Hin­ter diesen unschein­baren Namen ver­steckt sich eine Leis­tungs­fähigkeit des Excel, von der ich früher noch nicht ein­mal zu träu­men wagte. Und auch heute noch freue ich mich immer wieder aufs neue, dass ich dieses Fea­ture nutzen kann. Apro­pos „nutzen”, viele User nutzen die Funk­tion­al­ität an sich, das heißt sie Klick­en auf die Menü-Schalt­fläche Als Tabelle for­matieren um die Dat­en far­blich aufzu­pep­pen. Das ist ein angenehmer Neben­ef­fekt, die vie­len pos­i­tiv­en Dinge, die sich dahin­ter noch ver­ber­gen, sind weitest­ge­hend unbekan­nt. Und dem wollen wir mit diesen Beiträ­gen ent­ge­gen wirken.

Vorbereitung

Sie soll­ten auf jeden Fall die hier vorgestell­ten Beispiele selb­st nachar­beit­en, denn nur lesen bringt nicht wirk­lich viel. Als Daten­ba­sis ver­wende ich eine hier im Blog öfter ver­wen­dete Tabelle, die Mit­glieder des deutschen Bun­destages, Stand Mitte 2015. Das sind erst ein­mal die Roh-Dat­en, die zu ein­er Kun­den-Liste auf­bere­it­et wer­den. Da das nicht direkt und vor allen Din­gen nicht auss­chließlich zu diesem The­ma gehört, habe ich die Beschrei­bung der Auf­bere­itung aus­ge­lagert und an dieser Stelle in unserem Blog beschrieben. Die fer­tige Kun­den-Liste ste­ht Ihnen hier zum Down­load zur Ver­fü­gung. Der Form hal­ber noch dieser Hin­weis: Nur die Namen und die Partei-Zuge­hörigkeit entspricht der Real­ität zu dem Zeit­punkt, alle anderen Angaben sind durch den Zufall bzw. durch die Zufalls-Funk­tion­al­ität des Excel bes­timmt. Die später ver­wen­de­ten kalen­darischen Dat­en sowie die Umsatz­zahlen als auch die Auswahl der Käufer sind reine Fik­tion und ohne die Absicht ein­er Wer­tung.

Auch wenn Sie die Arbeitsmappe sel­ber erstellt haben, soll­ten Sie der besseren Nachvol­lziehbarkeit und Ver­gle­ich­barkeit wegen stets die hier ver­Link­ten Map­pen ver­wen­den; Kun­den­num­mern, (später ver­wen­dete) kalen­darische Dat­en und Beträge sind dann in jedem Fall genau so, wie hier aufgezeigt.

Laden Sie also bitte erst ein­mal nur die Kun­den­Liste, soweit Sie es noch nicht getan haben. Öff­nen Sie die Datei. Bew­erten Sie den Auf­bau der Datei. – Sie erken­nen, dass in der ersten Zeile Über­schriften sind und danach fol­gend über 600 Kun­den, die nach ihrem Nach- und Vor­na­men sortiert sind. Und nun sind Sie fit für die Intel­li­gente Tabelle.  🙂 

Erste Schritte (Überblick)

Eigentlich ist dieser Abschnitt ein Inter­mez­zo. Vielle­icht auch ein Appe­tiz­er, um Sie auf den Geschmack zu brin­gen und um aufzuzeigen, dass auch größere Daten­men­gen prob­lem­los hand­hab­bar sind. Wobei auch die hun­dert­fache Menge an Zeilen kein Prob­lem darstellt. – So richtig Schritt für Schritt wer­den Sie weit­er unten in die Materie einge­führt.

Die oben genan­nte Datei (mit den knapp 700 Daten­sätzen) haben Sie geladen, die Kun­den­Liste ist das aktive Blatt. Die aktive Zelle ist an beliebiger Stelle im Daten­bere­ich, beispiel­sweise A1. Zu diesem Zeit­punkt betäti­gen Sie StrgL oder StrgT; bei­des führt zum gle­ichen Ziel, soweit Sie eine Ver­sion ab 2007 haben. Umge­hend wird sich solch ein Dia­log-Fen­ster öff­nen:

