ꜛ PQ – Filtern (Datum / kalendarische Daten)

In Pow­er Query ist das fil­tern von Dat­en aller Art ähn­lich prob­lem­los möglich wie in Plain Excel, sofern Sie dort eine „Intel­li­gente” Liste ver­wen­den. Der wirk­lich große Unter­schied beste­ht darin, dass PQ eine neue Tabelle erzeugt, welche auss­chließlich die gefilterten Dat­en enthält, also mehr oder weniger deut­lich klein­er ist als die Ursprungs­dat­en. Und das kann sich dur­chaus pos­i­tiv bemerk­bar machen, wenn mit diesen Dat­en in Excel weit­ere Berech­nun­gen durchge­führt wer­den sollen. Schließlich wer­den bei in Excel gefilterten Tabellen die uner­wün­scht­en Zeilen nur aus­ge­blendet aber den­noch in vie­len Fällen bei der Berech­nung in irgen­dein­er Form mit ein­be­zo­gen.

Grund­sät­zlich eignet sich eine Tabelle mit Geburt­sta­gen gut für eine Auswer­tung kalen­darisch­er Dat­en. Darum laden Sie diese Datei von unserem Serv­er herunter. Dort sind 1.000 Namen mit einem Geburts­da­tum ver­merkt. Für die ersten Übun­gen sollte das reichen. 😎 

Einzelnes Datum

Das Ziel dieser Übung wird sein, ein definiertes einzelnes Datum zu fil­tern, zu extrahieren. Das kann ein exak­tes Datum sein (beispiel­sweise genau heute) oder auch der heutige Tag ohne Berück­sich­ti­gung des Jahres, wie es typ­is­cher­weise bei Geburt­stagslis­ten hil­fre­ich wäre.

Da in der gelade­nen Tabelle garantiert der heutige Tag (HEUTE()) nicht enthal­ten ist, kön­nen Sie gerne Hugo Hur­tig oder Lieschen Müller als 1001’ten Daten­satz mit der Formel HEUTE() in der Spalte Gebutrt­stag anfü­gen. Sie wer­den dieses Datum zwar nicht im ersten Durch­lauf nutzen, aber im weit­eren Ver­lauf komme ich darauf zurück; in Pow­er Query gibt es näm­lich keine direkt anwend­bare Funk­tion mit dem Namen Date.Today (oder ähn­lich) aber es ist natür­lich den­noch mach­bar …

Wie auch immer, importieren Sie erst ein­mal die Tabelle mit den 1.000 oder 1.001 Namen und Geburt­sta­gen in den Pow­er Query-Edi­tor. Suchen Sie sich einen beliebi­gen Geburt­stag aus der Liste her­aus und merken Sie sich das kom­plette Datum, also mit der Jahreszahl. Ich suche mir ein­fach ein­mal den Horst Schreiber her­aus, der am 22.01.1970 geboren wurde.

Um nun genau diesen Tag aus der Liste zu fil­tern, gibt es (natür­lich) mehrere Möglichkeit­en. In jedem Fall wer­den Sie erst ein­mal den Daten­typ auf (nur) Datum ändern. Anschließend die Über­schrift Geburt­stag durch einen Klick auf das entsprechende Sym­bol erweit­ern. Bei nur weni­gen Daten­sätzen ist es dur­chaus denkbar, dass Sie erst ganz oben bei (Alles auswählen) das Häkchen ent­fer­nen und dann das gewün­schte Datum anklick­en. Aber hier sind die kalen­darischen Dat­en ja chro­nol­o­gisch sortiert und Sie müssten reich­lich blät­tern, um die gewün­schte Zeile zu markieren.

In diesem Fall bietet sich an, nach dem Erweit­ern der Über­schrift den Punkt Datums­fil­ter anzuk­lick­en und anschließend Ist gle­ich… auszuwählen. Im Dia­log tra­gen Sie dann das Datum 22.01.1970 in das Textfeld ein. Ach ja, wenn Sie genau so schreib­faul sind wie ich, dann reicht auch die Kurz­form 22.1.70 als Datum­sangabe. PQ ver­ste­ht Sie schon richtig. 😎 Und nach einem OK wird genau dieser Daten­satz gefiltert und die Query beste­ht dann auch nur aus dieser einen Zeile.

