Das Grundprinzip der Datenverwaltung in Excel lautet: Gleiche Daten gehören in eine einzige Tabelle/Liste und nicht aufgeteilt in mehrere Arbeitsblätter. Manchmal kann es aber auch ganz sinnvoll sein, eine große Tabelle in mehrere Arbeitsblätter aufzuteilen. Hier ein Beispiel: Öffnen Sie diese Datei mit den Abgeordneten des Deutschen Bundestages (Satnd Mitte 2015); jede der Fraktionen bzw. Fraktionsgemeinschaften soll eine Liste der eigenen, aktivieren Mitglieder erhalten. Gehen Sie dazu so vor:
- Öffnen bzw. importieren Sie die Liste im Power Query-Editor
- Vergeben sie zuerst einen sinnvollen Namen für die Überschriften: Name | Vorname | Fraktion.
- Filtern Sie die nicht aktiven Mitglieder heraus, indem sie in der Spalte Fraktion den Punkt Textfelder so einstellen, dass bei Endet nicht mit… ein * als Kriterium eingegeben ist.
- Register Start | Gruppe Abfrage | Verwalten | Duplizieren
- Diesen Vorgang wiederholen sie noch dreimal, damit insgesamt 4 neue Abfragen erstellt worden sind.
- Benennen Sie die neu erstellten Abfragen mit den Namen der jeweiligen Fraktion. Am leichtesten geht das im linken Seitenfenster: Markieren, F2, umbenennen.
- Aktivieren Sie nun durch Klick auf die jeweilige Abfrage nacheinander jede Fraktion und setzen in der 3. Spalte den entsprechenden Filter.
- Anschließend Schließen & laden und Power Query erstellt die einzelnen Tabellenblätter. Die können Sie dann beispielseise einzeln in eine neue Mappe kopieren und dann versenden.