Ver­mut­lich wer­den sie bei die­ser Über­schrift als ers­tes an Da­tei­en mit der En­dung *.txt den­ken. Die­se Files sind aber nur ein Teil des­sen, was aus fach­lich­er Sicht zu den Text­dateien ge­hört. Es gibt (min­destens) 2 weit­ere Date­itypen, wo­von eine weit­aus öf­ter als die eben be­schrie­be­ne Text­datei ver­wen­det wird. Aber se­hen Sie selb­st …

Com­ma se­pa­ra­ted va­lu­es

Vielle­icht wer­den sich bei die­ser Über­schrift fra­gen, wel­che Date­ityp hier ge­meint ist. Wenn Sie jew­eils das 1. Zei­chen der 3 Wor­te neh­men, kommt da­bei eine in den ge­wiss bekan­nte Da­tei Än­de­rung her­aus: *.csv. Es ist dur­chaus denk­bar, dass sie jet­zt inner­lich „pro­tes­tie­ren” und den­ken oder sa­gen, dass die­ses doch eine Ex­cel-Da­tei sei. Ganz klar und deut­lich: Nein, csv ist eine rei­ne Text­datei, die gewis­sen und klar de­fi­nier­ten Re­geln unter­liegt. Sie kön­nen jede csv mit ei­nem beliebi­gen Texte­d­i­tor öff­nen und sich den In­halt betra­cht­en. Dass sich die­se Files bei ei­nem Dop­pelk­lick dar­auf automa­tisch in Ex­cel öff­nen, das ist eine an­de­re Bau­stel­le. 😎 

Grund­sät­zlich gilt, dass die ver­schiede­nen Spal­ten durch ei­nen de­fi­nier­tes Zei­chen getren­nt sind. Im US-For­mat ist die­ses typ­is­cher­weise das Kom­ma , (da­her auch die Ab­kür­zung Csv), im deut­schen Sprach­bere­ich ist die­ses meis­tens das Semi­kolon ;. Prinzip­iell hängt das ver­wen­dete Default-Trennze­ichen  aber von den Län­dere­in­stel­lun­gen des Betrieb­ssys­tems ab. Als Beson­der­heit ist zu ver­merken, dass Tex­te ein­er Spal­te, die selb­st das Trennze­ichen enthal­ten (also beispiel­sweise das Kom­ma bzw. das Semi­kolon) in dop­pel­ter An­füh­rungs­stri­che geset­zt wer­den; da­mit wird ver­mieden, dass zusät­zliche (und da­mit auch fal­sche) Spal­ten beim Im­port der Dat­en gener­iert wer­den. Rei­ne Zah­len (ohne jeg­li­che Zu­sät­ze ein­schließlich Währungs­beze­ich­nun­gen) ste­hen ohne Gänse­füßchen in der Zei­le.

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Se­mi­ko­lon als Trenn­zei­chen

Für die Übung la­den Sie erst ein­mal die­se gepack­te zip-Da­tei und ent­pack­en sie. Es wird ein ei­ge­nes Verze­ich­nis PQ-Im­port er­zeugt, da­mit Sie ei­nen gu­ten Über­blick behal­ten. Ne­ben ver­schiede­nen an­de­ren Files find­en Sie dort 2 prinzip­iell iden­tis­che csv-Da­tei­en: Mit­glie­der;des;18.​Dt.​Bundes­ta­ges.csv und Mit­glie­der_­de­s_18.​Dt.​Bundes­ta­ges.csv. Die erst­ge­nan­nte Da­tei ent­spricht der deut­schen Norm und die Spal­ten sind mit ei­nem Semi­kolon getren­nt; die zweit­ge­nan­nte ent­hält das Kom­ma als Trennze­ichen für die einzel­nen Spal­ten. Eine weit­ere Beson­der­heit der zweit­en Da­tei wer­den Sie spä­ter noch ken­nen­ler­nen. Sie wer­den an­schlie­ßend bei­de Files per Pow­er Que­ry ein­le­sen und in ein­er Ta­bel­le spe­ich­ern. Leg­en sie nun eine neue, lee­re Ar­beits­map­pe an. – Das Vorge­hen ist dann für bei­de Da­tei­en grund­sät­zlich sehr ähn­lich. Und be­den­ken Sie, dass Sie die Files nicht per Dop­pelk­lick son­dern mith­il­fe des Pow­er Que­ry öff­nen!

