Fehlersuche

Sie ken­nen vielle­icht die Lebensweisheit:

„Wer arbeit­et macht Fehler.
Wer viel arbeit­et, macht mehr Fehler.
Und wer keine Fehler macht, arbeit­et auch nicht.”

Fehler sind also etwas ganz nor­males bei der Arbeit. Und viele davon wer­den uns auch in Excel angezeigt. Wohl gemerkt „viele”, nicht alle. Denn eine Berech­nung kann math­e­ma­tisch kor­rekt sein, logisch aber falsch.

Hier ein Beispiel: Soll = 1.000 Stück, erre­icht wur­den 900 Stück. Wenn Sie berech­nen wollen, wie hoch die erre­icht­en Prozente sind, dann wird Excel nicht „meck­ern”, wenn Sie =1000/900 als Formel eingeben. Der Auf­bau der Formel an sich ist kor­rekt, nur die Logik ist falsch. Es müsste natür­lich =900/1000 laut­en, um zum gewün­scht­en Ergeb­nis zu kom­men. Für solche Fehler sind Sie also selb­st ver­ant­wortlich. Im Sinne von „Kann das Ergeb­nis in etwa hinkom­men?”

Ich beginne ein­fach ein­mal mit einem Beispiel aus der Prax­is. In einem Beitrag zur WVERWEIS-Funk­tion habe ich in ein­er Excel-Tabelle ganz bewusst einen Fehler einge­baut. Öff­nen Sie dazu diese Datei und wech­seln Sie dort zum Tabel­len­blatt WVer­weis(). Begin­nend in Zeile 21 ist (zumin­d­est auf den ersten Blick) eine Kopie des oberen Bere­ichs, nur dass hier in D32 und in D33 ein Fehler­w­ert ste­ht.

Auf den zweit­en Blick wer­den Sie vielle­icht erken­nen, dass die Monat­sna­men in Zeile 21 rechts­bündig sind und nicht links­bündig. – Die Adressen in den bei­den Formeln sind aber abso­lut kor­rekt. Den „Spezis” unter Ihnen wird jet­zt schon der Ver­dacht gekom­men sein, dass die Monate in Zeile 21 kein Text sind son­dern ein for­matiertes Datum. Richtig, aber das Ziel ist es ja, auf möglichst vie­len Wegen solch einem oder auch anderen Fehlern auf die Spur zu kom­men. Darum „vergessen” wir gemein­sam die Lösung und machen uns auf den Weg, bess­er gesagt auf ver­schiedene Wege, Schritt für Schritt eine Ursache festzustellen.

Als erstes markieren Sie die Zelle, wo die Fehler­mel­dung erscheint:

Die hier gezeigte Info stimmt zwar, ist aber nun wirk­lich nicht viel­sagend. Und die Formel an sich scheint ja auch keine Fehler zu enthal­ten. Das sollte in jedem Fall der erste Schritt jeglich­er Prü­fung sein.

Im zweit­en Schritt bietet sich an, die ver­schiede­nen Möglichkeit­en der Formelüberwachung im Menü Formeln zu nutzen. Ein Klick auf den Menüpunkt:

wird weit­ere Infor­ma­tio­nen brin­gen:

Aha … OK, ein Klick auf Auswerten sollte mehr Klarheit brin­gen …

… tut es aber nicht wirk­lich, auch wenn ich mehrfach zur einzel­nen Auswer­tung jedes einzel­nen Argu­ments auf die Schalt­fläche klicke. In vie­len Fällen kann das schon die Erleuch­tung brin­gen, Sie soll­ten also diesen Schritt nicht aus­lassen. Denn: Hät­ten Sie nach dem ersten Klick auf Auswerten eine aktive Prü­fung vorgenom­men, in der Art: =$D$32=„März” in eine beliebige freie Zelle, dann wäre das Ergeb­nis schon viel­sagend: #NV. Und wenn Sie dann noch =$E$21=„März” in eine Zelle geschrieben hät­ten, dann wür­den Sie sich vielle­icht nur im ersten Moment über das Ergeb­nis ver­wun­dert sein aber dann doch rasch erken­nen, dass in E21 etwas anderes als „März” ste­ht.

Ach ja, wenn Sie in ein­er älteren Ver­sion des Excel arbeit­en, dann ist es denkbar, dass Sie die „Formelüberwachung” nicht find­en. Geben Sie in der Excel-Hil­fe ein­fach das Stich­wort „Detek­tiv” ein, und Sie wer­den gewiss zum Ziel gelan­gen. Allerd­ings sind dort nicht unbe­d­ingt alle hier aufge­führten Möglichkeit­en einge­bun­den, Sie müssen sich eventuell mit den Kern­funk­tion­al­itäten beg­nü­gen. Aber etwas Hil­fe ist immer noch bess­er als keine Hil­fe.

