Fol­gen­des Szenario sei gegeben: Für ein Sem­i­nar haben 50 Teil­nehmer ihr Inter­esse bekun­det. Ein großer Teil der Inter­essen­ten hat bere­its eine schriftliche Zusage gegeben. Alle Inter­essen­ten sollen in diesem Sem­i­nar in einem Tagung­shotel auf unter­schiedliche Räume aufgeteilt wer­den. Die Zusam­menset­zung der Grup­pen sollte so sein, dass die Alter­sun­ter­schiede nicht zu groß sind. – Die Aufteilung soll stets aktu­al­isiert wer­den; zum jew­eils aktuellen Stand sollen nur jene Inter­essen­ten berück­sichtigt wer­den, die eine Zusage erteilt haben. In dieser Arbeitsmappe find­en Sie bere­its eine Tabelle mit allen erforder­lichen Dat­en.

Begin­nen Sie damit, dass sie die Pow­er Query Funk­tion­al­ität aktivieren. Sor­gen Sie dafür, dass eine beliebige Zelle in der Tabelle den Fokus hat, also markiert ist. Laden Sie die Dat­en über den Punkt Aus Tabelle in den Abfrage-Edi­tor. Im ersten Schritt wer­den Sie in der Spalte Zusage alle Zeilen ent­fer­nen, wo kein x für eine gegebene Zusage ste­ht. Dazu ein Klick in den Drop­down-Pfeil  der Über­schrift Zusage und ent­fer­nen Sie das Häkchen beim Wert (NULL). Da sie sich in der Abfrage befind­en, bleiben die Orig­i­nal­dat­en selb­stver­ständlich davon unberührt.

Als näch­stes eine kleine kos­metis­che Kor­rek­tur: In der Spalte Geburt­stag ist nicht nur das Datum aufge­führt son­dern auch die Uhrzeit, jew­eils 00:00 Uhr. Das wirkt irri­tierend, darum ändern Sie den Daten­typ auf (nur) Datum. Das geht entwed­er über das Kon­textmenü, dort der Punkt Typ ändern oder aber den entsprechen­den Ein­trag im Reg­is­ter Start mit der Beze­ich­nung Daten­typ.

Um die in dieser Auf­stel­lung gezeigten Teil­nehmer auf die einzel­nen Sem­i­nar-Räume zu verteilen, wer­den sie die einzel­nen Spal­ten nacheinan­der sortieren. Begin­nen Sie ganz rechts mit dem Raum Neumün­ster und Auf­steigend sortieren. Danach in Rei­hen­folge von rechts nach links (!) jeden weit­eren Raum auf diese Weise sortieren. Sie erken­nen, dass dann für jeden Raum die Teil­nehmer zusam­menge­fasst sind. – Was noch ausste­ht: Pro Raum soll ja der Alter­sun­ter­schied der Teil­nehmer möglichst ger­ing sein. Darum wer­den sie nun auch die Spalte Geburt­stag auf­steigend sortieren. Und voila, in Raum Ham­burg wer­den sich die Senioren zusam­men­find­en, in Raum Neumün­ster find­en sich die jüng­sten Teil­nehmer ein.

Prinzip­iell ist damit die Auf­gabe gelöst. Wenn Sie für die Auswer­tung und auch für die Aus­drucke nur 1 Tabel­len­blatt nutzen wollen, wo sie die Teil­nehmerlis­ten für die einzel­nen Räume per Fil­ter erstellen und dann druck­en, wer­den sie jet­zt Schließen & laden anklick­en und es wird ein einziges Tabel­len­blatt auf der Basis dieser Abfrage erstellt. Aber bitte nur dann! Lesen Sie eventuell erst ein­mal eit­er und tre­f­fen Sie anschließend Ihre Entschei­dung.

