Dieser Beitrag ist als Ergänzung zu den bei­den vorheri­gen des gle­ichen The­mas gedacht, Teil 1 und Teil 2. Darum wird vieles auch nur Stich­punk­tweise erörtert. Der wesentliche Unter­schied beste­ht darin, dass die 12 Monate des Jahres nicht in ein­er exter­nen, extra zu öff­nen­den Datei liegen son­dern im gle­ichen Work­book.

Aus­gangslage ist wiederum diese Datei mit den Umsätzen der Bäck­erei Klein­brot, hier die Zahlen des gesamten Jahres. Nun soll in einem getren­nten Blatt die Zusam­men­fas­sung aller Monate geschehen. Natür­lich bleibt das Reg­is­ter Feiertage außen vor, dort sind keine auswert­bar Zahlen vorhan­den. Sie starten damit, dass sie die Datei ganz nor­mal in Excel öff­nen:

Die Ursprungs-Dat­en für den Jan­u­ar

Sor­gen Sie dafür, dass das Blatt Jan­u­ar aktiv und eine beliebige Zelle inner­halb der Dat­en markiert ist. Sie aktivieren nun die Funk­tion­al­ität für das Pow­er Query (Menüpunkt Pow­er Query oder Dat­en). In der Menüleiste erken­nen sie nun den Punkt Von Tabelle bzw. Aus Tabelle. – Ein Klick darauf, Bestä­ti­gung dass die Tabelle Über­schriften enthält und in der Query Edi­tor wird sich mit den Dat­en dieser Tabelle öff­nen. Ein Neben­ef­fekt, den sie später noch sehen wer­den: Die Dat­en im Arbeits­blatt wer­den auch als echte Tabelle for­matiert. Das Ganze stellt sich im Abfrage Edi­tor nun so dar:

Nach dem Import im Abfrage-Edi­tor

Ide­al­er­weise geben Sie im recht­en Seit­en­fen­ster dieser Abfrage einen „sprechen­den” Namen, beispiel­sweise qry_Januar und anschließend rufen Sie den Punkt Schließen & laden auf. 

Dann Wech­sel zum Blatt Feb­ru­ar, die aktive Zelle ist in den Dat­en, Aus/Von Tabelle, Namen der Abfrage ändern und auch diese Abfrage Schließen & laden. – Das gle­iche Vorge­hen mit den restlichen Blät­tern der Monate März bis Dezem­ber. Im recht­en Seit­en­fen­ster sind nun die Abfra­gen für jeden Monat des Jahres zu sehen:

Jed­er Monat 1 Abfrage …

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Aus den vorigen Teilen zu diesem The­ma wis­sen Sie, das an den Tabellen noch etwas geän­dert wer­den muss. Beispiel­sweise soll die Spalte Summe gelöscht wer­den, gle­icher­maßen auch die jew­eils let­zte Zeile mit der Summe der einzel­nen Pro­duk­te. Zusät­zlich ist es eine Über­legung wert, ob nur die Tage mit getätigten Umsatz dargestellt wer­den sollen oder jed­er Tag des Jahres. Und let­z­tendlich sollen in der Auswer­tungss­palte Datum auch „vernün­ftige” kalen­darischen Dat­en und nicht die serielle Zahl ste­hen.

Vielle­icht ist ihre erste Über­legung, jeden Monat einzel­nen anz­u­fassen und dort die Änderun­gen vorzunehmen. Das wäre aber keineswegs zweck­mäßig, weil sich das Ganze in einem Rutsch erledi­gen lässt. Also wer­den sie damit begin­nen, die Monats-Abfra­gen in eine neue, gemein­same Abfrage zu inte­gri­eren. Klick­en Sie im recht­en Seit­en­fen­ster mit rechts auf die Abfrage für den Jan­u­ar und wählen im Kon­textmenü den Punkt Duplizieren. Aus dieser Abfrage wird nun ein Dup­likat erstellt, welch­es Sie Schritt für Schritt um die restlichen Monate des Jahres ergänzen wer­den. Dass es sich um das Dup­likat han­delt erken­nen sie am neu vergebe­nen Namen; er wurde eine Leer­stelle und dann in Klam­mern die Zahl (2) ergänzt. Nun ein Klick auf die Schalt­fläche Kom­binieren und in dem Kon­textmenü wählen Sie Abfra­gen anfü­gen. Markieren Sie die Auswahl Drei oder mehr Tabellen und fügen nach und nach die restlichen Monate des Jahres durch markieren und Klick auf die Schalt­fläche Hinzufü­gen in den recht­en Bere­ich ein. Spätestens jet­zt soll­ten Sie diese Abfrage umbe­nen­nen, ich ver­wende den Namen qry_Jahr.