• Ak­ti­vie­ren Sie die Pow­er Que­ry Funk­tion­al­ität entwed­er über das Menü gle­ichen Na­mens (Ex­cel ²⁰¹⁰⁄₂₀₁₃) bzw. Dat­en.
• Neue Ab­fra­ge | Aus Da­tei | Aus csv
• Im Datei-Dia­log wäh­len Sie zu Be­ginn die Da­tei Mit­glie­der;des;18.​Dt.​Bundes­ta­ges.csv. Im­por­tie­ren
• Es zeigt sich die Vor­schau der zu im­por­tie­ren den Dat­en in ei­nem Dia­log:

Pre­view der Semi­kolon-getren­nten csv-Da­tei

Das sieht ja schon erst ein­mal ganz gut aus. Das Kom­bi­na­tions­feld Dateiur­sprung ist für Sie im­mer dann von Bedeu­tung, wenn Son­derze­ichen wie beispiel­sweise die deut­schen Um­lau­te oder das ß nicht kor­rekt dar­ge­stellt wer­den. In den meis­ten Fäl­len wird auf­grund der Dat­en die rich­ti­ge Co­die­rung erkan­nt, in Ein­zel­fäl­len ist hier eine Än­de­rung an die­ser Stel­le erfol­gver­sprechend. – Als Trennze­ichen wur­de das Semi­kolon hier kor­rekt erkan­nt. Hier ha­ben sie aber auch die Mög­lich­keit, „exo­tis­che” Trennze­ichen wie beispiel­sweise das Pipe-Sym­bol (|) ein­zu­ge­ben. So weit, so gut. Aber beim ge­nau­en hin­se­hen wer­den Sie vielle­icht erken­nen, dass dort ein Punkt nicht so ist wie er­war­tet: Die 1. Zei­le der csv-Dat­en wur­de nicht als Über­schrift ver­wen­det. Und Sie hat­ten auch kei­ne Mög­lich­keit, das im Vor­wege aus­zu­wäh­len. Aber gut, ein Klick auf die Schalt­fläche Bear­beit­en und die Dat­en wer­den in den Pow­er Que­ry Edi­tor ge­la­den. Hier stellt sich das gan­ze nun so dar:

An­sicht di­rekt nach dem Im­port der Dat­en

Wie bere­its in der Vor­schau zu se­hen war, sind die einzel­nen Spal­ten kor­rekt getren­nt; die Um­lau­te wer­den auch rich­tig dar­ge­stellt; und die Über­schriften der einzel­nen Spal­ten wur­den eigen­mächtig durch Pow­er Que­ry er­stellt. Auf den ers­ten Blick bie­tet sich die­se Mög­lich­keit an, das zu kor­rigieren: Die Über­schriften von Hand än­dern und dann die 1. Daten­zeile lö­schen. – Pow­er Que­ry bie­tet Ih­nen aber eine weit­aus ele­gan­tere Mög­lich­keit: Im Reg­is­ter Start, Grup­pe Trans­formieren ein­fach ein Klick auf den Me­nü­punkt Ers­te Zei­le als Über­schriften ver­wen­den und die Lis­te ist per­fekt.

Jet­zt bleibt nur noch ein Klick auf Schlie­ßen & la­den, um die Dat­en in ein neu­es Arbeits­blatt zu spe­ich­ern. Wol­len Sie die Ab­fra­ge in das lee­re Blatt Ta­bel­le1 schrei­ben, dann Klick­en Sie im Menü Start in der Grup­pe Schlie­ßen nicht auf das Sym­bol (Icon) son­dern auf den Text dar­un­ter und wäh­len dort im Unter­menü be­wusst den Punkt Schlie­ßen und la­den in… und dort dann natür­lich Beste­hen­des Arbeits­blatt. Dann kon­trol­lieren Sie den Ziel-Ort, La­den und die Dat­en der Ab­fra­ge wer­den am gewün­scht­en Ort ab­ge­legt.