Dialogfen­ster zur Erstel­lung ein­er Liste

Kon­trol­lieren Sie unbe­d­ingt die Vor­gaben, denn es ist nicht zwin­gend gewährleis­tet, dass die dort ste­hen­den Angaben stim­men. Der Bere­ich wird aus dem Are­al der zusam­men­hän­gen­den Dat­en gebildet, welche sich um die aktive Zelle grup­pieren. Kom­plett leere Zeilen bedeuten das Ende der Liste! – Die Über­schriften iden­ti­fiziert Excel, wenn in der ersten Zeile der Markierung ein ander­er Daten­typ vorhan­den ist als in den darunter liegen­den. In diesem Fall sind die Vor­gaben kor­rekt und Sie kön­nen sie per OK übernehmen. Umge­hend zeigen sich die Dat­en in einem gän­zlich anderen Lay­out:

Aus den Dat­en automa­tisch erstellte Tabelle

Was natür­lich sofort auf­fällt: Die blau-weiße Tabel­lierung und dass offen­sichtlich in der Über­schriftzeile noch Unter­menüs oder weit­ere Auswahlen ver­bor­gen sind. Die Sortierung nach dem Namen hat sich nicht geän­dert.

Klick­en Sie in A1 ein­mal auf die ▼-Schalt­fläche. Sie wer­den erken­nen, dass Sie alle Fil­ter- und Sortierungsmöglichkeit­en haben, die in diesem Kon­text sin­nvoll sind. Und das, obwohl Sie sich nicht im Dat­en-Menü befind­en. Das gilt für jede Spalte der Tabelle, obwohl Sie in dieser Rich­tung nicht direkt aktiv gewor­den sind. – Nutzen Sie einige Möglichkeit­en der Sortierung und Fil­terung, um sich damit ver­traut zu machen.

Selb­stre­dend kön­nen Sie auch in ein­er Spalte mehrere Fil­ter ein­set­zen. Oder auch in unter­schiedlichen Spal­ten. Und dann noch sortieren. Vieles ist mit weni­gen Mausklicks möglich, was ein­er der großen Vorteile der Lis­ten ist. Zurück zum Ursprungszu­s­tand kom­men Sie immer, wenn Sie die Spal­ten einzeln zurück set­zen. Wenn Sie mehrere Fil­ter ver­wen­det haben, kön­nen Sie diese auch mit einem Schlag zurück­set­zen, indem Sie im Menü Dat­en auf die Fil­ter-Schalt­fläche Klick­en.

Diese Tabelle bzw. Liste wird in fol­gen­den Abschnit­ten eine wesentliche Rolle spie­len. Es ist die Liste aller Kun­den eines imag­inären Unternehmens. Beispiel­sweise eines des Cater­ings des Deutschen Bun­destages ähn­lichen Geschäft­szweiges. Aber das ist sekundär. Sie wer­den jet­zt erst ein­mal im „Trip­pelschrit­ten” anhand ein­er wesentlich kleineren Daten­ba­sis einige ele­mentare Vorteile der Intel­li­gen­ten Tabellen ken­nen ler­nen.

Intermezzo

Laden Sie zu Beginn ein­fach ein­mal diese kleine Mappe herunter. Es ist ein mehr als spar­tanisch ein­fach­es Rech­nungs­for­mu­lar, aber das ist gewollt so. Als erstes markieren Sie bitte die kom­plet­ten Spal­ten E:F und betäti­gen dann StrgShift$. Sie wer­den keinen Effekt bemerken, noch nicht … Danach tra­gen Sie ein­fach bitte fol­gende Werte in Zeile 4 ein:

• Datum: 1.4.15
• Anzahl: 3
• Ein­heit: Paar
• Beze­ich­nung: Sock­en
• Einzel­preis: 4,95

Dabei belassen Sie es bitte erst ein­mal. Übri­gens, ist Ihnen etwas aufge­fall­en? Der Einzel­preis ist automa­tisch als € (oder Ihrer Lan­deswährung) for­matiert. Das haben Sie ger­ade vorher ini­ti­iert, als Sie auf die bei­den kom­plet­ten Spal­ten die erwäh­nte Tas­tenkom­bi­na­tion  StrgShift$ angewen­det haben.

Acht­en Sie nun darauf, dass die Aktive Zelle im Bere­ich der Tabelle ist. Entwed­er per Klick auf die Schalt­fläche im Haupt­menü Start oder per StrgL bzw. StrgT wan­deln Sie den Bere­ich A3:F4 in eine Intel­li­gente Tabelle, eine Liste um. So weit ist das ja nichts neues und nichts spek­takuläres. Aber woran erken­nen Sie, dass es sich wirk­lich um eine Liste han­delt? Wenn Sie eben über das Menü gegan­gen sind hät­ten Sie ja ein Lay­out wählen kön­nen, das keine far­blichen Her­vorhe­bun­gen bietet und dann wäre die Iden­ti­fika­tion nicht wirk­lich leicht.

