PQ: Tägliche Aktualisierung eines Reports

In vie­len Organ­i­sa­tio­nen ist es Stan­dard, dass ein- oder mehrmals täglich ein Report gener­iert wird, der dann immer wieder auf die gle­iche Weise aus­gew­ertet wer­den soll. Für solch eine Auf­gabe ist in sehr vie­len Fällen (neben dem altherge­brcht­en VBA) das Tool Pow­er Query ein exzel­len­ter Weg zum Ziel. Solange der entsprechende neu erstellte Report immer unter dem gle­ichen Namen erstellt und an gle­ich­er Posi­tion auch über­schrieben wird, ist der Ein­satz von PQ ohne „Hin­dernislauf“ kom­fort­a­bel möglich. Wenn die Abfrage ein­mal ein­gerichtet ist, ist der Zugriff­sp­fad und der File­name ja fest in der Query ver­ankert.

Aus unter­schiedlichen Grün­den wird es aber meist so ausse­hen, dass beispiel­sweise ein ERP-Sys­tem für jeden Report einen indi­vidu­ellen Dateina­men wählt, damit auch später noch auf einen vorheri­gen Stand zuge­grif­f­en wer­den kann. Für solche Fälle bietet Pow­er Query dann die inte­gri­erte Möglichkeit, die Daten­quelle in mehreren Schrit­ten die neuen Gegeben­heit­en anzu­passen; die Vorge­hensweise ist hier in unserem Blog beschrieben.

Ich bin von Natur aus faul und wäh­le aus diesem Grunde einen Weg, der mir deut­lich weniger Arbeit macht und den­noch genü­gend flex­i­bel ist. Im ersten Schritt erstelle ich mir auf meinem lokalen Rech­n­er (und nicht in einem gemein­schftlich genutzten Fold­er eines Servers) ein neues Verze­ich­nis, wo ich die jew­eils aktuelle Report-Datei hinein kopiere. Dieses File benenne ich sofort um, beispiel­sweise in AR.xlsx (für „Aktueller Report”). Nochmals der Hin­weis: Dieser Pfad und dieser Name bleiben stets für die PQ-Auswer­tung erhal­ten. Nun importieren ich die Dat­en in den Pow­er Query-Edi­tor und erstelle die entsprechende Auswer­tung. Schließen & laden und der erste Durch­gang ist geschafft. 😉 

So weit, so gut. Wie schon ange­sprochen, soll jed­er neue Report in dieses aktuelle Verze­ich­nis kopiert und auch sofort zu meinem gewählten Namen umbe­nan­nt wer­den. Ich sel­ber mache so etwas meis­tens über eine kleine Batch-Datei; per Hand würde ich den neuen Report in das Zielverze­ich­nis kopieren, die Datei AR.xlsx löschen und das eben kopierte File wieder zu AR.xlsx umbe­nen­nen. Ach ja, bei Ver­wen­dung ein­er Batch würde ich gewiss einen aus­sagekräftigeren Dateina­men wählen, ich muss diesen ja nicht andauernd neu schreiben. 😉 Anschließend wech­se­le ich das Arbeits­blatt mit mein­er Auswer­tung, Recht­sklick in die durch Pow­er Query erstellte Abfrage-Tabelle und im Kon­textmenü ein Klick auf Aktu­al­isieren. Fer­tig, das war es dann auch schon. Die Dat­en wer­den automa­tisch angepasst und aktu­al­isiert, weil in der Quell­datei immer die aktuellen Dat­en ste­hen.

Hin­weis: Ein ähn­lich­es The­ma, wo im Ursprungsverze­ich­nis mehrere Quell­dateien vorhan­den sind, wird in unserem Blog ansatzweise hier kurz ange­sprochen und in einem kostenpflichti­gen Beitrag detail­liert erk­lärt.

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