Lehrer Hempel hat eine Schulk­lasse mit 26 Schü­lerin­nen und Schülern. Wie der Zufall es so will, begin­nt jed­er Vor­name mit einem anderen Buch­staben des Alpha­bets.  😉 Im Laufe des Schul-Hal­b­jahres haben sich aus ver­schiede­nen Fäch­ern diverse Noten ange­sam­melt und die Auf­gabe des Klassen­lehrers ist es nun, eine sta­tis­tis­che Auswer­tung zu machen. Die erforder­lichen Dat­en find­en Sie in dieser Datei. Die Dat­en sind alle in jew­eils ein­er dynamis­chen Liste/Tabelle erfasst, das macht das Arbeit­en damit leichter.

Sie erken­nen, dass die Tabelle Noten so aufge­baut ist, dass je Zeile nur 1 Name und 1 Bew­er­tung (Note) sowie die dazu gehöri­gen Eck­w­erte ste­hen. Die Kat­e­gorie wird per Funk­tion SVERWEIS() geholt, was ein­er kün­fti­gen Piv­ot-Auswer­tung aber nicht im Wege ste­ht. Das Geschlecht ist mit den inter­na­tionalen Kürzeln (für female/male) aus­geze­ich­net, die Noten wur­den mit einem Zufall­swert errech­net und danach als Wert an die gle­iche Posi­tion kopiert, damit diese Zahlen (Noten) auch kon­stant bleiben. Soll­ten Sie also den Vor­na­men ein­er der hier gelis­teten „Kan­di­dat­en” haben und mit der Notenge­bung nicht ein­ver­standen sein kön­nen wir Ihnen ver­sich­ern, dass wirk­lich nur die bzw. der real nicht existierende Ler­nende gemeint ist.  😉 

Anmerkung: Dass bei dieser Tabelle der „Fak­tor Men­sch” eine entschei­dende Rolle spielt, das wis­sen wir (natür­lich). Sie wis­sen im Moment wahrschein­lich noch nicht, wie diese Aus­sage zu bew­erten ist. Aber ver­sprochen: Wir klären das auf und brin­gen das auch gemein­sam mit Ihnen in Ord­nung.  😳 

Die Ziele einer Auswertung

Unser Herr Hempel ist ein echter Sta­tis­tik-Fan. Darum möchte er möglichst viel Infor­ma­tio­nen aus dem vorhan­de­nen Datenbe­stand her­aus holen. Der Auf­bau der Noten-Tabelle ist dafür ohne Verän­derun­gen geeignet. Fol­gende Ergeb­nisse sollen jew­eils in ein­er neuen (Piv­ot) Tabelle dargestellt wer­den:

• Über­sicht je Schüler
• Noten­schnitt je Schüler
• Klassen­schnitt gesamt
• Unter­schied Jun­gen / Mäd­chen
• Gegenüber­stel­lung der Kat­e­gorien
• Monatliche Auswer­tung
• …

Nach und nach wer­den Sie diese Punk­te erar­beit­en. Allerd­ings nicht alles in diesem Abschnitt, das wäre zu viel des Guten. Wir haben und vorgenom­men, das Ganze in hand­hab­bare „Por­tio­nen” aufzuteilen und Ihnen dann zu servieren. 

Übersicht und Notenschnitt je Schüler/in

Auch wenn es nicht unbe­d­ingt der „polit­i­cal cor­rect­ness” entspricht, wir wer­den nicht immer kon­se­quent nach Wegen suchen, die männliche als auch weib­liche Form der Schüler/in (und genau dieses „/in” ist gemeint) in den Text einzupfle­gen. Auch Hil­f­skon­struk­te wie „Ler­nende” ver­mei­den wir. Das bedeutet kein Macho-Gehabe, es ist ein­fach in hohem Maße Gewohn­heit. Und wir konzen­tri­eren uns bein Erstellen dieser Beiträge lieber auf die Inhalte als der­art spezielle Aus­druck­sweisen. – Wenn Sie sich daran wirk­lich stören wägen Sie ein­fach ab, was Ihnen mehr Wert ist: Die stete f/m – Form oder der Inhalt. Danach kön­nen Sie Ihr weit­eres Vorge­hen entschei­den.

Im ersten Schritt soll eine Über­sicht aller Schüler mit den Noten aller Fäch­er erstellt wer­den. Begin­nen Sie damit, dass Sie erst ein­mal über­haupt eine Piv­ot­Table erstellen. Entwed­er über Ein­fü­gen | Tabellen | Piv­ot­Table oder Sie gehen den Weg über das spezielle Kon­text-Menü der Intel­li­gen­ten Tabelle und dort der direk­te Weg in der Gruppe Tools den Punkt Mit Piv­ot­Table zusam­men­fassen. Anschließend verse­hen Sie jedes Feld mit einem Häkchen, damit es angezeigt wird.

Ein erster Ver­such der Über­sicht

So wirk­lich über­sichtlich ist das nun wirk­lich nicht. Jet­zt ste­ht ja alles untere­inan­der in ein­er einzi­gen Spalte. Das kann doch nicht sein! Nein, und es geht natür­lich auch anders. Um sich Schritt für Schritt dem Ziel zu näh­ern, gehen Sie so vor:

• Im Kon­text-Menü PIVOTTABLE-TOOLS Klick­en Sie auf das Reg­is­ter ENTWURF. Sollte dieses Kon­text-Menü ganz rechts in der Menüleiste nicht zu sehen sein, dann Klick­en Sie ein­fach irgend­wo in den Daten­bere­ich der PT.
• In der Gruppe Lay­out wählen Sie das Sym­bol Bericht­slay­out und dort den Unter­punkt In Tabel­len­for­mat anzeigen.