Zwei Möglichkeit­en will ich Ihnen hier aufzeigen. Markieren Sie bitte den reinen Daten­bere­ich der eben erstell­ten Tabelle, ohne Über­schriften. Also A4:F4. Das geht von Hand oder Sie aktivieren eine Zelle inner­halb der Liste und dann StrgA. Acht­en Sie dann ein­mal auf den Bere­ich des Tabel­len­blatts, wo die Adresse oder der Bere­ich­sname ste­ht (in der Abbil­dung hierunter gelb gemark­ert):

Automa­tisch vergeben­er Bere­ichs-Name für die Tabelle/Liste

Und da Sie den Namen nicht vergeben haben, muss es ja Excel gewe­sen sein  😉 . Inter­es­sant ist vielle­icht fol­gen­des: Wenn Sie die Über­schriften in die Markierung mit ein­beziehen, dann wird Ihnen dort auch nicht mehr der Bere­ich­sname angezeigt. – Der zweite Weg der Kon­trolle: Egal wo Sie sich in der Tabelle befind­en, F5 und dann Tabelle1 als Ver­weis wählen. OK und ruck zuck wird der Daten­bere­ich der Liste markiert.

„Sprechende” Formeln

Natür­lich ist mit dieser Über­schrift nicht gemeint, dass Ihr Rech­n­er mit Ihnen redet  😎 . Gemeint ist, dass Formeln, die Formeltexte dur­chaus sehr selb­sterk­lärend sein kön­nen. So auch in unser­er Liste. Auch wenn es Ihnen erst ein­mal umständlich erscheint, gehen Sie exakt so vor, wie hier beschrieben:

• Klick­en Sie in F4 
• Schreiben Sie das = – Zeichen
• Klick­en Sie in B4 
• * und dann ein Klick auf E4 
• Eingabe schließt die Formel ab.

Die Berech­nung ist (natür­lich) kor­rekt. So weit keine Über­raschung. Aber schauen Sie sich ein­mal die Formel an, die kön­nte eine Über­raschung sein: =[Anzahl]*[Einzelpreis]. Das ist doch mal eine klare und deut­liche Ansage. Der End­preis berech­net sich aus dem Einzel­preis mul­ti­pliziert mit dem End­preis. Schick!

Automatik ist besser …

Nein, es geht nicht ums Aut­o­fahren. Da mag jed­er so denken, wie sie oder er will. Es geht natür­lich um Excel. Schreiben Sie in A5 ein­fach ein­mal 6–5 hinein. Ohne Gle­ich­heit­sze­ichen, ohne alles. Und wenn Sie die Zelle ver­lassen, dann wird Ihnen vielle­icht das eine oder andere auf­fall­en. Erst ein­mal ste­ht in A5 das Datum 06.05. (des aktuellen Jahres) und es ist in exakt dem For­mat, wie in A4 bere­its vorhan­den. Und schauen Sie ein­mal nach F4. Dort wurde augen­schein­lich bere­its eine Berech­nung vorgenom­men. Und wenn Sie in die Zelle Klick­en wer­den Sie erken­nen, dass tat­säch­lich die Formel aus der darüber liegen­den Zelle 1:1 über­nom­men wurde. Wenn Sie nun noch 2 Dosen Niespul­ver á 1,82 ergänzen wird es Sie nicht wun­dern, dass der Gesamt­preis dort ste­ht, ohne dass Sie die Formel nach unten kopiert haben. Also: Automatik ist oft, aber nicht immer bess­er. Und wir sind als Anwen­der nicht davon befre­it, ein­mal mehr hin zu sehen.

Einer geht noch  😀 

Also, ich kon­nte es mir nicht verkneifen, im Inter­net nachzuse­hen. Es gibt doch tat­säch­lich heute noch Niespul­ver. Zwar wohl nicht mehr als Mit­tel aus dem medi­zinis­chen Bere­ich (wie vor etwa 50 Jahren) son­dern nur noch als Scherzartikel. Aber das nur neben­bei. Ich möchte Ihnen eine weit­ere aus­ge­sproch­ene Annehm­lichkeit der Intel­li­gen­ten Tabelle vorstellen. Und zwar soll die Gesamt­summe der Rech­nung automa­tisch berech­net wer­den.