Hin­weis: Se­hen Sie sich ein­mal mit ei­nem Edi­tor (No­te­pad, No­te­pad++, …) die csv-Da­tei an und acht­en Sie auf die Leerze­ichen nach den Semi­ko­la. – Betra­cht­en Sie sich das Endergeb­nis in der durch PQ erstell­ten Ta­bel­le. La­den Sie nun noch ein­mal das gle­iche File auf bekan­ntem Wege (beispiel­sweise per Dop­pelk­lick) in Ex­cel. Fällt Ih­nen et­was auf? Not­falls wird Ih­nen die Funk­tion LÄN­GE() ein Licht aufge­hen las­sen … 😛 

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Kom­ma – ge­trennt

Bei den ers­ten Schrit­ten ist das Vorge­hen abso­lut iden­tisch wie bei der mit Semi­ko­la getren­nten csv-Da­tei. Nur dass sie hier die Da­tei Mit­glie­der_­de­s_18.​Dt.​Bundes­ta­ges.csv aus dem ent­pack­ten Ord­ner wäh­len. Sie kön­nen für die­se Übung entwed­er ein neu­es Work­book anle­gen oder aber (sin­nvoller­weise) in der ak­tu­el­len Ar­beits­map­pe blei­ben. Wie bere­its zu­vor an­ge­deu­tet, gibt es hier ei­nen weit­eren aber entschei­den­den Unter­schied: Die 1. Zei­le der csv-Dat­en ent­hält nicht die Spal­tenüber­schriften son­dern ei­nen erk­lären­den Text, der nicht zum Datenbe­stand ge­hört.

Ver­schiedene Waren­wirtschaftssys­teme erzeu­gen beim Ex­port als soge­nan­nte Ex­cel Da­tei eine *.csv mit ein­er oder meh­re­ren Zei­len ei­nes Kopf­bere­ichs, der mit den zu ver­ar­beit­eten Dat­en rel­a­tiv we­nig zu tun hat und in kei­nem Fall in die auszuw­er­tenden Dat­en mit über­nom­men wer­den soll. Hier stellt sich das nun so dar:

Die 1. Zei­le ent­hält eine Kopf­zei­le, aber nicht die Über­schrift

Klick­en Sie hier auf das Sym­bol Zei­len ver­ringern | Zei­len ent­fer­nen | Ers­te Zei­len ent­fer­nen und tra­gen Sie dann bei An­zahl von Zei­len eine 1 ein, denn es soll ja nur (begin­nend mit der 1. Zei­le) 1 Zei­le ent­fer­nt wer­den. – An­schlie­ßend wer­den sie wie­der den Me­nü­punkt Ers­te Zei­le als Über­schriften ver­wen­den aus­wäh­len. Da­nach reicht ein Klick auf das Sym­bol Schlie­ßen & la­den, denn die Ab­fra­ge soll ja in ei­nem neu­en Arbeits­blatt gespe­ichert wer­den.

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Nicht-Stan­dard Tren­ner und An­füh­rungs­stri­che

Den Pro­gram­mier­ern von ein­schlägi­gen Waren­wirtschaftssys­te­men, etc. ist zwis­chen­zeitlich dur­chaus be­wusst, dass die Wer­te der Spal­ten in Gänse­füßchen einge­fasst wer­den müs­sen, wenn die­se in irgen­dein­er Form das Trennze­ichen enthal­ten. Und dar­um spielt die­ses For­mat auch mit­un­ter (ei­gent­lich: inzwis­chen wie­der) eine Rol­le. Ein klas­sis­ches Bei­spiel wäre, dass US-Dat­en nu­me­ri­sche Wer­te mit Tausendertren­nern enthal­ten und die­se ‑aus wel­chen Grün­den auch im­mer- als Text in der csv ste­hen. Viel­fach ist es das Währungs-Sym­bol wie beispiel­sweise das $-Zei­chen. Und da die­ses ja kei­ne Zah­len son­dern Text sind, wird der jew­eilige Wert in Anführungsze­ichen einge­fasst.  Das be­deu­tet: Der Spal­tentren­ner ist we­gen der US-Dat­en ein Kom­ma, genau­so wie der Tausendertren­ner in den als Text gespe­icherten Zah­len. 💡 – Um sie nicht all­zu sehr zu ver­wirren, habe ich die nun schon mehr­fach ge­nutz­ten Dat­en der Abge­ord­neten et­was abgeän­dert: Statt des Semi­kolons oder ei­nes Kom­mas als Spal­tentren­ner habe ich den Binde­strich ver­wen­det, und da die­ses Zei­chen auch Be­stand­teil unter­schiedlich­er Dat­en ist (z.B. Zei­le 21) sind die In­hal­te jed­er Spal­te (natür­lich) in Anführungsze­ichen einge­fasst:

