Manch­mal kann das „Mit­denken” von Excel ganz schön nervig sein. Sie importieren eine *.csv-Datei und dort ist eine Zahlen- bzw. Zif­fernkom­bi­na­tion, die beispiel­sweise durch ein Minus-Zeichen einen Schrägstrich oder einen Punkt getren­nt ist, in ein­er beliebi­gen Spalte enthal­ten. Beispiele wären 11–4, ¹³⁄₉ oder auch 4.1, die ‑da  im csv-For­mat- natür­lich als rein­er Text vor­liegen.

Natür­lich erwarten Sie nach einem Text in Spal­ten-Befehl, dass in der Zelle dann ganz genau das zu sehen ist, wie in der Text­datei auch ste­ht. Hier noch ein­mal der Hin­weis: Auch wenn es mitunter anders scheint, *.csv ist rein­er Text in einem beson­deren Darstel­lungs­for­mat und kein Excel, selb­st wenn das Sym­bol im Dateiman­ag­er etwas anderes aus­drückt.

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Alle hier dargestell­ten Vorgänge beziehen sich auf ein deutsches Sys­tem bzw. die deutschen Lan­de­se­in­stel­lun­gen. In allen drei Fällen wird nach dem Text in Spal­ten-Befehl aus den oben aufge­führten Dat­en nach dem Aufteilen in Spal­ten ein Datum gemacht. Der 11. April, der 13. Sep­tem­ber und der 4. Jan­u­ar. Und das lässt sich auch nicht rück­gängig machen. In der Edi­tierzeile (Eingabezeile) ste­ht auch das Datum drin­nen, nicht der eigentliche Text. Excel „denkt” mit und ändert das in diesem Fall ohne Nach­frage um. Ganz ohne Nach­frage geschieht das, wenn Sie solch eine *.csv-Datei direkt in Excel öff­nen, beispiel­sweise per Dop­pelk­lick. Zur besseren Ver­an­schaulichung hier ein­mal das Abbild ein­er Mus­ter­datei, welche auch als Grund­lage für diesen Beitrag ver­wen­det wird:

Ursprüngliche Dat­en, noch im Excel-For­mat

Die Spalte A und Spalte D sind hier per Zahlen­for­mat als Text definiert, Spalte F als Buch­hal­tung. Son­st ist alles Stan­dard. Diese Mini-Datei habe ich im For­mat csv gespe­ichert, welche Sie sich hier herunter laden kön­nen.

Öff­nen Sie diese Datei per Dop­pelk­lick, dann wird die Umwand­lung direkt durchge­führt und das Ganze stellt sich so dar:

Eigen­willige Fehlin­ter­pre­ta­tion der Dat­en durch Excel

Aus dem ehe­ma­li­gen Code ist jew­eils ein Datum­swert gewor­den. Und das lässt sich auch nicht wieder zurück rech­nen. Der Grund dafür ist fol­gen­der: Genau diese Werte kön­nen als Datum inter­pretiert wer­den, weil in anderen Län­dern oder der Schrägstrich als Tren­ner für das Datum ver­wen­det wird; der Punkt ist bei uns ja üblich. Allerd­ings würde 37–85 oder ¹⁷⁄₉₉ bzw. 100.445 genau so über­nom­men wer­den, weil diese Werte nicht in ein Datum umge­wan­delt wer­den kön­nen. Den­noch schei­det diese Möglichkeit aus. Ein ander­er Weg ist zwar etwas aufwendi­ger aber zielführend:

• Öff­nen Sie die Datei mit einem beliebi­gen Edi­tor, jedoch nicht mit ein­er Textver­ar­beitung wie Word oder Word­Pad. Hier habe ich den ein­fachen in Win­dows inte­gri­erten Edi­tor ver­wen­det:

Die csv- (Text-) Datei im Edi­tor geöffnet

• Markieren Sie den gesamten Text, beispiel­sweise mit StrgA
• Bear­beit­en | Kopieren oder StrgC
• Wech­seln Sie zum Ziel-Arbeits­blatt in Excel und fügen Sie an der gewün­scht­en Posi­tion die Dat­en per Bear­beit­en | Ein­fü­gen oder StrgV ein.

Jet­zt ste­hen alle Dat­en beispiel­sweise in Spalte A, getren­nt mit Semi­ko­la. Genau so wie in der Orig­i­nal-csv. Diese kön­nten Sie dann über Dat­en | Text in Spal­ten aufteilen. Aber bevor Sie das ver­suchen, soll­ten Sie die nun fol­gende Alter­na­tive dur­char­beit­en, denn der Prozess des Aufteilens ist abso­lut iden­tisch, also das gle­iche Fen­ster und Vorge­hen.

Ver­suchen Sie diesen wesentlich kom­fort­ableren Weg des Ein­le­sens, es lohnt sich. Im Menü Dat­en die Schalt­fläche Externe Dat­en abrufen anklick­en und dann Aus Text. Im sich öff­nen­den Datei-Öff­nen-Fen­ster suchen und wählen Sie die gewün­schte Datei für den Import. Nach dem Klick auf die Schalt­fläche Importieren öffnet sich in einem Fen­ster der Tex­tkon­vertierungs-Assis­tent. Ab hier ist das weit­ere Vorge­hen bei bei­den Möglichkeit­en gle­ich. Im Schritt 1 wer­den Sie nur das Häkchen bei Die Dat­en haben Über­schriften set­zen müssen, denn das ist hier ja der Fall. Im Schritt 2 muss das Semi­kolon als Trennze­ichen fest­gelegt wer­den. Im drit­ten Schritt kommt der entschei­dende Teil …

Hier begin­nt die eigentliche Anpas­sung

Die erste Spalte ist schwarz markiert und als Stan­dard definiert. Das hätte zur Folge, dass die numerischen Werte als Zahl einge­fügt wer­den und fol­glich die führen­den Nullen auch nicht mehr angezeigt wer­den. Das ist aber nicht gewollt, darum wählen Sie im oberen Fen­ster­bere­ich Text als For­mat für die Werte dieser Spalte. Gle­ich­es gilt für die Spalte Code. Alle anderen Ein­träge kön­nen so bleiben, wie sie sind. Nach einem Klick auf die Schalt­fläche  Fer­tig stellen und der Wahl der Ziel-Zelle wird Sie das Ergeb­nis gewiss überzeu­gen. – Dass nicht umwan­del­bare Texte wie beispiel­sweise ¹⁰⁰⁄₂₀₀ von der Umwand­lung nicht betrof­fen sind, sollte Sie aber nicht davon abhal­ten, aus Vor­sicht immer diesen Weg zu gehen.