Eigentlich kein Prob­lem, wenn ich da nicht eine kleine Gemein­heit in das Tabel­len­blatt einge­baut hätte. Aber dazu gle­ich mehr.  😈  Das Ergeb­nis der Berech­nung soll in H3 ste­hen und auch einen Auf­schlag von 19% MwSt. enthal­ten. Nochmals der Hin­weis, dass Sie unbe­d­ingt die ange­botene Mappe Rech­nung (leer) ver­wen­den, son­st ist der Effekt nicht gegeben. – Die typ­is­che Formel in H3 wäre ja nun: =SUMME(F:F)*1,19 und sollte auch das kor­rek­te Ergeb­nis brin­gen.

Dass das angezeigte Ergeb­nis nicht richtig sein kann, das ste­ht fest. Aber was ist hier falsch gelaufen? Die Formel an sich ist abso­lut OK. Also was passt da nicht? Na gut, ein „net­ter” Kol­lege will Sie zur Verzweifelung brin­gen und hat in F30 eine 100 einge­tra­gen. Und dann die For­matierung der Zelle so ein­gerichtet, dass alles unsicht­bar ist. Set­zen Sie das Zell­for­mat dort erst ein­mal auf Stan­dard und löschen Sie anschließend den Inhalt dieser Zelle. Dann stimmt auch die Berech­nung.

Zurück zu unser­er Intel­li­gen­ten Tabelle und deren Vorzü­gen. Der Demon­stra­tion wegen schreiben Sie gerne noch ein­mal in A30 die 100 hinein; dann sind prak­tisch gle­iche Aus­gangs­be­din­gun­gen für das fol­gende Pro­cedere. – Löschen Sie jet­zt erst ein­mal die etwas fehler­an­fäl­lige Formel und gehen Sie stattdessen wiederum exakt so vor:

• Fügen Sie stan­dard­mäßig das Gle­ich­heit­sze­ichen = ein
• Anschließend summe( (mit der öff­nen­den Klam­mer)
• Danach zeigen Sie mit der Maus auf den oberen Rand der zu berech­nen­den Spal­ten-Über­schrift. Der Mauszeiger muss ein dick­er Pfeil sein.
• Jet­zt ein Mausklick (links) und sofort wird der Daten­bere­ich der entsprechen­den Spalte markiert:

Ganze Spalte kor­rekt markieren

Sie sehen, dass dieses Mal der automa­tisch vergebene Name der Tabelle in die Formel ein­fließt und die Spal­tenüber­schrift in [eck­i­gen Klam­mern] ver­wen­det wird.

• Schließen Sie die Formel mit der run­den Klam­mer und ergänzen Sie noch *1,19.  Die Formel sieht nun so aus: =SUMME(Tabelle1[Gesamtpreis])*1,19
• Prüfen Sie noch ein­mal das Ergeb­nis, es wird kor­rekt sein.
• Tra­gen Sie nun in Zeile 6 beliebige Werte ein und beacht­en Sie, was sich mit der Brut­to-Summe tut. Der zu berech­nende Bere­ich wird dynamisch angepasst.

So viel erst ein­mal zu den wesentlichen Grund­la­gen der dynamis­chen Tabelle. Sie kön­nen nun noch ein wenig exper­i­men­tieren. Beispiel­sweise mit der For­matierung, die alleine mit den bere­its vorhan­de­nen Vor­la­gen recht vielgestaltig sein kann. Zur Sicher­heit noch ein­mal die von uns erstellte Mappe zum Ver­gle­ich.

Hin­weis: Wenn Sie schon ein gewiss­es Maß an Erfahrung mit Intel­li­gen­ten Tabellen haben wer­den Sie hier und da gewiss über schein­bare Ungereimtheit­en „stolpern”. Ein Beispiel wäre die Rech­nungs-Summe; ja, es geht auch anders und diese Funk­tion­al­itäten wer­den auch weitest­ge­hend disku­tiert. Aber alles zu sein­er Zeit.  🙂 

In einem weit­eren Beitrag wer­den Sie dann auch mit der ersten Datei weit­er arbeit­en, wo auch eine Liste der Verkäufe für Sie bere­it ste­ht. Derzeit aber (Stand: Dezem­ber 2015) ist das noch angedacht, ste­ht aber auf der To-Do-Liste.

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