Die Orig­i­nal-csv-Dat­en im Edi­tor

Es ist dur­chaus denk­bar, dass sie Da­tei­en in ei­nem sol­chen For­mat bekom­men und in Pow­er Que­ry auf­bere­it­en sol­len. Es muss nicht der Binde­strich sein, meis­tens ist das (wie schon erwäh­nt) ein Kom­ma oder das Semi­kolon, welch­es für die Ver­wen­dung der Anführungsze­ichen ver­ant­wortlich zeich­net. Aber hier zählt das Prin­zip und Sie erken­nen auch gle­ich, wie Sie mit unge­wohn­ten Trennze­ichen umge­hen kön­nen. Der Ab­lauf ei­nes sol­chen Im­ports ist aber an entschei­den­den Stel­len um ei­ni­ges an­ders, als wie sie es bis hier­her ken­nen­gel­ernt ha­ben…

Begin­nen Sie wie bish­er mit dem Im­port der csv-Da­tei. Für die­se Übung ver­wen­den Sie die­ses File: Mit­glie­der-des-18.​Dt.​Bundes­ta­ges-’-’.csv als Ob­jekt der Bear­beitung. Bere­its das ers­te Dialogfen­ster sieht ganz an­ders aus als ge­wohnt; nur eine Spal­te und offen­sichtlich kei­ne Mög­lich­keit, in Sa­chen Trennze­ichen ir­gend eine Än­de­rung vor­zu­neh­men:

Die Vor­schau ist et­was gewöh­nungs­bedürftig

• Fol­glich bleibt nur die Mög­lich­keit, Bear­beit­en anzuk­lick­en.
• Es ist nicht wirk­lich über­raschend, dass sich nach dem Im­port in den Edi­tor prak­tisch nichts ge­gen­über dem Pre­view geän­dert hat:

Eine ein­zi­ge Spal­te ohne direk­tes Ange­bot zum split­ten …

• Auch wenn es „in den Fin­gern juckt“, die Über­schrift Co­lum­n1 bleibt erst ein­mal beste­hen.
• Im Reg­is­ter Start Grup­pe Trans­formieren Klick­en Sie auf das Sym­bol Spal­te tei­len.
• Selb­stver­ständlich wer­den Sie Nach Trennze­ichen tei­len.
• Da der Binde­strich nicht als Trennze­ichen ange­boten wird, wäh­len Sie im Men­üband den Punkt –Be­nut­zer­de­fi­niert– aus.
• Tra­gen Sie in das ger­ade einge­blendete lee­re Text­feld den Binde­strich - ein.
• Alle weit­eren Ein­stel­lun­gen be­las­sen Sie so, wie sie sind; OK.

Die Spal­ten sind ja offen­sichtlich kor­rekt getren­nt wor­den. Was allerd­ings et­was irri­tieren kann: Statt 3 sind es 5 Spal­ten. Ursachen­forschung ist hier (aus­nahm­sweise) ein­mal nicht wich­tig, aber sie soll­ten in je­dem Fall kon­trol­lieren, ob dort nicht doch irgen­det­was sin­nvolles dort drin­nen ste­ht. Dazu Klick­en Sie ein­fach auf den Drop­down-Pfeil der Spal­ten Co­lum­n1.4 und Co­lum­n1.5 und sie wer­den erken­nen, dass dort auss­chließlich die Wer­te (NULL) und (LEER) enthal­ten sind. Als Fol­gerung kön­nen Sie die­se bei­den Spal­ten ein­zeln nacheinan­der oder gemein­sam lö­schen.

