PQQ: Spalten untereinander anordnen

  Wis­sens­stand: Lev­el 1 ⇒ Ein­steiger in PQ, keine/kaum Erfahrung   

Öff­nen Sie diese Arbeitsmappe nach­dem Sie das File von unserem Serv­er herun­terge­laden haben und sie erken­nen, dass im einzi­gen Arbeits­blatt einige Namen in 3 Spal­ten verteilt ange­ord­net sind. Das Ziel der Auf­gabe ist: Alle Namen sollen untere­inan­der in ein­er einzi­gen Spalte zusam­menge­fasst wer­den. Und natür­lich soll das ganze mit Pow­er Query geschehen. Außer­dem gibt es 2 Lösun­gen, die vom Schwierigkeits­grad her und auch im Ergeb­nis unter­schiedlich sind.

Als grund­sät­zliche Vor­bere­itung eigentlich für jeden Daten­im­port in Pow­er Query gilt, dass die zu importieren­den Dat­en erst ein­mal per StrgT oder StrgL in eine Tabelle/Liste gewan­delt wer­den. So auch hier.

Zeilenweise einlesen

Der ein­fachere Weg zum Ziel ist in diesem Fall, die Dat­en Zeile für Zeile einzule­sen und  anschließend untere­inan­der anzuord­nen. Die Rei­hen­folge der Dat­en wäre hier also Alexan­der, Elias, Jacque­line, Bar­bara, … Gehen Sie dazu so vor:

• Importieren Sie die Dat­en über den Menüpunkt Dat­en | Aus Tabelle
• Acht­en Sie im Dia­log darauf, dass die Tabelle keine Über­schriften hat.
• Nach dem Import sieht der Abfrage-Edi­tor so aus:

Direkt nach dem Import der Dat­en

• Die Spalte1 ist markiert; um alle Spal­ten zu markieren, Shift und ein Klick auf die Über­schrift Spalte3.
• Recht­sklick in eine der Über­schriften und im Kon­textmenü wählen Sie den Punkt Spal­ten ent­piv­otieren.
• Ein Klick in die Über­schrift Attrib­ut, es darf anschließend nur diese Spalte markiert sein. Jet­zt entwed­er Entf oder Recht­sklick in die Über­schrift und Ent­fer­nen.
• Markieren Sie den Text Schließen & laden (nicht das Sym­bol) und Schließen & laden in…
• Die Auswahl Tabelle ist o. k., als Ziel markieren Sie zu Beginn Beste­hen­des Arbeits­blatt und anschließend ein Klick auf das Sym­bol neben dem Textfeld mit der Zieladresse.
• Klick­en Sie in der Tabelle in die Zelle E1 und nach­dem die Adresse über­nom­men wor­den ist ein Klick auf OK.
• Zurück im vorheri­gen Dia­log schließen Sie diesen durch einen Klick auf Laden.

Damit ist dieser (erste) Teil der Auf­gabe erledigt. Obwohl die einzel­nen Spal­ten nicht gle­ich lang waren und in Zeile 6 der 1. Ein­trag auch erst in Spalte B stand ist die erzeugte Tabelle ohne Lück­en, keine leere Zeilen. Damit ist das Ziel erre­icht.

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Spaltenweise einlesen

Die ger­ade vorgestellte Lösung hat vielle­icht den Nachteil, dass nicht die gewün­schte Rei­hen­folge der Namen erhal­ten geblieben ist. Bei ein­er Lösung „zu Fuß” wür­den sie wahrschein­lich die Dat­en jed­er der einzel­nen Spal­ten markieren, nacheinan­der auss­chnei­den und in Spalte1 direkt unter­halb des let­zten Namens ein­fü­gen. Die anschließend nur noch aus der Über­schrift beste­hen­den Spal­ten kön­nten gelöscht wer­den. Alter­na­tiv wür­den sie die Orig­i­nal­dat­en beibehal­ten und die Dat­en an der Ziel­po­si­tion kopieren.

