­füllt wer­den. Übri­gens noch ein­mal zur Erin­nerung: das [@Datum] fügen Sie am leicht­esten in die Formel ein, wenn Sie beim Erstellen der Formel direkt in D2 Klick­en. Bei der Gele­gen­heit kön­nen Sie auch gle­ich in der näch­sten Spalte den Monat auf die gle­iche Weise berech­nen lassen, vielle­icht brauchen Sie den voll aus­geschriebe­nen Monat ja noch. Wech­seln Sie nun wieder zum Tabel­len­blatt mit der Piv­ot­Ta­belle. Stellen Sie den Aus­gangszu­s­tand wieder her. Das bedeutet: Keine Grup­pierung, keine Daten­schnitte, keine Zeitachse, kein Fil­ter. Übri­gens: Wenn Sie das Blatt in solch einem Zus­tand kopieren, haben Sie immer eine „saubere” Vor­lage für weit­ere Vorhaben. Aber irgend etwas fehlt noch. Bei den Feld­na­men fehlt noch der Wochen­tag und gegebe­nen­falls auch der Monat. Da die Verknüp­fung zu ein­er Intel­li­gen­ten Tabelle erstellt wor­den ist müssen Sie nicht die Daten­quelle ändern, es reicht, wenn Sie in der Gruppe Dat­en den Punkt Aktu­al­isieren oder Alle aktu­al­isieren aus­führen. Schon kön­nen Sie auch auf dieses Feld bzw. bei­de Felder zugreifen Führen Sie sich noch ein­mal das Ziel vor Augen: Gibt es einen bes­timmten Wochen­tag, wo auf­fal­l­end weniger Umsatz als an anderen Tagen gemacht wurde? Und es geht dabei naturgemäß nicht um die Pro­duk­te son­dern um die Tage­sum­sätze. Sie brauchen also wed­er das Feld Datum noch die Pro­duk­t­gruppe. Die Häkchen kön­nen Sie also ent­fer­nen. Da Sie ja die Wochen­t­age betra­cht­en wollen, Klick­en Sie nun noch auf das Feld Wochen­tag. Und nun kommt vielle­icht die erste Über­raschung: Es gibt auch an zumin­d­est einem Son­ntag Umsatz. Und das, obwohl doch gar nicht an Son­nta­gen geöffnet war? Nur wenn Sie neugierig sind hier eine Möglichkeit her­aus zu bekom­men, wann dieser Umsatz gemacht wurde:

• Aktivieren Sie das Feld Datum
• Set­zen Sie in A3 den Fil­ter auf Son­ntag oder nutzen Sie die Option Daten­schnitt
• Ziehen Sie Ihre Schlussfol­gerun­gen und set­zen Sie den Fil­ter dann wieder so, wie es sin­nvoll erscheint.

Sie haben vielle­icht schon eben an mein­er Aus­druck­sweise gemerkt, dass der Fil­ter nicht unbe­d­ingt ganz aufge­hoben wer­den soll. Diese zwei Son­ntage waren ein Test, sie ver­fälschen aber das Gesamt­bild. Darum ist es sin­nvoll, den Son­ntag auszublenden. Und das Feld Datum wird natür­lich auch nicht mehr gebraucht. Das Ganze sollte sich nun bei Ihnen so darstellen:

Umsätze der Wochen­t­age

Statt der Über­schrift Datum kön­nte nun auch Wochen­tag dort ste­hen, ganz nach Wun­sch. Die Zahlen an sich sind ja klar und ein­deutig. Aber vielle­icht möcht­en Sie das ja auch über ein Piv­otChart auf­bere­it­en? Ver­suchen Sie es ein­fach ein­mal. Die Säulen bieten sich an, egal ob nun 2‑D oder 3‑D. Pro­bieren Sie aber auch ein­mal die (liegen­den) Balken. Vielfach ist mit diesem Dia­gramm-Typ der Unter­schied ein­drucksvoller darstell­bar.

Jet­zt fra­gen Sie sich vielle­icht noch, wozu Sie die aus­geschriebe­nen Monat­sna­men nutzen kön­nen. Derzeit (Excel 2013) gibt es keine Möglichkeit, die Monatsabkürzun­gen direkt und ohne Umwege in Lang­form darzustellen. Im fol­gen­den Screen­shot sehen Sie, wie Sie beispiel­sweise das erschaf­fene Feld nutzen kön­nen:

Über einen Umweg: Voll aus­geschriebene Monat­sna­men

Die Ein­stel­lun­gen sind deut­lich erkennbar, weit­ere „Tricks” sind nicht dabei. Übri­gens: Wenn Sie auf das Bild Klick­en, wird es in einem getren­nten Fen­ster größer und dadurch auch etwas schär­fer dargestellt.

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Zum guten Schluss

Sie ahnen es, dieses kleine in sich geschlossene Sem­i­nar hat hier­mit sein Ende gefun­den. Die hier gezeigten Auf­gaben sind alle Teil eines Sem­i­nars, ein­er Schu­lung. Unser Spon­sor GMG Com­put­er-Con­sult­ing nutzt bei freien als auch Fir­mensem­inaren und Train­ings diese Unter­la­gen und Auf­gaben. Dort wird dann natür­lich wirk­lich in die Tiefe gegan­gen, selb­stver­ständlich wer­den offene Fra­gen (auch aus anderen Bere­ichen, soweit es die Zeit zulässt) disku­tiert und auch gezielte Beispiele aus einem den Teil­nehmern bekan­nten Umfeld erar­beit­et. Das ist aber auch der Grund, dass die Erk­lärun­gen hier im Blog mitunter etwas knapp aus­fall­en und eine Grund­wis­sen in Excel voraus­set­zen. Diese Klein­Piv­ot-Episode soll für Sie in diesem Blog einen Ein­stig in die Welt des Piv­ots erle­ichtern. Vielle­icht wer­den irgend­wann auch noch ein­mal Videos dazu kom­men, aber das ist noch Zukun­ftsmusik. Derzeit ist das aus finanzieller Sicht nicht möglich, da all diese Inhalte hier im Netz ja kosten­frei sind, wir aber dur­chaus andauernde Kosten hier­für haben. Aber immer­hin, einige Nutzer haben ihren Dank für die recht umfan­gre­iche Arbeit an diesem gesamten Pro­jekt durch beispiel­sweise einen Ama­zon-Gutschein zum Aus­druck gebracht. Das macht Mut zum Weit­er­ma­chen. In Sachen Piv­ot ist hier an ver­schiede­nen Stellen noch das eine oder andere zu find­en und es wird gewiss auch noch mehr, denn PT kön­nen die Arbeit enorm erle­ichtern. Auf jeden Fall freuen wir uns, dass Sie bis hier­hin durchge­hal­ten haben.

KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

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