Bleibt noch als let­zter Schritt, die Über­schriften durch den In­halt der 1. Zei­le zu erset­zen. Das Vorge­hen ken­nen Sie ja bere­its: In der Grup­pe Trans­formieren auf Ers­te Zei­le als Über­schrift ver­wen­den Klick­en und der Im­port der csv ist kom­plett. Was noch bleibt: Schlie­ßen & la­den.

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Text-Da­tei­en (*.txt)

Die Def­i­n­i­tion ein­er Da­tei mit der En­dung *.txt ist in Be­zug auf Ta­bel­len und Tabel­lenkalku­la­tion durch­gän­gig so, dass ein Tab­u­la­tor-Zeichen Tab die Spal­ten voneinan­der separi­ert. Man spricht all­ge­mein von Tab-getren­nten Dat­en. Und das unter­schei­det nun solch ein File (Mit­glie­der_­de­s_18.​Dt.​Bundes­ta­ges­_Tab.txt) von ein­er „ganz nor­malen” csv-Da­tei? Nun ja, wenn sie die Dateien­dung und das Trennze­ichen au­ßer acht las­sen: nichts. Das Vorge­hen ist abso­lut iden­tisch mit dem bei ein­er Stan­dard-csv Da­tei. Und Pow­er Que­ry erken­nt natür­lich auch das Trennze­ichen von al­lei­ne. Mehr gibt es dazu nicht aus­zu­füh­ren.

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Text-Da­tei­en (*.prn)

Fast schon anti­quar­isch mu­tet die­se Form der Text­dateien an. Aber es gibt ver­schiedene Sys­teme, wel­che die­se Sys­tem­atik noch anwen­den. Se­hen Sie sich ein Bei­spiel in der Da­tei Mit­glieder des 18.​Dt.​Bundes­ta­ges Text.prn an:

Die­se Text-Da­tei­en ha­ben im­mer eine fes­te Bre­ite je Spal­te

Der Screen­shot hier­über wur­de von ei­nem Text-Edi­tor er­stellt. Sie erken­nen, dass jede Spal­te die gle­iche Bre­ite hat und der Ein­trag erforder­lichen­falls mit Leerze­ichen aufge­füllt wur­de. Für sie be­deu­tet das, dass sie auf je­den Fall die Def­i­n­i­tion, die Struk­tur, die Län­ge der einzel­nen Spal­ten ken­nen müs­sen.

Wenn Sie die­se Zah­len ha­ben, brau­chen Sie sich um nichts weit­eres zu küm­mern. Wenn das nicht der Fall ist, dann gibt es ver­schiedene Wege, um die Bre­ite der einzel­nen Spal­ten fest­zu­stel­len. – Wenn sie solch eine Da­tei nur ein­ma­lig in Pow­er Que­ry im­por­tie­ren wol­len, dann fra­gen Sie sich, ob es den Auf­wand wert ist. Ob nun ein- oder mehrma­lig, ich schla­ge ih­nen fol­gende Vorge­hensweise vor:

• La­den Sie die *.prn in ein lee­res Arbeits­blatt des Ex­cel (über Da­tei öff­nen, Typ: Text­dateien)
• Es öff­net sich der Tex­tkon­vertierungs-Assis­tent und der stellt automa­tisch fest, dass die Spal­ten eine Fes­te Bre­ite ha­ben
• Mar­kie­ren Sie das Käst­chen Die Dat­en ha­ben Über­schriften, Weit­er >
• Die Spal­tenbre­it­en wer­den fast kor­rekt vor­ge­ge­ben. Nur auf Posi­tion 84 soll­ten Sie den Spal­tenteil­er beispiel­sweise per Dop­pelk­lick dar­auf ent­fer­nen. Sie kön­nen sich jet­zt die jew­eili­gen Posi­tio­nen (42 und 75) no­tie­ren.
• Da alle Spal­ten dem Daten­for­mat Stan­dard ent­spre­chen, kön­nen Sie jet­zt schon auf Fer­tig stel­len Klick­en.