Möcht­en Sie jedoch ‑aus welchem Grund auch immer- für jeden Raum ein eigenes Tabel­len­blatt erstellen, dann bietet sich ‑bevor Sie die Abfrage per Schließen & laden spe­ich­ern- fol­gen­des Vorge­hen an:

• Klick­en Sie auf den Text unter­halb des Sym­bols Schließen & laden (also nicht auf das Sym­bol) und anschließend auf die untere der bei­den Möglichkeit­en Schließen & laden in… Und im Dialogfen­ster Klick­en Sie auf die Option­ss­chalt­fläche Nur Verbindung erstellen und bestäti­gen Sie mit Laden.
• Öff­nen Sie die Abfrage beispiel­sweise durch einen Dop­pelk­lick auf die grün hin­ter­legte Schalt­fläche im recht­en Seit­en­fen­ster.
• Als allererstes erstellen Sie nun einen Ver­weis auf diese Abfrage. Dazu im Reg­is­ter Start, Gruppe Abfrage | Ver­wal­ten | Ver­weis anklick­en. Dass die Abfrage wirk­lich neu erstellt wor­den ist erken­nen sie daran, dass im recht­en Seit­en­fen­ster im Textfeld Name die Beze­ich­nung Tabelle1 (2) ste­ht.
• Entschei­den Sie sich jet­zt, welche Infor­ma­tio­nen in den einzel­nen zu erstel­len­den Blät­tern der Sem­i­nar-Räume enthal­ten sein sollen.
• Ent­fer­nen Sie jene Spal­ten, die in keinem Fall auf den Aus­druck­en erscheinen wer­den bzw. sollen. Das wird wahrschein­lich die Spalte Geburt­stag sein und auch Spalte Zusage. – Wie Sie die Spal­ten aus der Abfrage ent­fer­nen, bleibt ihnen über­lassen. Beispiel­sweise Recht­sklick in die jew­eilige Über­schrift und dann Entf.
• Diese Query wer­den sie als Basis, als zu duplizierende Vor­lage für die kom­menden Schritte ver­wen­den.
• Sie befind­en sich in der Abfrage Tabelle1 (2) oder sie öff­nen diese. Erstellen Sie von dieser eingeschränk­ten Auflis­tung wiederum ein Dup­likat über die Schalt­fläche Ver­weis.
• Klick­en Sie in der Über­schrift Raum Ham­burg nun auf das Sortier­sym­bol und fil­tern Sie so, dass nur die Ein­träge mit einem x sicht­bar bleiben.
• Ent­fer­nen Sie nun die Spal­ten der anderen Räume indem sie beispiel­sweise die Über­schriften einzel­nen oder getren­nt markieren und dann Entf oder über die Schalt­fläche in der Menüleiste.
• Ent­fer­nen Sie im recht­en Seit­en­fen­ster den Ein­trag im Textfen­ster Name (im Nor­mal­fall wird es Tabelle1 (3) sein) und tra­gen dort einen neuen Namen für die Abfrage ein: qry_Hamburg.
• Für die anderen Räume gehen Sie gle­icher­maßen vor. Also einen Ver­weis auf Vor­la­gen-Abfrage Tabelle1 (2) erstellen, den Raum Kiel, Lübeck, Flens­burg oder Neumün­ster fil­tern, die Spal­ten der anderen Räume löschen und nach gle­ichem Muster für die Query einen entsprechen­den Namen vergeben.

Jet­zt existiert für jeden der Räume eine eigene Abfrage. Schließen & laden und für jede der Abfra­gen wird eine eigene Tabelle in jew­eils einem geson­derten Arbeits­blatt erstellt. Dass dabei auch die Vor­lage-Tabelle mit Über­sicht aller Räume in ein­er getren­nten Liste erstellt wird, ist so gewollt. Ide­al­er­weise wer­den sie nun in Excel die Reg­is­terkarten der einzel­nen Arbeits­blät­ter mit den Namen der Räume umbe­nen­nen, das macht die Mappe etwas über­sichtlich­er. – Jet­zt haben Sie die Möglichkeit, für jeden Sem­i­nar­raum ein einzelnes Blatt auszu­druck­en und beispiel­sweise als Hin­weis für die Teil­nehmer an die Tür zu heften.

Bis hier kön­nen Sie das als ziem­lich hohen Aufwand betra­cht­en. Bedenken Sie aber fol­gen­des: Wenn ein Inter­essent seine Zusage zurückzieht oder ein ander­er die mündliche Zusage schriftlich bestätigt, dann ändern Sie in der Ursprungsta­belle die Spalte Zusage und in ein­er der erstell­ten Tabellen(blätter) im Menü Abfra­gen aktivieren Sie die Menüpunkt Abfrage und dort im Menüband auf Aktu­al­isieren Klick­en. Schon haben sich die Änderun­gen auf die jew­eili­gen Blät­ter über­tra­gen.

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