Prinzipielles

 In der Mustermappe sind ver­schiedene Namen in den einzel­nen Arbeits­blät­tern angegeben. Diese kön­nen Sie Ihren Bedürfnis­sen nach Belieben anpassen. Der Name, welch­er im Blatt-Reg­is­ter ste­ht, wird iden­tisch in A1 einge­tra­gen. Bei Änderung des Namens wird de Text in dieser  Zelle automa­tisch angepasst. Das gilt für alle Ihnen hier zur Ver­fü­gung gestell­ten Map­pen.

In den ver­schiede­nen Blät­tern (Namen) sind unter­schiedliche Kon­fig­u­ra­tio­nen in Sachen Optik enthal­ten. Die Funk­tion­al­ität ist bei allen Blät­tern gle­ich. Ein kurz­er Überblick darüber, was in den einzel­nen Blät­tern all­ge­mein als Basis vorhan­den ist oder auch jew­eils als „Plus” hinzu gefügt wurde, fol­gt.

Die endgülti­gen Map­pen sind so aus­gelegt, dass die Dat­en für einen Monat einge­tra­gen werden.Darum empfehlen wir Ihnen, die entsprechende Datei als Vor­lage mit einem entsprechen­den Namen abzus­pe­ich­ern. Diese Tem­plate-Datei rufen Sie dann über Datei | Neu auf und wählen dann diese Vor­lage. Der Effekt ist dann, dass Sie diese Vor­la­gen-Datei ohne Dat­en haben, aber beim ersten spe­ich­ern auf jeden Fall einen Dateina­men eingeben müssen. Hier empfehlen wir Ihnen den entsprechen­den Monat­sna­men zu inte­gri­eren.

Alle Blätter

Wichtig: Das erste Arbeits­blatt bitte nicht ver­schieben, weil sich darauf ver­schiedene Oper­a­tio­nen beziehen. Eine Änderung der bei­den Namens ist selb­stver­ständlich möglich und naturgemäß sin­nvoll. Bei den Vor­la­gen, welche Sie getren­nt herun­ter­laden kön­nen, ist ja nicht nur das eine, das erste Blatt vorhan­den (Hugo Hur­tig), son­dern stets auch ein Fol­ge­blatt (Lieschen Müller). Um neue Namen für Mitar­beit­er einzufü­gen, kopieren Sie das (ide­al­er­weise noch leere) zweite oder weit­ere Blatt und fügen es am Ende ein. Sowie Sie den Namen im Reg­is­ter geän­dert haben, wird auch in A1 des entsprechen­den Blattes der Name geän­dert.

Es gibt ein ver­steck­tes, aus­ge­blendetes Arbeits­blatt mit dem Namen Feiertage. Hier sind in ein­er Liste/Tabelle alle bun­de­sein­heitlichen Feiertage ein­schließlich Heilig Abend und Sil­vester einge­tra­gen. Sie dient dazu, auf Wun­sch die Feiertage beson­ders far­blich her­vor zu heben. Bei Änderungs­be­darf Klick­en Sie mit rechts auf eine beliebige Reg­is­terkarte mit den Namen und wählen im Kon­textmenü Ein­blenden… aus. Anschließend kön­nen Sie Zeilen löschen oder am Ende der Liste neue Feiertage anfü­gen. Die kalen­darischen Dat­en müssen nicht sortiert sein.

Die meis­ten Zellen sind gegen Änderun­gen ges­per­rt. Fol­gende Aus­nah­men sind gegeben:

•  Zelle A6: Auss­chließlich hier wird ein Datum für den Monat­ser­sten eingegeben. Darauf bezieht sich B4 sowie weit­ere Zellen in fol­gen­den Arbeits­blät­tern. Hier wird jew­eils ein Datum mit dem ersten des entsprechen­den Monats erwartet.
• Zelle G3:Hier ste­ht der Stun­den­lohn drin. Er sollte natür­lich min­destens den geset­zlichen Grund­la­gen entsprechen, also derzeit 8,50 €.
• Zelle J2: Die max­i­mal zu leis­tende Stun­den­zahl. Die Zelle kann frei bleiben, wenn keine Beschränkun­gen beste­hen.
• Zelle J3: Ins­beson­dere Für Mini-Jobs inter­es­sant. Keine Pflicht-Eingabe, aber die Zelle kann (wie auch J2) für die bed­ingte For­matierung genutzt wer­den.
• Bere­ich B6:D36: Alle Pflichteingaben sind hier erfasst. Sie dienen der Berech­nung der Arbeit­szeit (Doku­men­ta­tions-Pflicht) für den jew­eili­gen Tag. Wenn hier keine Eingaben erfol­gen, wird in Spalte E der Wert von 0:00 berech­net, wegen des Zahlen­for­mats aber nicht angezeigt.

Weit­ere Zellen enthal­ten Berech­nun­gen und sind wegen der Formeln ges­per­rt und kön­nen auch nicht aus­gewählt wer­den. Wenn Sie den Blattschutz aufheben (kein Pass­wort), dann kön­nen Sie selb­stver­ständlich die Formeln Ihren Wün­schen anpassen.