Jet­zt ist das Ganze schon etwas über­sichtlich­er. Aber eben nur etwas, längst noch nicht so, wie es wirk­lich sin­nvoll wäre. Zuerst stellt sich die Frage, ob wirk­lich alle derzeit angezeigten Spal­ten in diesem Sta­di­um sicht­bar sein müssen. Wir entschei­den uns dafür, dass nur der Vor­name, das Fach und die Note angezeigt wer­den sollen. Nehmen Sie dazu ein­fach die Häkchen bei den nicht genan­nten Piv­ot­Table-Feldern her­aus. Und das sieht jet­zt doch schon erhe­blich über­sichtlich­er aus:

Nach der Bere­ini­gung bessere Über­sicht

Was noch etwas stört ist die Zeile mit dem Ergeb­nis und der berech­neten Summe. Erstens soll das hier ja nur eine Über­sicht sein und zweit­ens ist die Sum­mierung hier nun wirk­lich fehl am Platz. Ver­such­sweise blenden Sie diese Zeile erst ein­mal aus:

• Kon­textmenü PIVOTTABLE-TOOLS | ENTWURF
• Gruppe Lay­out, hier Tei­l­ergeb­nisse | Tei­l­ergeb­nisse nicht anzeigen

Ruck zuck sind diese Sum­mierun­gen ver­schwun­den. Da auch das Gesamt-Ergeb­nis in der let­zten Zeile total unsin­nig ist (Note: 1430), soll­ten Sie auch dieses deak­tivieren. Mit ein wenig Über­legung wer­den Sie den Weg alleine find­en.

Etwas war in der Darstel­lung vor dem löschen der Zwis­chen­sum­men schön­er: In der Spalte für das Fach war eine Lücke zu sehen, was die einzel­nen Namen optisch etwas abgren­zte. Ähn­lich­es lässt sich jet­zt auch noch real­isieren, vielle­icht sog­ar noch markan­ter: Wiederum in der Gruppe Lay­out wählen Sie Leere Zeilen und dort den oberen Punkt Leerzeile nach jedem Ele­ment ein­fü­gen.

Nun ist die Über­sicht fast opti­mal. Wenn da nicht „kleine” Auf­fäl­ligkeit­en wären. Anja hat in Mathe die Note 11, und die gibt es ja nun ein­mal nicht. Der Grund ist ganz ein­fach, auch hier hat Excel aus eigen­em Antrieb die Noten sum­miert. Und ein kurz­er Blick in die Quell­dat­en Zeile 28 zeigt auch auf, dass min­destens noch die Deutsch-Note nicht stim­men kann. Die Ursache ist klar und Sie wer­den sie auch sofort sehen, wenn Sie rechts unten bei den Bere­ichen in den Bere­ich Ʃ Werte schauen.

Was wäre hier sin­nvoll? Der Mit­tel­w­ert, der Durch­schnitt natür­lich. Eine Möglichkeit das zu ändern: Klick­en Sie auf eine beliebige Note. Im Kon­textmenü ANALYSIEREN in der Gruppe Aktives Feld die Felde­in­stel­lun­gen wählen. Dort kön­nen Sie dann auch gle­ich bei der Gele­gen­heit die nicht ger­ade wirkungsvolle Über­schrift (Benutzerdefiniert­er Name) in beispiel­sweise Noten­schnitt ändern. Und natür­lich statt der Summe den Mit­tel­w­ert auswählen. Nach einem OK wer­den diese Fehler bere­inigt sein.

Was aber nun zwar math­e­ma­tisch kor­rekt ist jedoch nicht nur optisch stört: Die Nachkom­mazahlen bei eini­gen Berech­nun­gen. Noten sind nun ein­mal immer ganze Zahlen ohne Dez­i­mal-Anteil. Und auch hier gilt die Regel, dass bis ein­schließlich ein­er vier als erste Nachkom­mas­telle abgerun­det wird, alles darüber bekommt durch Aufrun­dung die schlechtere Note. – Ein­fach noch ein­mal im aktiv­en Feld für den Noten­schnitt in die Felde­in­stel­lun­gen und unten links im Fen­ster auf Zahlen­for­mat. Im nach­fol­gen­den Fen­ster Zahl auswählen und die Dez­i­mal­stellen auf 0 ein­stellen. Die Run­dung übern­immt Excel dann alleine für Sie und das Ergeb­nis sollte Sie zufrieden stellen.

Vielle­icht aber ist Ihnen das alles noch zu groß, zu lang. Sie möcht­en eine kom­pak­te, richtig über­sichtliche Darstel­lung auf ein­er Bild­schirm- und auch Druck­seite. Alles klar, gerne! Ziehen Sie das Feld Fach vom Bere­ich ZEILEN in den Bere­ich SPALTEN.

So viel zum The­ma Über­sicht. Unser­er eige­nen Forderung fol­gend, die Lern­ab­schnitte möglichst klein zu hal­ten, wer­den Sie die weit­eren Abschnitte getren­nt aufrufen.

KleinPivot Übersicht

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