Mit Pow­er Query ist das beim ersten Mal doch etwas aufwendi­ger. Dieser höhere Aufwand wird sich gewiss nur dann lohnen, wenn es entwed­er Spal­ten mit extrem vie­len Dat­en sind oder/und dieser Vor­gang immer wieder mit verän­derten Basis­dat­en durchge­führt wer­den soll. Den­noch soll­ten Sie jet­zt keine Bedenken haben, es ist dur­chaus mach­bar. 😎 – Auch hier eine Anleitung Schritt für Schritt, auf­bauend auf der zuvor erstell­ten Tabelle/Liste …

• Laden Sie die Dat­en wie auch vorher in den Abfrage-Edi­tor.
• Sie erken­nen, dass der Name der Abfrage auch wieder Tabelle1 ist, allerd­ings hier mit dem Zusatz (2) verse­hen. Nutzen Sie die Gele­gen­heit und geben diese Abfrage gle­ich einen sin­nvollen, sprechen­den Namen: Spal­tenweise.
• Um das (noch nicht erwäh­nte)  Zwis­chen­ziel ‑jede Spalte in eine eigene Abfrage platzieren- zu erre­ichen, gehen Sie den Weg über Ver­wal­ten | Duplizieren. Und gle­ich danach das­selbe noch ein­mal, damit diese Abfrage in dreifach­er Aus­fer­ti­gung existiert.
• Falls erforder­lich öff­nen Sie das linke Seit­en­fen­ster indem sie auf dort auf den senkrecht­en Text Abfra­gen oder das Größer-Sym­bol Klick­en.
• Wählen Sie die erste der 3 Spal­tenweise – Abfra­gen. Spalte1 sollte markiert sein, Recht­sklick in die Über­schrift und Andere Spal­ten ent­fer­nen.
• Anschließend aktivieren Sie die Abfrage Spal­tenweise (2), die Über­schrift Spalte2 und wiederum Andere Spal­ten ent­fer­nen.
• Gle­ich­es Vorge­hen in der let­zten Abfrage Spal­tenweise (3).
• Wech­seln Sie nun zu Abfrage Spal­tenweise und Klick­en Sie im Menüband auf das Sym­bol Kom­binieren. Erweit­ern Sie den Menüpunkt Abfra­gen zusam­men­führen durch Klick auf  und Abfra­gen anfü­gen.
• Klick auf die Auswahl Drei oder mehr Tabellen.
• Fügen Sie nun nacheinan­der per Dop­pelk­lick die bei­den Abfra­gen Spal­tenweise (2) und Spal­tenweise (3) in den Bere­ich Anzufü­gende Tabellen ein. Bestäti­gen Sie mit OK.
• Um nun alle 3 Spal­ten gemein­sam zu markieren, Shift und ein Klick auf die Über­schrift Spalte3.
• Recht­sklick in eine der Über­schriften und Spal­ten zusam­men­führen.
• Im Dia­log ein­fach nur auf OK Klick­en.
• Klick in der Über­schrift auf  und das Häkchen bei (leer) ent­fer­nen.
• Im Menüband ein Klick auf den Text Schließen & laden, also auf das Sym­bol.
• Es wer­den automa­tisch 3 neue Blät­ter Tabelle2, Tabelle3, Tabelle4 erstellt.
• Die zusam­menge­fassten Dat­en waren ja in der ersten der 3 Abfra­gen und entsprechend ist auch das erste der 3 Arbeits­blät­ter die „Heimat” der neuen, zusam­menge­fassten Tabelle. Wech­seln Sie also zu Tabelle2 und markieren einen in den Dat­en einen beliebi­gen Namen. StrgA und weil wahrschein­lich nur die Dat­en ohne die Über­schrift markiert sind nochmals StrgA.
• In jedem Fall sollte jet­zt die gesamte Tabelle aber auch nur die Tabelle markiert sein. Erforder­lichen­falls kor­rigieren.
• StrgX um die Tabelle auszuschnei­den, Wech­sel zum Arbeits­blatt Tabelle1, Klick in die Zelle G1 und StrgV, um die Dat­en aus der Zwis­chen­ablage dort einzufü­gen.
• Die Arbeits­blät­ter Tabelle3 und Tabelle4 kön­nen Sie jet­zt löschen, die Dat­en wer­den nicht mehr gebraucht.

Sie wer­den schon auf den ersten Blick erken­nen, dass die Rei­hen­folge der Namen genau so ist, wie sie eigentlich sein sollte. Die Spal­ten waren von mir ja ganz bewusst alpha­betisch geord­net angelegt wor­den. – Damit ist die kom­plette Auf­gabe „bezwun­gen”. 😉 

Hin­weis: Gle­ich­es The­ma, ähn­liche  (aber nicht iden­tis­che) Lösung: Hier im Blog oder ähn­lich: hier.

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