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Welchen Daten­typ haben eigentlich die Dat­en in der Spalte Datum? Nor­maler­weise sollte es ja Datum/Uhrzeit sein, aber das ist aus gutem Grunde hier nicht der Fall. Es gibt ja noch die Zeilen, wo in Spalte A das Wort Summe enthal­ten ist. Und genau diese Zeilen sollen ja auch ent­fer­nt, gelöscht wer­den. Und da ja sowieso nur das Datum ohne Uhrzeit in der ersten Spalte ste­hen soll, ändern Sie den Daten­typ ein­fach auf Datum.

Und nun schauen Sie mal, was in der 1. Spalte nach dem 31. Jan­u­ar ste­ht: error. Es ist ja ganz logisch, denn ein Text kann nicht in einen Datum­swert umge­wan­delt wer­den. Und genau diese Fehler­mel­dung machen sie sich zunutze. Acht­en Sie darauf, dass die Spalte Datum markiert ist und wählen Sie in der Gruppe Zeilen ver­ringern das Sym­bol Zeilen ent­fer­nen. Im Drop­Down bietet sich dann förm­lich der let­zte Punkt Fehler ent­fer­nen an. Bin­go, das war’s! Für das ganze Jahr sind jet­zt nur noch die kalen­darischen Dat­en-Zeilen enthal­ten. – Dass sie die let­zte Spalte (Summe) per Recht­sklick in die Über­schrift löschen kön­nen, das wis­sen Sie bere­its.

Wenn Sie für jeden Tag des Jahres einen Ein­trag haben wollen, kön­nen Sie es dabei belassen. Wollen Sie aber nur Tage mit Umsatz in der zu erstel­len­den Tabelle darstellen, dann soll­ten Sie den let­zten Schritt, das Ent­fer­nen der Spalte Summe rasch wieder rück­gängig machen. Ein­fach im recht­en Seit­en­fen­ster auf das  neben dem entsprechen­den Ein­trag Klick­en. Denn hier kön­nen Sie am ehesten fest­stellen, ob an dem Tag Umsatz gemacht wor­den ist oder nicht. Fil­tern Sie diese Spalte ein­fach auf >0 und es bleiben nur noch die gewün­scht­en Werte übrig. Ich war beim 1. Mal so bequem, dass ich den nor­malen Fil­ter ver­wen­det hat­te nur bei der 0 das Häkchen ent­fer­nt hat­te. Das ging aber schief, denn an diversen Tagen war in der Sum­menspalte statt der Zif­fer 0 der Wert null, welch­er für ein leeres, inhalt­slos­es Feld ste­ht. Darum empfehle ich, den Zahlen­fil­ter entwed­er mit Größer 0 oder Ist nicht gle­ich… 0 zu wählen. Jet­zt wer­den sie natür­lich wiederum die let­zte Spalte (Summe) löschen. Diese brauchen sie nun wirk­lich nicht mehr.

Das Ziel ist erre­icht, sie kön­nen diese endgültige Abfrage per Schließen & laden in ein neues Tabel­len­blatt speichern.Das Datum ist schon kor­rekt for­matiert, die restlichen Spal­ten kön­nen Sie bei Bedarf noch als Währung for­matieren. – Wenn Sie die Dat­en noch mit ein­er Piv­ot­Table auswerten wollen, dann ist das mit diesem Tabel­lenauf­bau nicht möglich. Aber hier im Blog zeigen wir Ihnen auf, wie sie solch eine Kreuzta­belle so umbauen kön­nen, dass sie ide­al per PT aus­gew­ertet wer­den kann. – The­o­retisch kön­nten sie die Arbeits­blät­ter mit den einzel­nen Monat­en aus der Mappe löschen, sog­ar die Aktu­al­isierung geht danach noch; ich empfehle ihn jedoch, diese nur zu ver­steck­en. Das Blatt mit der Jahres-Zusam­men­fas­sung soll­ten Sie entsprechend noch sin­nvoll umbe­nen­nen.

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