Für eine ein­ma­lige Ak­ti­on kön­nen Sie die nun er­stell­te Lis­te ein­fach über Aus Ta­bel­le in Pow­er Que­ry ein­le­sen. Wenn beispiel­sweise ihr Waren­wirtschaftssys­tem die­se Form der tabel­lar­ischen Text-Aus­gabe stets ver­wen­det und nicht die erforder­lichen Spal­tenbre­it­en mit an­gibt, kön­nen Sie die­se (ein­ma­lig) beispiel­sweise so ermit­teln:

• Schrei­ben Sie in (beispiel­sweise) Zel­le F1 die­se For­mel: =MAX(LÄNGE(A:A)) und schlie­ßen Sie die­se For­mel mit StrgShiftEin­ga­be ab.

In der Edi­tierzeile wird die For­mel nun mit ge­schweif­ten Klam­mern { … } dar­ge­stellt, wel­che sie nicht mit ein­ge­ben dür­fen. Sie sind ein Zei­chen da­für, dass es sich um eine soge­nan­nte Ar­ray- For­mel han­delt. – Zie­hen Sie nun per Aus­fül­lkästchen die­se For­mel noch 2 Spal­ten nach rechts und sie erhal­ten das Ergeb­nis der jew­eili­gen Spal­tenbre­ite. In die­sem Fall sind das 42, 23 und noch ein­mal 23 Zei­chen.

Jet­zt, wo sie nun die erforder­lichen Wer­te ha­ben, kön­nen Sie mit dem Pow­er Que­ry-Im­port begin­nen. Wie üb­lich ge­hen Sie in Ex­cel über das Reg­is­ter Dat­en | Neue Ab­fra­ge | Aus Da­tei | Aus Text. Wech­seln Sie erforder­lichen­falls zu dem Ord­ner, wo die prn-Da­tei gespe­ichert ist, mar­kie­ren Sie das File und Im­por­tie­ren.Das darauf­fol­gende Pre­view fin­de ich im­mer wie­der fas­zi­nie­rend:

Ge­mäß dem ural­ten Satz „Au­gen zu und durch” ein­fach nur auf Bear­beit­en Klick­en. Und vom Grund­prinzip her scheint da ja zu min­destens ei­ni­ges rich­tig zu sein. Wahrschein­lich sieht es bei Ih­nen nun sehr ähn­lich aus wie bei mir:

Di­rekt nach dem Im­por­tie­ren sind es nur 2 Spal­ten …

Alle Vor­na­men ha­ben am Ende das Aus­las­sungsze­ichen …, bei der Frak­tion ist das im­mer bei Bünd­nis 90/Die Grü­nen der Fall. – Klar ist, dass in Col­umn 1 2 Spal­ten zusam­menge­fasst sind und die­se getren­nt wer­den müs­sen.

Erforder­lichen­falls mar­kie­ren Sie die­se Spal­te und dann Spal­te tei­len. Hier wäh­len Sie dann Nach An­zahl von Zei­chen und ge­ben im Dialogfen­ster die Län­ge der 1. Spal­te als Zahl ein: 42. Da die (kün­ftige) Spal­te mit den Vor­na­men nicht auch so bre­it wer­den soll, mar­kie­ren Sie bei Tei­len den Options-But­ton Ein­mal, so weit links wie mög­lich. Nach ei­nem OK stim­men zumin­destens die Spal­ten an sich. Jet­zt ste­ht in der 1. Zei­le jed­er Spal­te die kor­rek­ten Über­schrift. Dar­um ein Klick auf Ers­te Zei­le als Über­schriften ver­wen­den und das gan­ze hat schon rich­tig Stil. Ich er­mun­te­re Sie, trotz der an­ge­zeig­ten Aus­las­sungsze­ichen ein­fach auf Schlie­ßen & la­den zu Klick­en. Und Voi­la, das Ergeb­nis über­zeugt.

Da­mit sind jet­zt die wichti­gen Import­möglichkeit­en von text­ba­sier­ten Da­tei­en be­spro­chen. Auch wenn streng genom­men Im­por­te aus dem Web auch dazuge­hören wür­den, weil hier auch nur Text über­tra­gen wer­den, sind die­se an an­de­ren Stel­len hier im Blog be­schrie­ben wor­den.

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