Laden Sie für die Über­sicht das Tem­plate-File hier herunter.

Hugo Hurtig

Hier noch ein­mal der wichtige Hin­weis, dass sich diese namens­be­zo­ge­nen Hin­weise auss­chließlich auf die Mustermappe beziehen. Bei den Tem­plate-Dateien gibt es auch das Blatt für Hugo Hur­tig und für Lieschen Müller, dort aber ist die optis­che Gestal­tung ein­heitlich. Nur das erste Blatt sollte an der Posi­tion bleiben.

Dieses Arbeits­blatt hat den schlicht­esten Auf­bau von allen Blät­tern. Keine Her­vorhe­bun­gen, keine Beson­der­heit­en. Sie kön­nen dieses Blatt auch als Basis für die Gestal­tung der weit­eren Blät­ter ver­wen­den. Die Formeln soll­ten Sie aber mit Bedacht verän­dern, falls Sie die Notwendigkeit sehen.

Laden Sie das Tem­plate-File für die ein­fache Aus­führung ohne For­matierung hier herunter.

Lieschen Müller

Bei diesem und den fol­gen­den Blät­tern wird das Datum des Monats automa­tisch aus dem Blatt Hugo Hur­tig über­nom­men. Aus dem Grunde ist hier auch die Zelle A6 ges­per­rt. Weit­er­hin sind hier die Woch­enen­den und die Feiertage durch eine Bed­ingte For­matierung far­blich her­vorge­hoben. Die Far­ben kön­nen Sie natür­lich nach eigen­em Geschmack ändern.

Die Feiertage sind im ver­steck­ten Arbeits­blatt Feiertage in ein­er Liste aufge­führt. Diese kön­nen Sie nach Belieben edi­tieren. Die Rei­hen­folge ist nicht rel­e­vant.

Laden Sie das Tem­plate-File mit den far­blichen Her­vorhe­bun­gen für Woch­enen­den und Feiertage hier herunter.

John Doe

Auf der Basis der Lieschen Müller – Datei sind hier noch zwei plus zwei Bed­ingte For­matierun­gen dazu gekom­men. Das bedeutet aber auch, dass Sie in Ver­sio­nen unter 2007 darauf verzicht­en müssen, wenn Sie nicht mit VBA arbeit­en wollen.

Die bei­den zusät­zlichen For­matierun­gen betr­e­f­fen die Max­i­mal Stun­den und das Max­i­mal Brut­to. Der Hin­ter­grund der Zelle ändert sich jew­eils, wenn 90% und wenn 95% des Gren­zw­ertes erre­icht sind. Ein klein­er, optis­ch­er Warn­hin­weis.

Laden Sie das Tem­plate-File mit den zusät­zlichen For­matierun­gen für die Gren­zw­ertüberwachung bei den Stun­den und dem Ent­gelt hier herunter.

Jane Doe

Zusät­zlich zu den For­matierun­gen von John Doe wird hier eine neue Funk­tion­al­ität einge­baut. In der Spalte Pause wird per Formel automa­tisch der geset­zlich vorgeschriebene Wert einge­tra­gen. Derzeit sind das 30 Minuten bei mehr als 6 Stun­den Arbeit und 45 Minuten bei mehr als 9 Stun­den.

Soll­ten Sie speziell diese Funk­tion­al­ität unter Excel 2003 oder früher nutzen wollen, dann ent­fer­nen Sie die entsprechen­den Bed­ingten For­matierun­gen, um Irri­ta­tio­nen zu ver­mei­den.

Laden Sie das Tem­plate-File mit der automa­tis­chen Pausen-Berech­nung hier herunter.

Für spezielle Wün­sche ste­ht Ihnen unser Spon­sor gerne mit Rat und Tat zur Seite (wir ver­mit­teln das gerne und bleiben auf Wun­sch auch Ihr Ansprech­part­ner). Das bet­rifft ins­beson­dere auch das erfassen von Krankheits- und Urlaub­sta­gen, welche ja nicht ein­fach „unter den Tisch fall­en” dür­fen son­dern bezahlt wer­den müssen. Erforder­lichen­falls bindet unser Part­ner auch noch eine Spalte für das Datum des Ein­trags in die Liste ein.

Selb­stver­ständlich ist es auch möglich, eine fer­tige Vor­lage (*.xlt, *.xltx, *.xltm) zu erstellen, welche auch bere­its einen Namensstamm der Mitar­beit­er enthält. Bei Auss­chei­den eines Mitar­beit­ers wir das Blatt dann aus­ge­blendet, ver­steckt und auf Wun­sch auch nach der Auf­be­wahrungs­frist aus der „echt­en” Tem­plate gelöscht.

Hin­weis: Ergänzend weisen wir darauf hin, dass wir eine aus­führlichere Beschrei­bung der einzel­nen Map­pen erstellt haben. Klick­en Sie hier, um die Beschrei­bun­gen in einem getren­nten Fen­ster lesen zu kön­nen.