So weit, so gut. Nun wis­sen Sie, dass genau 1 Per­son namens Horst Schreiber am 22. Jan­u­ar 1970 Geburt­stag hat. Aber das kann ja kein Selb­stzweck sein, denn nor­maler­weise sollen der­art gefilterte Werte ja weit­er ver­ar­beit­et wer­den. Darum mein Vorschlag: Duplizieren Sie diese Abfrage¿ und geben dem Dup­likat beispiel­sweise den Namen 1970-01-22 (22.01.70 geht nicht, weil Abfra­ge­na­men keine Punk­te enthal­ten dür­fen). Wech­seln Sie im linken Seit­en­fen­ster zur ursprünglichen Abfrage Tabelle1 und löschen Sie im recht­en Seit­en­fen­ster den let­zten Schritt Gefilterte Zeilen.¿ Damit sind dann auch wieder alle Dat­en in der Abfrage enthal­ten. 😉

Nicht nur um diesen Stand zu sich­ern gehen Sie über Datei | Schließen & laden in… und wählen Sie dann Nur Verbindung erstellen. Damit wird die Query geschlossen und Sie erken­nen, dass das ganz „nor­male” Excel-Arbeits­blatt die einzig aktive Ober­fläche ist. F5 (entspricht GeheZu) und tra­gen Sie bei Ver­weis die Zel­ladresse C290 ein. Sie erken­nen, dass dort das Datum 06.11.1990 in der aktiv­en Zelle ste­ht.

Öff­nen Sie die zuerst erstellte Pow­er Query-Abfrage Abfrage1 durch beispiel­sweise Dop­pelk­lick auf den Ein­trag im recht­en Seit­en­fen­ster.¿ Wenn Sie unsich­er sind, ob auch hier das eben gesuchte Datum existiert, blät­tern Sie gerne zur Zeile 289. Der Übung hal­ber duplizieren Sie noch ein­mal Tabelle1, also die unge­filterte Abfrage. Geben Sie ver­suchshal­ber in das Textfeld mit dem vorgegebe­nen Text Suchen ein­mal das Datum in dieser Form ein: 6. Nov. 1990. Sie sehen, es wird nichts gefun­den. Gle­ich­es gilt, wenn Sie den Monat kom­plett als Lang­text schreiben. Aber die Schreib­weise 06.11.1990 wird den gewün­scht­en Erfolg zeit­i­gen, auch in der kürz­eren Schreib­weise des Datums:

3 Ergeb­nisse an diesem Tag

Als let­zten Tipp möchte ich Ihnen geben, dass Sie für die Auswahl des Datums natür­lich auch das kleine Kalen­der-Sym­bol rechts neben dem Textfeld nutzen kön­nen. Das Ergeb­nis wird gle­icher­maßen kor­rekt sein. – Meine Empfehlung: Sehen Sie sich gerne ein­mal die weit­eren Möglichkeit­en des Datums­fil­ters an. Am Beispiel der Auswahl Monat:

Diverse Möglichkeit­en des Fil­terns (hier: Monat) sind gegeben…

Am Anfang dieses Beitrages habe ich Ihnen ange­boten, einen weit­eren Daten­satz in die Roh-Dat­en ein- bzw. dort anzufü­gen; dieser sollte dann als Datum die Formel =HEUTE() enthal­ten, damit in jedem Fall in der Abfrage das heutige Datum gefiltert wer­den kann. Nutzen Sie dazu die Auswahl Tag beim Datums­fil­ter und anschließend Heute.

Datum-Bereich (von – bis)

Prinzip­iell ist das Vorge­hen iden­tisch, wenn Sie nicht einen einzel­nen Tag son­dern einen Datum-Bere­ich fil­tern wollen. Einen kleinen, ersten Ein­druck haben Sie ja bere­its direkt hierüber bekom­men, als Sie die Auswahl Monat getrof­fen hat­ten. Die anderen Unter­punk­te sind gewiss genau so hil­fre­ich. Und in der „nor­malen” Datum­fil­ter-Funk­tion kön­nen Sie auch direkt einen Datum­bere­ich Zwis­chen… wählen, wo Ihnen so gut wie jede Möglichkeit offen ste­ht:

Kalen­darische Dat­en eines defoniert­ten Zeit­bere­ichs wählen

Und last but not least: In diesem Beitrag zeige ich Ihnen auf, wie Sie anhand der iden­tis­chen Beispiel-Geburt­stags-Liste her­suafind­en kön­nen, wer heute Geburt­stag hat (und auch noch, wie alt die- oder der­jenige gewor­den ist. Allerd­ings ist das nicht unbe­d­ingt für absolute Ein­steiger in Pow­er Query gegeignet, etwas Vorken­nt­nisse kön­nten gewiss heil­fre­ich sein. 😉 Diverse weit­ere Beiträge zum The­ma kön­nen Sie nach­blät­tern, wenn Sie im Blog das Stich­wort Datum oder Geburt­stag beim Suchen-Feld ver­wen­den.

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