Im Ablauf viel­er Unternehmen wird beispiel­sweise durch ein ERP-Sys­tem an jedem Arbeit­stag eine neue Liste im *.xlsx- oder *.csv-For­mat mit den unter­schiedlich­sten Dat­en erstellt. Und der Über­sicht wegen liegen diese Files auch nicht in einem einzi­gen Ord­ner son­dern oft nach Monat­en bzw. nach Jahr und Monat getren­nt. Die Verze­ich­nis­na­men tra­gen dann beispiel­sweise den Monat­sna­men, die Monat­szahl oder das Datum in irgen­dein­er Form; die Files haben dann in der Regel auch das Datum in der Form 2017-08-13, mitunter aber auch mit einem vor­angestell­ten oder ange­hängten Zusatz.

In der Prax­is sieht es nun oft so aus, dass ein Mal der bish­erige Stand in ein­er Excelta­belle zusam­mengestellt und danach die durch das Sys­tem täglich neu erstellte Datei per copy/paste ange­fügt wird. Ich kenne genü­gend Fälle, wobei durch Unacht­samkeit die Dat­en eines Tages dop­pelt ange­fügt wor­den sind und dadurch natür­lich das Bild total ver­fälscht war. Es sind auch schon ein­mal Dat­en nicht eingepflegt wor­den, weil in Köln zwar der Rosen­mon­tag ein arbeits­freier Tag war in Berlin aber dur­chaus gear­beit­et wurde und dort natür­lich ein Report für die Zen­trale in Köln erstellt wor­den ist.

Excel bietet mit Pow­er Query eine her­vor­ra­gende Möglichkeit, diesen Vor­gang zu automa­tisieren. Dabei wird der gesamte Datenbe­stand eines Verze­ich­niss­es (Mappe, Fold­er) ein­ge­le­sen und nach einem Klick auf Aktu­al­isieren auch auf den neuesten Stand gebracht. Eine sehr aus­führliche Anleitung find­en Sie für Quell­dateien des Typs *.xlsx hier im Blog, für csv-Dateien an dieser Stelle.

Gehören Sie zu den Pow­er-Usern? Dann wird Ihnen eine kom­plexe und dur­chaus kom­prim­ierte Abhand­lung mit einem kleinen Video gewiss bess­er liegen. Der entsprechende Beitrag Basiert auf der Ver­sion Excel 2016 und ver­mit­telt Ihnen kurz und knapp, konzen­tri­ert und ohne „Abschwei­fun­gen” in Hin­ter­grund­wis­sen den Weg zum Ziel. Das Video bezieht sich auf die *. xlsx-Dateien, das unter­schiedliche Vorge­hen bei *.csv ist so ger­ing, dass die Beschrei­bung vol­lkom­men aus­re­icht.

Da das Grund­prinzip in der aus­führlichen Form bere­its in unserem Blog ver­mit­telt wor­den ist, stellt dieses ein angenehmes aber dur­chaus lohnenswertes Extra dar. Und da die Erstel­lung doch einiges an Arbeit und Zeit gekostet hat, soll­ten Sie den Wert solch­er Good­ies auch zu schätzen wis­sen. Der Beitrag als auch das Video sind zwar auf unserem Blog gespe­ichert aber durch ein Pass­wort geschützt. Nehmen Sie gerne mit uns Kon­takt auf und nen­nen Sie das Stich­wort „Täglich neue Liste”, dann schreiben wir Ihnen, unter welchen Bedin­gun­gen sie das Pass­wort für diesen Bere­ich erhal­ten und dann natür­lich auch das Video herun­ter­laden kön­nen. – Hin­weis: Eigentlich schade, dass bei ein­er der­ar­tig hohen Zahl an Lesern und auch Zugrif­f­en auf die Mus­ter­dateien so wenige Nutzer unseres Wis­sens bere­it sind, das auch durch einen Klick auf den Donate-But­ton (auf jed­er Seite oben rechts) zu hon­ori­eren… 😥 

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