▲ nach oben …

Die näch­ste Möglichkeit spielt sich auch in dem Bere­ich des Menüs ab. Es gilt die Regel: Bei jedem neuen Ver­such ist die Zelle D32 oder alter­na­tiv D33 als aktive Zelle markiert. Bei der Formelüberwachung ein­mal auf die Fehlerüber­prü­fung und da den Unter­punkt Fehlerüber­prü­fung… aufrufen:

Na gut, etwas mehr an Infor­ma­tio­nen ist hier ja schon vorhan­den. In manchen Fällen Find­en Sie hier auch die Lösung. Aber nicht in diesem Fall. 🙁 Hil­fe für diesen Fehler anzeigen bringt Sie zur Excel-Hil­fe, die aber auch nicht weit­er. Bei der Schalt­fläche darunter gelan­gen Sie genau dort hin, wo Sie im let­zten Schritt schon waren. Auch die anderen Möglichkeit­en wer­den hier nicht zum Erfolg führen. Also am besten das Fen­ster über das „x” oben rechts schließen oder immer wieder Ignori­eren.

Wir geben ja nicht auf. Die näch­ste Möglichkeit wäre diese:

Und der Erfolg ist schon etwas aus­sagekräftiger:

Gut, so ist klar ersichtlich, woher die Dat­en der Formel kom­men. Die bei­den dün­nen Pfeile zeigen die Bere­iche (hier nur jew­eils 1 Zelle) an, wo die Dat­en fehler­frei sind. Der dicke Pfeil begin­nt in der Ankerzelle des Bere­ichs, wo der Fehler auftritt. Also ist klar, dass der Fehler in dem Teil der Form zu suchen ist, wo die Zelle oder der dünn blau  umran­dete Bere­ich zu find­en ist. Ein Dop­pelk­lick auf die dicke Lin­ie und der gesamte Bere­ich wird markiert.

Wenn Sie nun bedenken, dass beim WVERWEIS immer nur in der ersten Zeile gesucht wird (beim SVERWEIS in der ersten Spalte), dann ist klar, dass die Fehlerur­sache in C21:N21 liegen muss. Jet­zt kön­nte ein Klick in C21 vielle­icht schon weit­er helfen:

In der Eingabe- bzw. Edi­tierzeile ist ganz deut­lich sicht­bar, was wirk­lich in der Zelle ste­ht. Ein Datum­swert, näm­lich der 1. Jan­u­ar 2013. Und im März ist das nicht anders. Damit wäre dann auch klar, warum das #NV seine Berech­ti­gung hat. Der Text „März” ist tat­säch­lich nicht ver­füg­bar. Er wird wegen der For­matierung nur angezeigt.

Die Formelüberwachung hat noch einige Möglichkeit­en mehr zu bieten, aber das würde den Rah­men dieses Blogs spren­gen. Dafür gibt es Train­ings, Schu­lun­gen und Sem­i­nare, wo so etwas sehr schön geübt wer­den kann. Den­noch will ich Ihnen noch einen weit­eren Weg aufzeigen, der auch in vie­len anderen Fällen aus­ge­sprochen hil­fre­ich ist. Sie bleiben dazu in der bish­eri­gen Tabelle, der Fehler lässt sich auch hier einkreisen.

Das Ganze spielt sich in der Edi­ti­er- bzw. Eingabezeile ab, hier gelb markiert:

Um nun einzelne Teile der Formel oder auch die ganze Formel auszuw­erten, markieren Sie in der Edi­tierzeile den Teil der Formel, der aus­gew­ertet wer­den soll:

Die Funk­tion­staste F9 drück­en und die Auswer­tung des markierten Teils ist sofort zu sehen:

Um fortz­u­fahren unbe­d­ingt Esc, damit wir der ursprüngliche Zus­tand wieder hergestellt. Wenn Sie das vergessen, kann ruck zuck die ganze Formel „ver­saut” und somit unbrauch­bar sein. Also am besten sofort erledi­gen. Ich selb­st gehe immer auf „Num­mer sich­er” und markiere vor solchen Aktio­nen die kom­plette Formel ohne die Gle­ich­heit­sze­ichen am Beginn und füge diesen Teil irgend­wo als Text in eine leere Zelle als Sicherung ein.

Im näch­sten Schritt wür­den Sie das zweite Argu­ment auf diese Weise auswerten. Das Ergeb­nis ist eine große Anzahl von Zahlen, also alle Werte, die in dem Zellen des ange­sproch­enen Bere­ichs ste­hen. Nur Zahlen, aber kein Text. Das sollte mehr als nach­den­klich machen …

Also markieren Sie ein­fach ein­mal vom zweit­en Argu­ment nur den ersten Teil, $C$21 und wiederum F9:

In der Zelle, wo Jan­u­ar sicht­bar ist ste­ht eine Zahl. Jene Zahl, die den numerischen kalen­darischen Wert des 01.01.2013 darstellt. Damit ist klar, wo die Fehlerquelle liegt. Zumin­d­est eine, denn es kön­nten ja in ein­er Formel dur­chaus mehrere Fehler enthal­ten sein. Jet­zt noch ein­mal Esc und die Formel oder die Zellen so anpassen, dass an der Stelle kein Fehler mehr auftreten kann.

Diese let­zt­ge­nan­nte Meth­ode ist sehr mächtig und uni­versell ein­set­zbar. Sie ist nach meinem Geschmack flex­i­bler als die anderen vorgegebe­nen Möglichkeit­en, die aber für die erste Über­sicht auch nicht zu ver­acht­en sind.

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Hier wer­den bei Gele­gen­heit alle denkbaren Fehler­w­erte disku­tiert. Aber noch ist es nicht so weit, andere The­men haben Vor­rang. Und schließlich soll der Blog ja inter­es­sant bleiben … 🙂

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